FUNCTION (список аргументов)

Здесь FUNCTION представляет собой имя встроенной функции (зарезервированное слово табличного процессора), а список аргументов задается в виде перечня объектов (числовых и текстовых констант, адресов ячеек, диапазонов строк и столбцов, блоков ячеек, имен встроенных функций), разделенных принятым в конкретной операционной среде символом‑разделителем.

Для встроенных функций современных табличных процессоров характерны вложенность (задание одной встроенной функции как аргумента другой) и рекурсивность (задание в качестве аргумента встроенной функции имени такой же функции).

4. Иллюстрации деловой графики на основе данных электронной таблицы Представление числовых данных в виде таблиц значительно облегчает их восприятие при анализе конкретных ситуаций и принятии управленческих решений. Но простота и наглядность табличной формы представления данных утрачивается по мере увеличения размеров таблиц. Поэтому важную роль играют иллюстрации деловой графики, подготавливаемые на основе табличных данных и существенно упрощающие качественную оценку управленческих ситуаций.

Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причем их построение существенным образом облегчено за счет использования мастеров диаграмм ‑ встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих соответствующим образом для выбранного типа диаграммы выполнить все необходимые операции оформления ее различных компонентов.

Выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе содержательного анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение определенных явлений и процессов, причем в процессе построения конкретной диаграммы возможно уточнение за счет использования тех или иных разновидностей в рамках отдельного вида.

Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание изменениям во времени.

Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму.

Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее ‑ изменениям во времени. Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.

Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент.

Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах x и y. Эта диаграмма отображает нечетные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной x, а соответствующие значения y – в смежных строках или столбцах.

Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму.

Как и круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.

В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.

Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом. Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной x, а соответствующие значения y – в смежных строках или столбцах.

Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных, например, для определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трех и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.

Маркеры данных в виде конуса, цилиндра и пирамиды могут придавать впечатляющий вид объемным гистограммам и объемным линейчатым диаграммам.

5. Выполнение табличными процессорами функций БАЗ ДАННЫХ

Для управления большими массивами данных используются специальные программы, предназначенные для работы с базами данных. В составе табличных процессоров, в частности в Microsoft EXCEL, также имеются средства для обработки данных, организованных как в базе данных, ‑ это так называемые функции списка.

В виде списка можно представить таблицу, строки которой содержат однородную информацию. Список EXCEL– это таблица простой структуры, имеющая в первой строке заголовки столбцов и в каждом из столбцов однотипную информацию: либо текстовую, либо числовую. Списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

§ Столбцы списков становятся полями базы данных.

§ Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

§ Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Чтобы использовать функции списка EXCEL следует вводить данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:

Размер и расположение списка:

§ На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

§ Между списком и другими данными листа необходимо оставить хотя бы одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет EXCEL быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

§ В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

§ Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Заголовки столбцов

§ Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. Они используются Microsoft EXCEL при составлении отчетов, поиске и организации данных.

§ Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.

§ Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Содержание строк и столбцов

§ Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

§ Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

Со списками EXCEL определен ряд действий, вызвать которые можно, выбрав пункт меню Данные. Это сортировка, фильтрация, подведение итогов, создание сводных таблиц.

Сортировка. Таблицу можно отсортировать по определенному столбцу, используя кнопки панели инструментов Стандартная Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Предварительно следует щелкнуть по ячейке, находящейся в сортируемом столбце; столбец не выделять. Второй способ сортировки – пункт меню Данные‑Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. Можно задать до трех уровней сортировки. Переключатель Идентифицировать поля по подписям, заданный по умолчанию, считает первую строку списка строкой заголовка и не включает ее в диапазон сортировки, если же задано …по обозначениям столбцов листа, то содержимое первой строки тоже будет участвовать в сортировке.

Фильтрация.Фильтрация нужна, если из большого списка надо выбрать только те строки, которые необходимы в данный момент. Например, из списка студентов надо выбрать только студентов первого курса, или только студентов определенного факультета.Проще всего воспользоваться автофильтром. Выбрав пункт меню Данные‑Фильтр, получим в строке заголовков в каждой ячейке с именем поля кнопку со стрелкой. Нажав на нее, получим список, в котором столько строк, сколько различных значений в столбце, плюс строки (Все), (Условие). Если выбрать строку с конкретным значением, то в списке будут показаны только записи с выбранным значением данного поля. При задании условия в левом поле со списком следует выбрать операцию отношения (равно, не равно, больше, больше или равно, а также для символьных строк: «начинается на», «не начинается на» и т.д.), в правом же поле следует выбрать или ввести значение для сравнения.

Пользовательским автофильтром можно задать два условия, связанных одной из двух логических операций «И» или «ИЛИ». Если выбрать И, то должны выполняться оба условия, если ИЛИ, то для фильтрации достаточно, чтобы было выполнено хотя бы одно условие.

