Разработка программы деловых переговоров

Проведение переговоров является неотъемлемой составляющей успешного бизнеса. Для того, чтобы переговоры увенчались успехом, необходимо тщательно подходить к их планированию, выбору стратегии и четкой постановки целей. Без этого, выигрыш будет скорее случайностью, чем ожидаемым событием.

У начинающих переговорщиков может сложиться впечатление, что успех встречи в большей степени зависит от красноречия, актерского мастерства и универсальных шаблонных инструментов. На самом деле, данные факторы важны, но результат на 70% зависит от допереговорной подготовки.

Для эффективной подготовки к переговорам, переговорщик должен:

1. Определить смысл переговоров. Необходимо разобраться, для чего переговоры нужны нам и для чего они нужны другим сторонам. Звучит данный пункт довольно странно, зачастую все очевидно, но бывают случаи, когда встреча преследует не те цели, которые задекларированы. Например: с нами инициируют переговоры для отсрочки платежа за наши услуги. Вроде бы все очевидно: для нас смысл в удержание клиента и получение своей прибыли, для них в возможности на максимальный срок отсрочить платеж для решения своих финансовых трудностей. С другой стороны, смысл данной встречи может быть другой, возможно у второй стороны есть предложения от конкурентов и они проверяют нашу лояльность или на средства, запланированные на оплату нашего продукта, хотят закупить пробную партию продуктов конкурента. Ситуаций может быть множество и желательно разобрать все варианты и риски до начала переговоров.

2. Сформулировать цели. Нам нужно четко сформулировать и понимать какие цели мы планируем достигнуть в результате проведения переговоров. Если цели будут сформулированы размыто, вполне может случиться так, что мы пойдем на поводу у наших оппонентов и согласится на условия, которые в последствие окажутся неприемлемыми.

3. Выработать тактику своего поведения на переговорах. Для того, чтобы определить тактику поведения, необходима понимать: область проведения переговоров, возможные сферы сотрудничества и уступки на которые мы готовы пойти ради достижения целей.

Планирование переговоров

Для того чтобы планировать переговоры, нам необходимо определить:

1. Темы для обсуждения. Необходимо определить темы, которые мы планируем затронуть в ходе проведения переговоров. Главное определить четкий перечень тем и вопросов, обсуждения которых позволит нам полностью или частично выполнить текущие задачи, на них нужно делать основной упор, второстепенные темы могут быть затронуты вскользь и не в ущерб основным вопросам переговоров.

2. Приоритеты. Следуют из первого пункта. Определите, обсуждение каких вопросов для нас наиболее важно.

3. Альтернативные вопросы. Выработайте наборы альтернативных вопросов, как запасной вариант. Возможна ситуация, когда по отдельным вопросам не будет согласия с другой стороной. Для этого сгруппируйте вопросы по категориям. Таким образом, мы сможем еще раз обговорить их и наглядно пояснить оппонентом, каким образом наши вопросы стыкуются друг с другом в разрезе задач. Также, сгруппированные по категориям вопросы помогут четче нарисовать картину наших пожеланий другой стороне.

4. Определить порядок обсуждений. Составьте порядок обсуждения вопросов, данный этап очень важен, так как на базе него мы будем вырабатывать стратегию ведения переговоров.

5. Отработка возражений. Проанализируйте и составьте список возражений оппонентов, которые могут возникнуть в ходе проведения переговоров, подготовьте убедительные аргументы в нашу пользу и выработайте тактику преодоления возражений оппонентов.

Виды планирования переговоров

Стратегическое – определяет способы достижения долгосрочных целей. К примеру, в переговорах с подчиненными, топ-менеджмент компании хочет определить, какие из их целей влияют на увеличение эффективности труда.

Тактическое – задачей тактического планирования является создание кратковременных тактик для достижения долгосрочных целей.

Административное – должно привести в соответствие информацию так, чтобы переговоры прошли удачно. Административное планирование включает в себя подбор команды переговорщиков, определяет, в каких случаях берутся паузы во время переговоров.

На практике, при планирование переговоров применяются все три вида планирования. Связано это с тем, что при стратегическом планированиие на долгосрочную перспективу, просто необходимо тактическое планирование для краткосрочных целей. Ведь краткосрочные цели – это промежуточные этапы основной цели. А административное планирование, даст нам набор инструментов для выполнения поставленных задач.

Структура переговоров

Прежде чем перейти к описанию структуры проведения переговоров, разберем два термина:

1. Целевая точка – это точка в переговорах, достигнув которой, участник удовлетворен результатом сделки.

2. Точка сопротивления – это точка уступок, нижний уровень торгов, другими словами максимум, который мы готовы уступить для достижения основных целей.

Область обсуждения

Другими словами целевой точкой определяется успех переговоров, а точкой сопротивления – приемлемый минимум. Все что находится между этими точками, называется областью обсуждения или еще ее называют областью заключения сделки. Именно в этой области планируют находиться участники переговоров.

Положительная область обсуждения возникает в том случае, когда точка сопротивления продавца будет находиться ниже точки сопротивления покупателя. Отрицательная область обсуждения образуется в том случае, если точка сопротивления продавца находится выше точки сопротивления покупателя. В отрицательной области обсуждения заключение сделки невозможно.

На практике, очень часто стороны на переговорах пытаются скрыть свою точку сопротивления и доказывают друг другу, что их точка сопротивления практически совпадает с целевой точкой. Из-за этого часто переговоры заходят в тупик, так как создается впечатление, что оппоненты работают в отрицательной зоне, хотя на самом деле ее нет.

Вопросы для переговоров

После формирования целей, мы переходим к формулированию вопросов для переговоров, которые мы ходим обсудить. Как правило, вопросы есть основные, которые отображают наши цели и дополнительные, которые дополняют основные вопросы. Например: основной вопросы переговоров – это закупка оргтехники для офиса, цена и производительность продукта. Дополнительными вопросами могут быть: гарантийное и послегарантийное обслуживание аппаратов, доставка продукта и какие-нибудь дополнительные функции. Для получения полного списка основных вопросов, пользуйтесь следующим алгоритмом:

1. Анализируем проблему

2. Проецируем ее на свой опыт и опыт коллег в подобных ситуациях

3. С помощью анализа и консультаций со специалистами извлекаем необходимую информацию

4. Изучения правового поля

5. Используем мозговой штурм, чтобы точнее определить целевую точку и точку сопротивления в деловых переговорах

Программа переговоров

Следующим шагом нам необходимо сгруппировать все вопросы по категориям. Далее, к нашим группам вопросов мы добавляем вопросы другой стороны. Такой тип программы – называется смешанной программой переговоров. Специалисты рекомендуют делать программу как можно более обширной, так как считается, чем больше тематических вопросов содержит программа, тем детальнее можно все обсудить, а значит и шансы на успех возрастают.

После того, как вопросы сгруппированы, необходимо определить важность или приоритетность задач и включенных в повестку встречи.