ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ТЕХНИКА ПУБЛИЧНЫХ ВЫСТУПЛЕНИЙ

Умение убедительно и грамотно выступать перед аудиторией признается как важное слагаемое менеджерского искусства.

Начнем с подготовки выступления. Совет, относящийся к этой стадии и кажущийся тривиальным, но на самом деле являющийся очень важным: подготовка к выступлению не должна осуществляться «между делом», т. е. за завтраком или в машине по дороге на работу. Опыт показывает, что на каждую 1 минуту выступления приходится в среднем 20-25 минут подготовки. Блестящие «экспромты» на деле нередко являются удачными домашними заготовками.

Алгоритм подготовки публичного выступления включает следующие элементы:

1. Определение цели и главной стержневой идеивыступления означает необходимость ответа на два вопроса: зачем об этом следует говорить (цель); о чем следует говорить (основная стержневая идея или идеи).

2. Сбор необходимого материала. Материалы должны содержать новые и интересные факты, цифровую информацию, однако все это не должно заслонять идею.

3. Разработка плана выступления.Задача плана - сделать речь стройной, логически связанной и последовательной. При разработке плана любого выступления необходимо учитывать состав аудитории и объем выступления При составлении плана придерживайтесь следующей структуры выступления:

вступление - 10-15% времени;

основная часть - 60-65% времени;

заключение - 20-30% времени.

4. План выступления готов, теперь нужно позаботиться о тезисах или конспекте выступления. Конспект приучает к стройности и краткости изложения, четкости формулировок.

5. Репетиция. Очень важно прорепетировать выступление. Очень важно видеть и слышать себя со стороны.

6. Подготовка наглядного материала - схем, графиков, таблиц и технических средств для их демонстрации. Наиболее эффективный способ зримо закрепить слово.

Особую роль в процессе публичных выступлений играет обратная связь с аудиторией. Ее результативность во многом зависит от использования коммуникативных эффектов.

1. Эффект визуального имиджасостоит в том, что сначала человека, как правило, воспринимают по внешнему облику. Поэтому выступающему важно помнить об элегантной одежде, подкупающей манере общения, уверенном и доброжелательном взгляде и т.п.

2. Эффект первых фраз. В них должна быть сосредоточена интересная информация с элементами оригинальности, сразу приковывающая к себе внимание. Слушатели с самого начала должны почувствовать важность сказанного.

3. Эффект аргументации. Речь должна быть аргументированной, убедительной, логичной. В течение всего выступления нужно следить за реакцией аудитории, меняя в случае необходимости характер аргументации и акценты в изложении.

4. Эффект интонации и паузы. Особенность человеческого восприятия состоит в том, что интонации и паузы, помимо сказанного выше, способствуют 10-15%-му приращению усваиваемой информации.

5. Эффект художественной выразительности - использование метафор, гипербол и т.п.

6. Эффект релаксации (расслабления) - умение вовремя пошутить, вставить остроумное замечание. Юмор создает естественную паузу для отдыха аудитории, сближает и настраивает ее на благоприятный лад.

7. Эффект порционного «выброса» информации.Выступающий активизирует внимание слушателей, сообщая через определенные интервалы времени свежую, интересную информацию.

Выступающему следует заранее прогнозировать возможные вопросы слушателей и подготовиться к ответам на них, придерживаясь следующих правил:

1. На сложные проблемные вопросы необходимо отвечать только в том случае, если имеется известный продуманный ответ.

2. Если спрашивающий использует в своем вопросе негативные оценки или некорректные выражения, ни в коем случае нельзя поддаваться соблазну ответить тем же.

3. На провокационные вопросы лучше не отвечать или переводить их в плоскость шутки.

4. Чем эмоциональнее вопрос и поведение слушателя, тем короче и корректнее должен быть ответ.

5.4.СТРАТЕГИИ КОНФЛИКТНОГО ПОВЕДЕНИЯ

Руководители в среднем тратят около 20% своего рабочего времени на разрешение различного рода конфликтов. Потому управление конфликтом является одной из функций руководителя.

Конфликт - это столкновение противоположно на­правленных целей, интересов, позиций, мнений или взглядов двух или более людей.

В зависимости от причин конфликта различают три их типа:

1) конфликт целей (субъекты по-разному видят желаемое состояние объекта в настоящем и будущем),

2) конфликт расхождения во взглядах, идеях и мыслях по решаемой проблеме;

3) чувственный конфликт (у субъектов различны чувства и эмоции, лежащие в основе их отношений друг с другом как личностей).

В анализе ситуации можно использовать следующие классификации конфликтов:

по природе возникновения - социальные, национальные, этнические, межнациональные, организационные, эмоциональные;

по направленности воздействия - вертикальные и горизонтальные;

по степени выраженности - открытые, скрытые, потенциальные;

по количеству участников - личностные (внутриличностные), межличностные, внутригрупповые, межгрупповые, внутри организации (охватывающие всю организацию).

Функции конфликтов:

Стратегия конфликтного поведения - это выбираемый человеком стиль поведения, используемый для разрешения противоречий. На этот могут влиять разнообразные факторы:

• личностные ценностные ориентации, которые, как отмечалось выше, выступают в качестве критериев выбора допустимой модели поведения;

• ожидания, мотивы и интересы личности;

• собственная самооценка (представления о собственных возможностях);

• оценка оппонентов (представления о возможностях оппонентов);

• реальная значимость цели для себя и оппонентов;

• реальное поведение оппонентов (если оппонент ведет себя сдержанно, тактично, то и мы стараемся придерживаться данной линии поведения; если оппонент ведет себя агрессивно, допускает грубые выпады, нам сложнее сохранять стиль поведения, основанный на учете этических норм межличностных взаимоотношений);

• адекватность отражения конфликтной ситуации (соответствие образа реальности);

• состояние нервного равновесия (конфликт всегда затрагивает наши чувства, но его эмоциональная окраска может быть различной - от крайней степени раздражения до относительно спокойного состояния) и др.

Существует модель К. Томаса, которая выделяет 5 базовых стратегий конфликтного поведения в зависимости от степени стремления человека отстоять собственные интересы и степени его готовности учитывать интересы оппонента при разрешении конфликта:

1. Стратегия избегания -  характеризует отказ от разрешения конфликта, каковы бы ни были его последствия.

2. Стратегия соперничества - основывается на стремлении отстоять собственные интересы любой ценой и игнорировании интересов оппонента.

3. Стратегия приспособления - заключается в отказе от собственных интересов в пользу интересов оппонента.

4. Стратегия компромисса - предполагает выбор «средних» позиций в разрешении конфликта с точки зрения учета собственных интересов и интересов партнера.

5. Стратегия сотрудничества - означает разрешение конфликта на основе полного удовлетворения интересов конфликтующих сторон.

В модели Томаса-Киллмена она дополняется количественными показателями: низким, средним или высоким уровнем направленности на интересы.

Графически двухмерная модель поведения в конфликте Томаса - Киллмена представлена на рис.

Рис. Двухмерная модель поведения в конфликте Томаса

Общие рекомендации по решению конфликтной ситуации:

1) признать существование конфликта и наличие противоположных целей, методов у оппонентов, определить объект и субъект конфликта;

2) определить возможность переговоров и их целесообразность, договориться о возможности проведения переговоров и уточнить, каких именно переговоров: с посредником или без него и кто может быть по­средником, равно устраивающим обе стороны;

3) согласовать процедуру переговоров, определить, где, когда и как начнутся переговоры, т. е. оговорить сроки, место, процедуру ведения переговоров, время начала совместной деятельности;

4) выявить круг вопросов, составляющих предмет конфликта, в совместно используемых терминах (что является предметом конфликта, а что нет), предварительно выработать совместные подходы к проблеме, выявить позиции сторон, определить точки наибольшего разногласия и точки возможного сближения позиций;

5) разработать варианты решений;

6) принять согласованное решение;

7) реализовать принятое решение на практике.