Официальные мероприятия

Содержание

Вступление………………………………………………………………………..

1. Канцелярская работа………………………………………………………

2. Визовая поддержка…………………………………………………………

3. Подготовка программы пребывания………………………………………

4. Карта визита…………………………………………………………………

5. Команда приема…………………………………………………………….

6. Встреча гостей……………………………………………………………..

7. Подарки……………………………………………………………………..

8. Официальные мероприятия………………………………………………..

9. Культурная программа…………………………………………………….

10. Шопинг………………………………………………………………………

11. Проживание…………………………………………………………………

12. Питание……………………………………………………………………..

13. Транспортное обеспечение………………………………………………..

Заключение………………………………………………………………………..

 

Вступление

Вашему вниманию предлагается материал, посвященный некоторым аспектам организации приема гостей. Мыслью данной работы не было охватить абсолютно все нюансы. Для того чтобы их учесть следует ознакомиться с дополнительной литературой, которая используется для обучения на факультетах международных отношений. Кроме того практика приема зарубежных гостей весьма разнообразна. Это может быть и визит одного человека на один день, и прием многочисленных делегаций - участников многодневного массового международного мероприятия. Прием может осуществляться как одной организацией, так и в сотрудничестве несколькими.

Предлагаемый текст ориентирован на нечто усредненное и затрагивает, на наш взгляд, вопросы, чаще всего возникающие перед людьми, на которых лежит практическая сторона обеспечения процесса «они - к нам».

1. Канцелярская работа

Подготовка к приему зарубежных партнеров требует оформления большого числа различных документов. Начнем с официальных: это приказ на прием зарубежной делегации и прилагаемая к нему смета расходов. И то и другое готовит подразделение, отвечающие за международный проект, его же сотрудники документ уточняют, согласовывают и подписывают. Все это занимает известное время. Конечно, приказ на прием гостей чаще всего не подписывается за три месяца до их приезда, но надо помнить, что к каждому деловому документу надо «приделать ноги». Процесс его движения порой непредсказуем, особенно это касается сметы,  поэтому представляется оптимальным начать канцелярскую работу примерно за месяц до даты визита, особенно если есть сомнения по каким-либо пунктам. Например, у руководства могут возникнуть вопросы по стоимость гостиничных номеров. Если во время согласования вам не эту сумму урежут, то придется повертеться, ибо, чем ближе дата заселения, тем труднее найти дешевые номера, правда с дорогими таких проблем не возникает. Надо иметь в виду также, что вместе с приказом начальство зачастую требует и программу визита. Хотя Вы понимаете, что она предварительная, время на ее оформление уходит больше чем на составление приказа и сметы.

 Как бы неприятна не была рутина хождения по чиновничьим кабинетам, важно четко понимать: приказ и смета- твердь, основа, фундамент, на которым будет стоять вся конструкция визита ваших партнеров.

Итак, рассмотрим первый документ - приказ на прием зарубежной делегации.

 Обычно он так и называется. В первой его части обосновывается необходимость приема зарубежной делегации, возможно со ссылкой на уже имеющиеся договоры, соглашения и т.п. К примеру «На основе договора между вашей организацией и зарубежной для проведения( участия, осуществления)…» Затем, после слова «Приказываю» идет основная часть: «Принять кого, когда и откуда». При описании небольшого количества гостей можно указать фамилии  с именами или инициалами, а иногда целесообразно и должности (позиции). В любом случае указывается их профессиональная принадлежность, которая оправдывает визит, и гражданство. Если количество партнёров более, скажем больше 6-8 человек, целесообразно их список оформить как приложение к приказу.

В приказ не включаются мероприятия визита, но, что очень важно для организаторов визита, определяются ответственные из  различных подразделений принимающей стороны. Здесь могут фигурировать как конкретные фамилии, так и просто названия подразделений. Указания фамилий удобнее как основание впоследствии при назначения премий. Самое главное - не забыть пункт «Бухгалтерии выделить средства согласно смете и существующим нормативам».

