Электронный офис как ИТ общего назначения

Классификация ИТ.

Классификацией традиционно называется разбиение объектов, систем, явлений, процессов и т.д. на группы (классы) в соответствии с определёнными признаками.

Важно разделять ИТ прежде всего по степени автоматизации на ручные, автоматизированные и автоматические.

Ручные технологии не предусматривают применение современных технических средств при организации и выполнении информационных процессов, например, это технологии контактного общения, карточного хранения информации в библиотеках и др.

Автоматические технологии предусматривают полную автоматизацию информационных процессов, в которых человек непосредственно не участвует. Конечно, он участвует в процессе косвенно: выдаёт задание системе, ставя задачу и определяя алгоритм её решения, обслуживает систему(наладка, ремонт, устранение ошибок и др.)и фиксирует результат решения задачи автоматической системой.

Автоматизированные технологии (человеко-машинные) являются наиболее применимыми и перспективными, поскольку в них в процессе решения задач главную роль играет человек: ставит задачу, непосредственно управляет процессом, принимает решение; и второстепенную – технические средства, которые выполняют процессы обработки информации – огромный объём рутинных и сложных вычислений и преобразований.

Для классификации автоматизированных информационных технологий используются разные критерии. В настоящее время общеупотребительными критериями классификации являются следующие:

• по применению в предметной области;

• по функциям применения;

• по типу обрабатываемых данных;

• по способу передачи данных;

• по способу объединения технологий и другие.

1-й классификационный признак: по применению в предметной области

Прикладное программное обеспечение состоит из приложений общего назначения и предметных приложений. Все они определяют обеспечивающие ИТ.

По этому признакуобеспечивающие информационные технологии разделяются на обеспечивающие предметные технологии и технологии общего назначения.

Предметные технологии решают конкретные задачи (комплексы задач). Они автоматизируют деятельность в различных сферах экономики (АРМ), автоматизируют функциональные информационные системы (ИС), реализуют функциональные подсистемы экономических информационных систем(ЭИС) Примерами функциональных ИС являются банковские, страховые, налоговые системы. Примерами функциональных подсистем ЭИС являются бухгалтерские, финансовые, маркетинговые и т.д.

АРМ - автоматизированным рабочим местом - называют персональный компьютер, оснащённый профессионально ориентированными приложениями и размещённый непосредственно на рабочем месте. его назначением является автоматизация рутинных работ информационного работника. Примеры АРМов: АРМ бухгалтера, АРМ складского работника, АРМ операциониста, АРМ менеджера.

Обеспечивающие предметные технологии предназначены для создания предметных технологий  функциональных систем, функциональных подсистем и АРМ. примерами обеспечивающих предметных технологий являются Project Expert, Marketing Expert, 1C, Галактика, BAAN, BaySIS и др.

Информационные технологии общего назначения могут применяться в разных предметных сферах. для их изучения не требуется знание предметной области.

2-й классификационный признак: по функциям применения

Можно выделить следующие обобщающиефункции примененияэкономических информационных систем: расчёты, хранение данных, документооборот, коммуникации, организация коллективной работы, помощь в принятии решений.

Для автоматизации типовых расчётов были созданы обеспечивающие предметные технологии. одновременно стали создаваться информационные технологии, позволяющие производить расчёты во многих предметных областях. Например, электронные таблицы.

Для хранения данных были разработаны базы данных и системы управления базами данных(СУБД). В дальнейшем увеличение объёмов хранимых данных, использование разных устройств для хранения, усложнение методов управления данными привело к появлению распределённой обработки данных, информационных хранилищ.

Документооборот означает, что на компьютере должны решаться задачи систематизации, архивации, хранения, поиска и контроля исполнения документов. При этом обработке подлежат все типы документов, обращающихся в сфере деятельности информационных работников. Автоматизация обработки документов начиналась с использования текстовых, электронных, графических редакторов, гипертекстовой и мультимедийной технологий, системы управления базами данных. Позднее появились системы электронного документооборота, реализующие все перечисленные функции.

Для автоматизации функций коммуникации разработаны сетевые технологии, обеспечиваемые сетевой операционной системой. Для обмена данными между удалёнными пользователями разработана электронная почта.

Для организации коллективной работы отдельных групп сотрудников и всего предприятия были разработаны технологии автоматизации деловых процессов и технологии организации групповой работы.

Для поддержки принятия решений разрабатывались экспертные системы и базы знаний. В настоящее время к ним относятся системы поддержки принятия решений, деловые интеллектуальные технологии выбора аналитических данных и аналитические системы.

3-й классификационный признак: по типу обрабатываемых данных

По  типу обрабатываемых данныхможно выделить текстовые, табличные, графические, мультимедийные, геоинформационные, управленческие технологии.

Текстовые данные обрабатываются текстовыми процессами и гипертекстовой технологией.

Числовые данные обрабатываются электронными таблицами, системами управления базами данных(СУБД).

Графические данныеобрабатываются двух и трёхмерными графическими процессорами.

Мультимедийныетехнологии и видеоконференция обрабатывают все типы данных, включая объекты реального времени: звук и видео.

Геоинформационные технологии обрабатывают все типы данных, включая географические и пространственные данные.

Управленческие технологии используют знания. Знания используются в экспертных системах, системах поддержки принятия решений, аналитических системах.

4-й классификационный признак: по способу передачи данных

По способу передачи данных можно выделить сетевые и несетевые ИТ.

Сетевые информационные технологии обеспечиваются сетевой операционной системой и различными режимами электронной почты. К ним относятся : распределённая обработка данных, информационные хранилища, электронный документооборот, технологии Интранет, Интернет/интранет, видеоконференций, поддержки принятия решений.

Технологии, работающие под управлением несетевой операционной системы, относятся к несетевым. Это - технологии электронного офиса, за исключением электронной почты, электронные таблицы и графические процессоры.

5-й классификационный признак: по способу объединения технологий

По способу объединения технологийобщего назначения в зависимости от сложности реализуемых функций можно выделить интегрированные технологии и интегрированные системы.

Интегрированная технология представляет собой совокупность отдельных технологий с развитым информационным воздействием между ними. Обычно она реализуется одним приложением.

Интегрированная система – слияние(объединение) интегрированных технологий с развитым информационным воздействием между ними в единую систему.

Можно взять другие критерии и получить другие классификации информационных технологий. В зависимости от критерия классификации одна и та же технология может быть отнесена к разным классам. Видно, что развитие ИТшло от технологий, реализующих одну функцию АРМ, к интегрированным ИТ. Последние представляют собой слияние базовых технологий вместе с усложнением и интеграцией выполняемых функций, где уже трудно вычленить первоначальные технологии.

Электронный офис как ИТ общего назначения

ИТ общего назначения обеспечивают выполнение многих расчётов и рутинных функций самого широкого спектра и поэтому в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии. Большинство из них объединено в электронный офис и называются офисными приложениями. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Lotus , Sun , Microsoft .

Рассмотрим состав пакета на примере расширенного выпуска наиболее популярного MS Office. Он содержит: Word(текстовый процессор), Excel(табличный процессор), Access(система управления базой данных), PowerPoint(подготовка презентаций), Outlook Express(электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage(средство создания Web-узлов), Publisher(настольная издательская система), PhotoDraw(редактор деловой графики и изображений). Во всех этих приложениях доминирующей является первичная технология.

Word - текстовый процессор – исторически самое первое и наиболее широко используемое приложение, т.к. писать и оформлять тексты нужно всем. Раньше подобные программы назывались редакторами, но сегодня этот термин не отражает их возросших возможностей.

Помимо работы собственно с текстом(набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.) Word позволяет создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрёстных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объёма. Т.е. Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, элементов электронных таблиц, гипертекстовой технологии.

Excel - табличный процессор – средство обработки любой экономической информации, если её можно представить в табличном виде. Позволяет составлять отчёты самых разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. Позволяет вычислять аналитические данные, обрабатывать статистическую информацию. Он также представляет собой интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Access - система управления базами данных(СУБД) – реализует реляционный подход к структурированию информации с ограниченным объёмом, задаваемым ёмкостью оперативной памяти компьютера и двумерным представлением данных в виде строк и столбцов.

Access работает с теми же таблицами что и Excel, но при этом данные хранятся на внешних носителях информации и таблицы связаны между собой перекрёстными гипертекстовыми ссылками. Здесь также наблюдается интеграция электронных таблиц, систем управления базами данных, графических редакторов и гипертекстовой технологии. Access может использоваться для создания локальных баз данных, ведения личных каталогов по различным тематикам и т.д.

PowerPoint - подготовка презентаций, лекций, докладов, иллюстративного материала, для визуального отображения основных тезисов текстового доклада. Подобные программы появились недавно и основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью PowerPointможно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т.д.

Outlook Express – почтовая система и персональный диспетчер включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие полезные функции. Здесь наблюдается объединение текстового процессора, электронной почты, систем индивидуального планирования заданий. Outlook можно использовать не только для планирования личной, но и для групповой деятельности. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время проведения совместных мероприятий. Причём в каждом индивидуальном плане тут же появится уведомление об этом.