При задании фильтра для символьных данных можно пользоваться знаками * и ? . Тогда, например, условие «равно» «Иванов*» будет означать и Иванов, и Иванова, и Иванов И.И. и т.д.

Расширенный фильтр вызывается с помощью команды Данные‑Фильтр‑Дополнительно. В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на возвращаемое формулой значение. Критерии отбора записей можно задавать в рабочем листе, при этом пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых критериях и может быстро изменить их в зависимости от потребностей. Основой расширенного фильтра является диапазон критериев. Поскольку он может и не размещаться непосредственно под или над таблицей, то для определения диапазона необходимо указывать заголовки столбцов. Обычно применяют простое копирование из списка заголовков фильтруемых столбцов, под которыми размещают конкретные условия отбора. Для объединения критериев с помощью логической функции И следует указать задаваемые критерии в одной и той же строке. Например, для выборки туристов, отправляющихся в Германию и заплативших за тур от 500 до 700 у.е., критерии следует расположить таким образом:

Страна	Стоимость тура	Стоимость тура
Германия	>=500	<=700

Для объединения критериев с помощью логической функции ИЛИ следует указать задаваемые критерии в различных строках. Например, для выборки туристов, отправляющихся в Германию или Францию, критерии следует расположить таким образом:

Страна

Германия

Франция

Из приведенных примеров видно, что при необходимости в ячейку надлежит ввести оператор сравнения (>, <, >=, <=). Для обозначения точного соответствия поля записи базы данных (списка) заданному критерию знак равенства (=) не используется. Причина в том, что EXCEL будет интерпретировать указанный критерий как формулу, а при задании текста в ячейке появится значение ошибки.

Чтобы выбрать строки, удовлетворяющие одному из нескольких условий, наложенных на разные столбцы, введите критерии в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий. Например, для выборки строк, содержащих либо «Германия» в столбце «Страна», либо «лечение» в столбце «Цель поездки», либо имеющих количество выехавших больше 800, следует расположить критерии в диапазоне таким образом:

Страна	Цель поездки	Количество выехавших
Германия
	Лечение
		>800

Чтобы наложить сложное условие отбора, являющееся комбинацией логических функций И и ИЛИ, следует ввести его составные части в отдельные строки диапазона критериев. Например, для следующего диапазона условий будут отобраны строки, содержащие «Германия» в столбце «Страна» и имеющие количество выехавших более 1200 или строки, содержащие «Италия» в столбце «Страна» и имеющие количество выехавших более 950:

Страна	Количество выехавших
Германия	>1200
Италия	>950

В условии фильтрации можно использовать возвращаемое формулой значение. При задании формул в критерии следует оставить заголовок столбца незаполненным или ввести заголовок, не являющийся заголовком столбцов списка (именем поля базы данных). Например, для следующего диапазона условий будут отображены строки, в которых значение в столбце G превышает среднее значение в ячейках E5:E14; заголовок условия не используется.

=G5>CРЗНАЧ($E$5:$E$14)

Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца (например, «Количество выехавших»), либо на соответствующее поле в первой записи. В приведенном примере G5 – адрес поля (столбец G) первой записи (строка 5) списка.

При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо ссылки или имени диапазона, в ячейке будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.

Промежуточные итоги часто сопровождают операции сортировки и фильтрации данных в списке EXCEL. Итоги подводятся следующим образом:

· Отсортировать список по полю, по которому предполагается группировать данные (например, по факультету).

· Выбрать команду меню Данные‑ПромежуточныйИтог.

· В появившемся диалоговом окне Промежуточные итоги (см. рис. 1) необходимо определить следующее:

· в поле При каждом изменении в выбрать поле, по которому список был предварительно отсортирован;

· в поле Операция выбрать обрабатывающую функцию, например, Сумма;

· в поле Добавить итоги по: выбрать поля, по которым подводятся итоги;

· флажок Заменить текущие итоги заменит итоги, если они уже были подведены;

· флажок Конец страницы между группами разместит каждую группу данных с итогами на отдельной странице;

· выключенный флажок Итоги под данными разместит итоги над данными.

Рис.1. Окно Промежуточные итоги

После щелчка по кнопке ОК в списке появятся итоговые строки для каждой группы данных и общий итог по таблице.

В полученной таблице слева от номеров строк появятся линии структуры. Если щелкнуть по кнопке со знаком «минус», можно убрать детали структуры, а щелкнув по кнопке «плюс», можно показать детали.

Подведение итогов часто используется для анализа данных в списке.

Для более наглядного представления и анализа данных в таблице EXCEL используются сводные таблицы. Сводная таблица – это средство, позволяющее по-разному группировать, объединять большие объемы данных и быстро получать итоги для последующего анализа.

Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные.

Сводная таблица создается Мастером сводных таблиц, вызываемым командой Вставка‑Сводная таблица и используемым для размещения и объединения анализируемых данных. Этот Мастер работает по-разному в различных версиях EXCEL.

Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, на нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице