Понятие продукта проекта

Формализация целей и продукта проекта:

- описание и задание количественных характеристик для целей и подцелей;

- описание продукта проекта;

- формирование критериев поставки проекта - перечня работ, выполнение которых означает завершение проекта;

- определение критериев успешности завершения проекта.

2. Разработка стратегического плана проекта:

- формирование основных подходов к реализации проекта;

- определение основных этапов реализации проекта.

Определение основных работ проекта:

- формирование ИСР двух уровней;

- разработка укрупненного расписания проекта;

- определение стоимости проекта.

Подготовка собственно обоснования.

Важность всех этих элементов чрезвычайно велика. Нечеткость или неодинаковое представление заказчика и исполнителя по поводу конечного результата или способа его достижения нередко приводит к конфликту.

Еще один важный элемент обеспечения качества обоснования проекта — разработка укрупненного плана. План проекта включает достаточно большое количество процессов, выполнение которых приводит к тому, что мы уточняем те или иные параметры проекта, и в итоге проект у нас становится детально описанным и структурированным. Несмотря на то, что процессы планирования относятся к этапу подготовки к реализации, весьма полезно бывает выполнить эти же самые процессы планирования, по крайней мере значительную часть из них, на этапе обоснования проекта. Это позволит более точно готовить обоснование, поскольку проект становится детально структурированным. У разработчиков — команды, которая готовит обоснование, появляется возможность адекватно строить оценку будущего проекта, определять более точно стоимостные параметры и временные параметры.

Таким образом, при подготовке обоснования важно выполнить основные процессы планирования, сформировав ИСР двух уровней и расписание проекта. Процессы разработки плана проекта описаны ниже. Менеджер в каждом конкретном случае сможет применить упомянутые подходы для снижения степени риска в своем проекте.

3.    Основные понятия этапа подготовки обоснования проекта;

Понятие целей проекта

Важным процессом подготовки обоснования проекта является формализация целей проекта. Нечеткое понимание целей приводит к тому, что проект развивается не в том направлении, расходуются лишние средства, срываются сроки сдачи работы. Эти ошибки встречаются значительно чаще, чем принято думать. Конечно, когда идет речь о строительстве жилого дома, цель понятна. Но во многих инновационных, организационных, инвестиционных, маркетинговых, консалтинговых проектах цели бывают не столь ясны. Действия по формализации целей можно совершать при подготовке обоснования проекта или в начале фазы реализации проекта.

Для того чтобы избежать подобных ошибок, необходимо выполнить следующие действия:

- подготовить формализованное описание целей проекта;

- обеспечить мониторинг результатов вместе с функциональными лидерами проекта;

- осуществлять контроль и мониторинг прямых контактов с заказчиком;

- сформулировать основания для выполнения проекта (потребности, для удовлетворения которых проект предпринимается);

- описать результаты проекта — перечень результатов, достижение которых необходимо для завершения проекта;

- сформировать критерии приемки проекта — критерии, которые должны быть выполнены до приемки результатов поставки проекта;

- сформировать измеримые критерии успешности проекта — сроки, стоимость, качество и т.п.

В итоге должны быть сформированы цели проекта, служащие базой для последующих проектных решений, включая критерии успешности исполнения проекта. Этот документ служит основой для последующих проектных решений и единого понимания целей проекта его участниками.

Понятие продукта проекта

Продукт проекта — это тот результат, для достижения которого реализуется проект. Как ни странно, но во многих случаях этому важнейшему элементу уделяется совершенно недостаточное внимание. Заказчик и исполнитель имеют разные интересы в проекте и, как правило, видят его результат по-разному. Особенно это касается организационных проектов, в которых изначально описание продукта отсутствует или результат не очевиден.

Понятие продукта проекта является ключевым для формирования всех последующих управленческих решений. Описание продукта документирует характеристики продукции или услуг, для производства которых предназначен проект. Фактически описание продукта является прообразом ТЗ на проект.

Описание продукта должно включать в себя характеристику всех видов продукции и услуг, производимых проектной командой. Описание продукции должно делаться как можно детальнее и включать подробное определение количественных и качественных параметров. На основе описания продукта проекта будут проводиться декомпозиция работ и формирование ИСР.

В описание продукта должны входить только компоненты того, что должна создать проектная команда. В описание продукта не входят: график реализации, сроки, стоимость, персонал, работа с подрядчиками, контракты, риски.

Если проект состоит из нескольких этапов, каждый этап рассматривается как отдельный проект и для него описывается продукт этапа (проекта). Описание продукта всего проекта готовится на этапе подготовки обоснования проекта.

Нечеткость или неодинаковое представление заказчика и исполнителя по поводу конечного результата приводит к конфликту. Даже в строительном проекте, перед началом которого, казалось бы, должна быть утвержденная проектная документация, важно сформировать описание продукта, поскольку на практике из-за отсутствия этой документации представление о конечном результате у участников может принципиально различаться.

Яркая иллюстрация нечеткого описания продукта проекта приведена в рассказе Василия Шукшина «Танцующий Шива». Приведем отрывок из этого рассказа, опустив второстепенные детали.

«Плотники, семь человек, получили аванс (рубили сельмаг) и после работы пошли в чайную, как они говорят, посидеть. Пропустили рюмочки по три, заговорили о том, что все-таки их хотят надуть с этим прилавком. Дело в том, что когда они рядились в цене, то упустили из виду прилавок: надо его делать плотникам или это уже столярная работа? Упустили-то сельповские, заказчики, а плотники тогда промолчали (бригадир у них в этом деле дока). Теперь выяснилось, что сельповские хотят, чтобы плотники сделали и прилавок тоже, они, оказывается, имели это в виду, что это само собой разумеется и так далее и тому подобное. Но в договоре этот пункт не помечен, и плотники встали «на дыбошки»: прилавок - не наше дело! То есть они могут, конечно, его сделать, но за это - отдельная плата....

Все были согласны с бригадиром. ...Они забыли один свой веселый разговор, когда они, семеро, сидя тут же, в чайной, толковали...

В общем, беседа приняла оживленный характер: сельповским здорово перепадало - за наглость и вероломство...

Тут в чайную пришел Аркаша Кебин, по прозвищу Танцующий Шива. Он сел за столик по соседству с плотниками, прислушался к их разговору и сказал громко: «Трепачи! Бедненькие - обманули их. Вас обманешь! Недоумеваете, почему прохиндеями назвал? Поясняю: полтора месяца назад вы, семеро хмырей, сидели тут же и радовались, что объегорили сельповских с договором: не вставили туда пункт о прилавке».

Ошибка сельповских очевидна: они должны были детально описать будущий продукт проекта: магазин, размеры такие-то, наличие крыльца, прилавка, ларей, полок, подсобок и пр., не полагаясь на то, что «все и так представляют себе, что такое магазин». В инновационных, маркетинговых, организационных проектах такая неопределенность результатов еще выше.

ПРИМЕР. Многопрофильная строительная компания «ABC-строй» занимается строительством домов, торгово-развлекательных центров, иных объектов. У компании есть собственное производство строительных материалов. Компания развивает бизнес в других регионах, вкладывая средства в деревообработку, в инновационные проекты. Руководство компании намерено существенно расширить сферу деятельности за счет перехода к производству инновационной продукции - пенобетонов нового типа. На существующих производственных мощностях планируется организовать производство пенобетона по новой технологии. В основе технологии лежит разработка российских специалистов. Новый тип пенобетона обладает определенными конкурентными преимуществами: меньшей стоимостью, лучшими эксплуатационными и потребительскими характеристиками. Для разрабатываемого бизнес-плана необходимо провести маркетинговое исследование рынка инновационной продукции.

Руководителю проекта поручено обеспечить проведение маркетингового исследования рынка пенобетонов. В рамках подготовки обоснования проекта он приступил к описанию продукта проекта. В проектах подобного типа крайне высок риск того, что заказчик и исполнитель совершенно по-разному будут представлять себе итоговый результат. Чтобы этого не произошло, руководитель проекта тщательно описал продукт проекта, т.е. представил содержание отчета о маркетинговом исследовании.

Продукт проекта в данном случае может иметь следующий вид.