FrontPage - средство создания и поддержки Web-узлов. Web -узел – это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между собой перекрёстными гипертекстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоении первых шагов Web-дизайна, создать как личный Web -узел, так исетевой.

Publisher - настольная издательская система выполняет многие функции Word (формирование содержания документа), но результатом её работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для званых приёмов, поздравительные адреса и т.д.

PhotoDraw - редактор деловой графики и изображений позволяет создавать и редактировать качественные изображения: фото, презентации, дизайн Web -узла, печатных изделий и т.д.

5. Технология привязки и встраивания объектов (OLE‑технология).

В электронном офисе используется OLE технология, которая позволяет связывать объекты(программы, тексты, документы, рисунки, таблицы и т.д.), созданные разными приложениями в единый документ. Корпорация Microsoft создала протокол OLE(Object Linking and Embedding - привязка и встраивание объектов), позволяющий объединять документы(фрагменты), созданные в разных приложениях. Протокол предлагает большое число возможностей, которые реализуются быстро и максимально дружественно, т.к. они доступны и операционной системе и приложениям в любой момент времени.

Протокол OLE обеспечивает:

· Концепцию составных документов. Например, в документ редактора Word можно выставить диаграмму Excel, схему Visio и т.д. возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраивание. Если один объект привязан к другому, то изменение оригинала(откуда взят)приводит к изменению привязанного объекта. Если объект привязан к нескольким документам, то изменения оригинала вносятся во все привязанные объекты. Если объект встроен в документ, то изменение оригинала не приводит к изменению встроенного объекта.

· Редактирование «на месте». Привязанные и встроенные объекты можно редактировать в объединённом документе, а не в оригинале.

· Перемещение объекта. Примером перемещения может служить перемещение пиктограммы (значка) файла в другое место.

Примерами применения технологии OLE может служить включение в электронный офис предметных приложений типа «Поставщики и покупатели», «Складской учёт» из системы «1С: Предприятие», что ускоряет работу. Технологию OLE можно использовать для объединения объектов в сети Интернет.

Лекция . ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ НА ОСНОВЕ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ.

1.Вычисления в электронной таблице.

Каждая ячейка электронной таблицы характеризуется следующими параметрами:

· адрес ячейки;

· содержимое ячейки;

· значение ячейки;

· формат ячейки.

Обычно при выполнении операций копирования фрагментов фрагменту‑копии передаются все свойства соответствующих ячеек фрагмента‑оригинала, но возможна передача только содержания, значения или формата.

В качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).

В качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых констант, а также результатов вычисления выражений (формул).

Под выражением понимается совокупность операндов, соединенных знаками операций. В качестве операндов используются числовые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом числовые и текстовые константы используются непосредственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы, а вместо встроенных функций используются возвращаемые ими значения.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, например F7). Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком $ перед именем столбца и номером строки (например $F$7). Возможна абсолютная адресация только столбца($F7) или строки (F$7). При редактировании объектов электронной таблицы относительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются. Для удобной работы с абсолютными адресами в формулах следует использовать создание Имен ячеек, например с помощью команды контекстного меню Присвоить имя или команды главного меню Формулы-Диспетчер имен.

 

2.Форматирование фрагментов электронной таблицы

Для правильного оформления таблицы в соответствии с требованиями для отдельных элементов (объектов) таблицы могут быть установлены различные параметры формата.

Формат ячейки (группы ячеек) представляет собой совокупность значений следующих параметров:

· формат представления значений;

· выравнивание значений внутри клетки;

· шрифтовое оформление;

· оформление границ ячейки;

· оформление фона ячейки.

Дополнительно для столбцов и строк таблицы устанавливаются соответственно ширина и высота.

Все указанные параметры форматирования устанавливаются либо с помощью операций из соответствующего меню, либо с помощью соответствующих кнопок-пиктограмм с предшествующим выделением объекта форматирования.

3.Состав и назначение встроенных функций в табличных процессорах

Встроенные функции имеют тот же смысл, что и в языках программирования высокого уровня, но в табличных процессорах их набор существенно больше. Существуют следующие группы встроенных функций:

· функции для работы с базами данных и списками;

· функции для работы с датами и временными значениями;

· функции для инженерных расчетов;

· функции проверки свойств и значений;

· логические функции;

· функции для работы со ссылками и массивами;

· математические функции;

· функции для статистических расчетов;

· текстовые функции;

· финансовые функции.

Встроенная функция как операнд выражения записывается в виде