Следующие страницей за приказом следует смета, которая в отличие от приказа на официальном бланке организации не оформляется. Она подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. При составлении сметы организатор визита должен иметь ввиду некоторые позиции:

· надо продумать и включить в смету все расходы по приему;

· все в смету включить невозможно (отчасти по причинам законодательным, отчасти потому что абсолютно каждую трату не предусмотреть);

· расходы на прием должны быть реальными и соответствовать уровню прибывающих и статусу события;

· в расходах должен быть спрятан «черный нал» потому что (смотри позицию «все в смету включить невозможно»);

· существуют нормативы на прием зарубежных делегаций.

Касаемо последнего пункта надо иметь в виду следующее. В некоторых организациях (как правило, частных фирмах) нормативов не всегда придерживаются. Тем не менее, рекомендуется их всё-таки учитывать. Санкции за них превышение, в случае принципиальной проверки, будут наложены на главного бухгалтера и руководителя, но подставлять их по этому поводу неэтично, даже если они и не заметят какие-либо нарушения. Кроме постановления Совета министров, регулирующего расходы на прием зарубежных делегаций, существуют также документы Министерства финансов, которые также касаются данного вопроса. Так, например, гостиничный номер «люкс» положен только руководителю делегации, однако это не всегда уместно на практике. Едва ли дирижёр оркестра поймет необходимость жить в условиях худших, чем у директора оркестра, которые являются формально руководителем делегации. К счастью, контролирующие органы редко придираются к нарушениям такого рода ведомственных инструкций. Кстати, количественных ограничения по оплате проживаний нормативы не содержат и в смету можно включать любые суммы.

Надо также иметь в виду, что в нормативах указывается верхняя планка, которую нельзя превышать. Но это не значит, что ее надо брать как стандарт расходов. Так, в расходах на питание инструкция требует не превышать сумму в 5 базовых величин в сутки на одного человека, что на сегодняшний день составляет без малого 60 долларов. Сумма вполне достаточная для обеспечения визита весьма высокого уровня, но нет смысла тратить такую сумму в день на человека для обеспечения питания участников, скажем, детского фестиваля. В то же время при составлении этой статьи расходов следует учитывать возможность получения  «черного нала», хотя бы в виде сока, воды, чая, кофе, сахара, каких-либо кондитерских изделий, то есть того, что в любом случае буте активно расходиться во время приема. В расходы на питание целесообразно также спрятать спиртные напитки.

В сущности, при составлении сметы организаторы постоянно сталкиваются с проблемой необходимости предусмотреть все мысленные траты и в тоже время не превышать разумные рамки. Заложить в смету чашки кофе в антракте, либо такси после театра невозможно, но надо ориентироваться на то, чтобы по окончанию визита, вы, подведя итоги, «вышли на ноль», то есть не потратили личные средства, даже на оплату бесчисленных телефонных разговоров.

Далеко не всякая позиция в смете сможет частично компенсировать личные расходы участников приема зарубежных делегации, но кое-какие суммы может принести строчка «культурные программа», по которой можно отчитаться билетами из мусорной урны у театральных дверей, взятых по окончании спектакля. Иногда выручает дружеская помощь переводчика, которому по договору можно оплатить 0,5 ставки первого разряда за час работы, при условии, если он не сотрудник принимающей организации.

     В целом работа по составлению и продвижению приказа и сметы является хоть и скучной, рутинной и мало приятной деятельностью, но заниматься ею надо со всей ответственностью, закладывая основы для успешного приема зарубежных гостей.

Большинство руководителей не любит переделку приказов и смет постфактум, да и у организаторов настроение лучше, если они знают, что по окончании приема им не придется вновь засесть за составление официальных бумаг.

Ниже приводятся примерные образцы приказы и сметы на прием зарубежных делегаций.

 

На официальном бланке

ПРИКАЗ 

О приеме зарубежной делегации

    На основании договора о сотрудничестве между (название организаций)

Либо

Для проведения (название мероприятия)

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Принять делегацию в составе У. Ларсена, Б. Свенсона, И. Юхансена (Дания) с 1 по 3 октября 2017 года

2. Ответственным за прием назначить начальника отдела международных связей А.В. Иванова

3. Бухгалтерии выделить средства согласно смете и существующим нормативам.

 

Директор                                Я.Д. Петров

Иванов

5-17

Если упомянуты другие подразделения, возможен столбик согласований.

Смета идет следующие страницей и не имеет заголовка «Приложение»

                                                         УТВЕРЖДАЮ   

Директор _______Я.Д. Петров

«___________» _______ 200… г.

СМЕТА

На прием делегации (название партнера ) в составе У. Ларсена, Б. Свенсона, И. Юхансена (Дания) с 1 по 3 октября 2017 года

Статья расходов                                                               сумма

1. Проживание                                                          810

(3 чел. х 3 сут. х 90 руб.)                                   

2. Питание                                                                 540

(3 чел. х 3 сут. х 60 руб.)                                         

3. Транспортные расходы                                        1350

(аренда микроавтобуса 3 дня х 450 руб.)             

4.   Услуги переводчика                                           720

(1 чел. х 36 час. х 20 руб.)                                       

5.     Культурные программа                                   105 руб.

(5 чел. х 3 дня х 7 руб.)                                            

6.    Приобретение сувениров                                 125 руб.

 

ВСЕГО:                                                           3650

 

Главный бухгалтер                                          И.А. Сидоров

 

В процессе подготовки данных документов Вы должны ознакомиться с аналогами в канцелярии ( где регистрируются приказы на прием делегации и командировки) а также проконсультироваться в бухгалтерии какие статьи расходов на прием зарубежных гостей не вызывают возражений. В некоторых «жестких» бухгалтериях не пройдут даже сувениры на подарки, но если главный бухгалтер вменяемый, то вы сможете, включит в смету абсолютно все предстоящие траты. Для этого вы должны четко их предъявлять, то есть нужно до мелочей просчитать и продумать визит.

Практические задания:

1. Подготовить проекты приказов, в которых следует указать название мероприятия, страну, из которой прибывают партнеры, их количество и срок пребывания. Название принимающей организации должно соответствовать характеру мероприятия. В случаях, в которых речь идет о двух-, трехсторонних проектах следует подобрать реально существующую зарубежную организацию, чья деятельность соответствует теме визита. Структурные подразделения и фамилии ответственных за выполнение пунктов приказа не обязательно должны соответствовать реальности, но быть к ней максимально приближенны.

Подготовить по выбору проект приказа на:

- проведение переговоров (3 человека, 4 дня);

- проведение переговоров и подписание договора (3 человека, 4 дня);

- ознакомительный визит (5 человек, 3 дня);

- научную стажировку (1 человек, 16 дней);

- студенческий образовательный обмен ( 10 человека, 30 дней);

- участие в научной конференции (2 человека, 3 дня);

- организацию фото-, книжной, художественной выставки (4 человека, 5 дней);

- выступление партнерского музыкального, хореографического коллектива (24 человека, 6 дней);

- выступление театральной труппы (20 человека, 6 дней);

- организацию дней кино ( 2 человека, 6 дней).

При желании, либо по необходимости (для подготовки проекта для дипломной работы), тематика может быть расширена за счет более масштабных мероприятий, вроде проведения международных фестивалей, слетов, лагерей, шоу, концертов, показов, конкурсов, выставок, либо более узких – приглашение дирижера на концерт, спикера на презентацию, солиста на корпоратив и т.п.

2. Составление сметы должно быть дополнением к разработанному проекту приказа. В её проекте несущественны лишь фамилии руководителя и главного бухгалтера принимающей организации. Все остальные параметры должны быть максимально приближены к реальности. Поэтому, в отличии от стандарта, в ней следует указать название гостиниц, точек питания, а также иных организаций, поставляющих услуги, а также названия приобретенной продукции.

Визовая поддержка

Несмотря на то, что у страны существует безвизовый режим с некоторыми государствами, либо существуют льготы на определённый срок пребывания, рассмотрим наиболее сложный случай- получение визы зарубежными партнёрами.

Процесс это достаточно долгий по времени и весьма ответственный: отличие одной буквы или цифры в тексте официального приглашения от паспортных данных не позволит посольству выдать визу, а исправление допущенной ошибки займет продолжительное время. Все это приводит к выводу: визами лучше всего заняться месяца за три до планируемого визита. Пусть никого не смущает такой ранний срок, зная что посольство выдает визы в течении недели после подачи документов.

Сложнее всего в этой связи работать с большими группами иностранных партнёров, так как порой непросто получить окончательные списки всех участников визита. Но все равно работу эту лучше начать пораньше, что в какой-то степени мобилизует и ваших партнеров.

И так, какие шаги следует предпринять для того чтобы в Ваши гости во время получили визу.

1. Вы просите партнеров прислать список выезжающих с указанными

( точно по паспорту!) фамилиями, именами , датами рождения и номерами паспортов. Следует уточнить, будут ли документы подаваться в посольство одним человеком на всю группу, либо кто-то будет это делать отдельно, то есть какое количество оригиналов приглашений надо будет выслать и, может быть, на какие адреса. Эти сведения вы должны получить по электронной почте.

2. Получив данные, вы составляете текст приглашения и таким же образом высылаете его партнеру с просьбой тщательно проверить каждую букву и цифру в фамилиях, датах и номерах.

3. Убедившись в отсутствии ошибок, преступаете к составлению официального приглашения на официальном бланке приглашающей организации. Образцы официальных приглашений можно найти на сайте министерства иностранных дел. В большинстве своем Вашим партнером будет выдаваться однократная «деловая» виза. Вопросы получения партнёрами многократных и иных типов виз мы здесь рассматривать не будем.

4. Подготовив на официальном бланке организации приглашения( либо несколько приглашений), вы подписываете его у руководителя организации (либо у первого лица, либо у руководителя, на подпись которого ставиться гербовая печать).

Получив и зарегистрировав документ, можно послать его копию партнерам для их внутренних нужд, предупредив, что визы на основе копии они не получат. Иногда есть смысл обождать несколько дней, чтобы получить еще раз подтверждение в отсутствии ошибки если все в порядке, оригинал приглашения отсылается по почте.

5. После того, как партнеры получили оригинал приглашения, вы уточняете у них в посольстве какой страны, будут подаваться документы, и какого числа. Это необходимо для того чтобы со своей стороны их немного подстраховать. Особенно это касается граждан тех стран, которые входят в «черный список» министерства иностранных дел ( с ним можно ознакомиться на сайте). За один - два дня до даты подачи документов, вы отсылаете на адрес указанного партнерами посольства копию официального приглашения по факсу(!), где отпечатаются легко проверяемые номера телефона организации. Желательно чтобы они совпадали с номерами, указанными на официальном бланке приглашения. Если вы владеете нормами дипломатической переписки, можете сопроводить это копию приглашения письмом, но особой необходимости в этом нет. Вы и так сделали чуть больше обычного, подтвердив, что принесенная партнерами бумага не изготовлена в подвале кустарным способом.

Предпринятые шаги, в сущности, несложны и требуют только обоюдной внимательности и отсутствия ненужной спешки. Слаженная работа позволит Вам установить еще до личного контакта, сформировать доброжелательные отношения с вашими партнерами. Еще больше этому будет способствовать избавление их от оплаты визы, то есть консульского сбора.

Размер консульского сбора, к сожалению, довольно высок для граждан многих стран, но даже жители «золотого миллиарда» будут Вам благодарны за оказанную услугу. Вам же затраченные усилия будут компенсированы репутацией высокопрофессионального менеджера.

Рассмотрим варианты освобождения от консульского сбора.

1. Льгота по возрасту, либо для участников специальных проектов (в области спорта, культуры и т.п.) Если по поводу возраста приглашаемых гостей, вы вмешаться бессильны, то характер проекта, может быть либо  обозначен в тексте приглашения, либо раскрыт в специальном письме на имя руководителя дипмиссии (посла). Такое письмо за подписью руководителя принимающей организацией подается партнерами вместе с остальными документами (приглашение, анкеты, паспорта). Если статус принимающей организации невысок, можно попытаться подписать ходатайство об освобождении партнеров от консульского сбора у чиновника более высокого ранга. Это может быть руководитель либо в той сфере деятельности, в которой функционирует принимающая организация, либо органа управления, на территории которого она располагается.

2. Нота министерства. Этот вариант действует, если никаких льгот посольство не предоставляет, но все-таки может освободить от консульского сбора по приказу министерства иностранных дел (МИД). Для того, чтобы получить такой приказ МИД должно получить письмо (это и есть «нота») от заинтересованного в проекте министерства. Учитывая, что в данном случае переписка ведется на уровне «замминистра–министра», процесс начинается с подписания ходатайства руководителем принимающей организации. Это ходатайство с просьбой отправить в МИД письмо с просьбой освободить ваших партнеров от консульского сбора в силу значимости проекта и т.п. все это выглядит довольно громоздко, да отчасти таковым и является, но тут, несмотря на внешние нагромождение бюрократических процедур, работает тут бумага. Документу надо только предать первоначальный толчок, а затем механизм завертится и очень часто результат оказывается в пользу Дон Кихота а не ветряной мельницы.

 

3. Этикет дипломатов. Сказанное ниже базируется не на официальных документах, а на проверенной автором практике.

Если проект запланирован задолго до реализации, можно попытаться включить его в план работы посольства той страны, граждан которых планируется принимать. В таких случаях по Вашей просьбе зарубежное посольство может проинформировать отечественное, которое пойдет навстречу в вопросе освобождения от оплаты за визы. В иных случаях бывает возможным подогнать визит под даты и программу запланированного ранее мероприятия. Все эти действия могут показаться не стоящими затраченных усилий, но даже в случае негативного решения нашего посольство по поводу взымания консульского сбора, вы кладете себе в актив контакт с иностранным посольством, который в дальнейшем может оказаться небесполезным.

    Есть еще один вариант, базирующийся на этике взаимоотношений дипломатической среде. Он как правило применяется, скажем, при осуществлении регулярных двусторонних контактов. В письме, отправлено в белорусское посольство от вашей организации, указывается, что это ответный визит и в свое время белорусская делегация была освобождена от консульского сбора при посещении страны – партнера.

Под этими соображениями можно подвести черту в отношении технологий облегчения финансового бремени при получении виз. В заключении целесообразно сделать несколько замечаний , относящихся к проблемам, связанных с необходимостью получения виз в срочном порядке ввиду непредвиденного изменения состава приглашенных.

В известной степени эту ситуацию можно упредить, предложив партнера внести в список для приглашения несколько резервных фамилий, оговорив, что общее число гостей останется неизмененным, то есть оговоренным заранее. В посылаемом Вами официальном приглашении никаких пометок типа «резерв» напротив чьих-либо фамилий не допускается. Но тут сложно угадать. Вполне возможно, что кто-то будет получать визу в срочном порядке.

Если это приходится на рабочие дни, то ускорение можно достичь за счет уплаты двойного консульского сбора. Если же и этот вариант не проходит, открыть белорусскую визу можно в Национальном аэропорту «Минск», где имеется консульский пункт. Для этого Вы должны встретить самолет с партнером, имея на руках оригинал оформленного на него официального приглашения. Консульский сбор в этом случае также взымается в двойном размере.

Итак, мы рассмотрели наиболее часто встречающийся вариант. На практике для въезда в страну иногда используются учебные (В) и туристические (Т) визы. Для регулярных пересечений границы оформляется многократные визы, для поездок группы, участники которых постоянно находятся вместе (к примеру, дети) могут быть использованы групповые визы.

В целом, этот этап подготовки к визиту не сложен, требует внимания и не терпит суеты.

Практические задания:

1. Составить образец ходатайства об открытии однократной деловой визы для зарубежных партнеров. В качестве отправной точки можно использовать варианты приказов для обоснования целей и сроков визита в страну, а также общих данных, о партнерах, название организации, должность (смотри задание к предыдущему разделу). Личные их данные и номера паспортов – произвольны.

    Не следует принимать во внимание перечень стран, граждане которых имеют льготы по безвизовому посещению Беларуси, за исключением тех стран, для которых белорусская виза не требуется вообще.

2. Составить текст письма на профильное министерство для инициирование ноты МИДа. Обратите внимание на то, чтобы ведомственная принадлежность организации либо содержание мероприятия, связанного с визитом соответствовало названию министерства.

3. Составить текст письма на посольство РБ с указанием на то, что визит партнеров является продолжением многолетнего сотрудничества и обмена визитами. Обратить внимание на наличие белорусского дипломатического представительства о том, или иной стране.

 

3. Подготовка программы пребывания

Одним из самых сложных компонентов подготовительного этапа является составление программы визит. Особенно это затруднительно для людей, опытом в данном деле не обладающим.

Концепция визита, то есть его главная цель, определяется, прежде всего, на уровне более высоком, чем уровень организатора. На его же уровне ведутся переговоры, на которых обсуждаются предложения каждой из сторон, причем, принимающая сторона в переговорах имеет приоритет, то есть может отвергать какие-то предложения. Делать это надо очень вежливо, аргументировано, но категорично. Хуже всего если какое-нибудь предложение вдруг всплывет уже во время визита при переговорах с высоким начальством, которое в радужном порыве скажет «Никаких проблем! Мы это легко организуем!» и вы с ужасом осознаете, что блестяще продуманная и расписанная по минутах программа рушится. Надежда лишь на то, что гости также имеют опыт приема зарубежных делегаций и подобных экспромтов себе не позволят.

Итак в ходе переговоров сформированы основные действия, интересные для гостей и подходящие для хозяев. С них вы начинаете формировать программу. Идеальная цель расписать каждый день по часам и минутам. Именно в таком виде(на английском языке) получат ее партнеры в день прибытия. Но в общем виде еще раньше она понадобится при подготовке приказа и, возможно, при работе со спонсорами. Кроме того предварительный вариант программы отправляется партнёрам с предупреждением, что возможны изменения.

Программа для гостей включает в себя информацию о бытовых мероприятиях( заселение, выселение, питание), времени и месте отправления транспорта, официальные мероприятия, культурную программу, шоппинг и конечно-основные мероприятия визита. Иногда в позиции программы включают «Свободное время», но лучше этого не делать. В правильно составленном графике пребывания у гостей будет свободное время. Его небольшие кусочки 30-40 минут могут войти в позицию «Обед». Большой резерв в этом отношении имеет позиция «Шоппинг».

 При составлении программы Вы должны решить две важнейшие задачи:

 

1.За исключением ночного отдыха, все время ваши гости должны находиться под контролем принимающей стороны, то есть быть в чем-то задействованы.

2. Мероприятия не должны наползать одно на другое. Должен быть реальный зазор, ибо какое-то событие может неоправданно затянуться, или неорганизованность проявят гости, либо Ваши коллеги по приезму.

    Задачи хоть и разные, но не исключающие одна другую. Если у Вас все идет по плану, нет никаких накладок, то появляются кусочки «пустого времени», Вы должны иметь в запасе несколько тем для интересного, но малозначительного разговора. Помогают варианты зайти куда-нибудь минут на 20. Очень удобно заполнить паузу встречей с человеком, который хотел бы пообщаться с вашими гостями, но в «официальное меню» не вошел.

Таким образом, каждый день программы должен быть полностью заполнен мероприятиями, но они не должны «толкаться локтями».

Некоторые мероприятия, как уже отмечается выше, являются обязательными компонентами визита зарубежных гостей. Рассмотрим где их расположить в программе.

Встреча гостей в аэропорту, на вокзалах и т.п., а также перемещение их к месту размещения в программу для гостей не вносится, но Вы можете включить в программу для себя, то есть для принимающей команды.

Первой позицией для приезда будет заселение. Время на него отводится достаточно, учитывая процедуру регистрации в гостинице, распаковку вещей и организационную встречу. Практика показывает, что на это требуется примерно час, может чуть больше, если в группе много женщин. Если Вы принимаете партнеров из разных стран, пребывающих не одновременно, пункт заселения может быть растянут на много часов, что, однако, не исключает другие пункты в этот период для уже прибывших.

День приезда-это обычно не полный день и его лучше официальными и деловыми мероприятиями не обременять. Партнёрам нужно осмотреться, прижиться, поменять валюту, заглянуть в ближайший магазин и прочее.

Экскурсия по городу на 2-3 часа как правило начало в первый день программы, который обычно завершается культурным мероприятием(скажем спектаклем). Если в Вашем распоряжении почти полный день, можно вставать знакомство с принимающей организацией, но без встречи с руководством. Вместе с тем может быть и официальная встреча с руководством во второй половине дня, после которой можно ознакомить гостей с деятельностью организации и завершить дневную программу не театром, а продолжительным ужином с участниками от принимающей стороны.

Следующие день, если не считать дня заезда- первый рабочий и его соответственно и наполняют деловыми мероприятиями. Чаще всего именно в этот день и происходит знакомство с принимающей стороной, официальные встречи, протокольный обед, который, кстати, для руководителя организации намного удобнее вечернего банкета, с которого ему неудобно уйти раньше зарубежных гостей. Остальные мероприятия вытекают из целей визита, а день заканчивается культурным мероприятием. По этому же принципу формируется программа следующих дней.

Шоппинг (он же свободное время) включается в последний рабочий день программы, то есть перед днем отъезда. Но вечер этого же дня можно запланировать прощальный ужин в широком составе.

Работая над структурой программы, целесообразно отталкиваться от трех неизменных мероприятий: завтрак- обед-ужин. На завтрак обычно отводится не более получаса (эту строчку часто вставляют, даже если партнеры живут в гостинице, где завтрак входит в стоимость номера). Обеденное время занимает час, как правило, между 13.00 и 14.00. Столько же отводится на ужин, но тут по срокам и по продолжительности могут быть варианты, зависящие от вечерней части программы.

Очень важно в программе указывать время и место отъезда, начиная с утра, от гостиницы, и в дальнейшем на протяжении всего дня. Ваши гости должны четко представлять, когда и где они должны собраться перед началом следующего этапа. Поэтому для них, и особенно для вас, более важен пункт «16.45- Отъезд на автобусе от главного входа в офис», чем «17.00-19.00- Посещение музея». Все это отнюдь не означает, что Вы расписываете для своих партнеров каждый шаг, но это очень полезно сделать в программе для себя.

Кроме того отдельное место в программе следует отвести для справочной информации. Указываются названия и адреса основных мест, предусмотренных для посещения программой визита, причем английский текст после каждой позиции полезно продублировать вариантом на русском языке. В программе помещается небольшой список контактных имен и фамилий с указанием номера телефона, по которому с ним и можно связаться. Это в первую очередь члены команды по приему гостей, а также иные люди, дополнительная встреча с которыми может понадобиться во время визита (не надо рассчитывать на то, что они всем раздадут свои визитки).

Подготовленную и переведенную программу посылают за несколько дней до прибытия гостей в страну, но практика показывает, что чаще всего они ее получают уже на месте. Такой подход вполне оправдан и практически нейтрализует неудобные для Вас инициативы партнеров. Набирается программа на листах довольно плотной бумаги, оборотная сторона листа не используется. Раздается персонально каждому участнику, даже если группа большая. Перед этим не забудьте сверить не вкрались ли различные при переводе или наборе в программе для партнеров и в Вашей внутренней программе.

Практические задания:

Проект программы пребывания может быть связан с практическими заданиями предыдущих разделов, а может быть абсолютно автономным. При его разработке автор должен учитывать в первую очередь собственные интересы – возможность включить в дипломную работу, личные пристрастия к определённой сфере и виду деятельности, возможность пристроить в дальнейшем проект для практического осуществления, конъюктурность на рынке. Другими словами, программа пребывания зарубежных партнёров может быть простым техническим заполнением к документам по приёму, а может представлять из себя оригинальную авторскую разработку.

Особо приветствуются проекты программы, имеющие дубликаты на иностранных языках.

1. Разработать проект программы краткосрочного пребывания небольшой группы:

- ознакомительный визит;

- переговоры;

- переговоры и подписание договора;

- участие в научной конференции;

- открытие художественной выставки;

- открытие дней кино;

- участие в съезде, презентации, юбилее;

- выступление партнёрского коллектива (музыкального, театрального, хореографического).

2. Разработать проект программы массового международного мероприятия:

- музыкальный фестиваль;

- музыкальный конкурс;

- хореографический фестиваль, конкурс;

- кинофестиваль;

- театральный фестиваль;

- художественный форум (биеннале, триеннале);

- неделя моды;

- фестиваль маркетинга и рекламы;

- выставка-ярмарка;

- фестиваль исторической реконструкции;

- дни культуры;

3. Разработать проект программы пребывания одного партнера:

- председатель жюри конкурса (указать в какой сфере);

- исполнитель-солист на концерте;

- спикер на мероприятии;

- автор персональной выставки (изобразительное искусство, скульптура, фотография, дизайн);

- эксперт в области сохранения историко-культурного наследия;

- дирижёр;

- режиссёр;

- балетмейстер;

По желанию могут быть значительно расширены сферы проекта программы. Это может быть трансграничное сотрудничество, туризм, макияж, татуировки, спорт, издательское дело, электронные игры, литература, культурно-технические мероприятия и т.д.

 

Карта визита

Карта визита является дополнением к программе визита и вручается партнёрам вместе с ней. Это не очень распространённая услуга со стороны принимающей организации обычно высоко оценивается гостями.

Документ представляет из себя ксерокопию части города, на которой расположены основные адреса программы: гостиница, принимающая организация, культурные объекты, прочие важные точки. Они на черно-белой ксерокопии обозначаются разноцветными значками. Рядом с картой размещается пояснения к значкам (точкам, кружкам, треугольникам) - такие же как и в программе - на английском и русском языке: указывается адрес, а также, в отличие от программы, название остановки общественного транспорта с указанием номера и его вида(автобус, троллейбус, метро). Кроме того указывается на схеме наиболее удобная остановка транспорта вблизи гостиницы и, возможно, наиболее посещаемого места(мест). Кроме того карта может на обратной стороне содержать список контактных имен и телефонов.

Карту обычно ксерокопируют из русскоязычного издания, не обремененного излишними художественными изысками в виде уменьшенных изображений строений, либо значков, изображающих объекты инфраструктуры. Все это только мешает ориентированию.

 Выполняется карта на стандартном листе А-4, причем рядом со схемой оставляется поле-место для размещения пояснительной информации. Располагая окончательной программой выполнить карту несложно. Время отнимает только нанесение на каждую копию цветных обозначений маркером. Тем не менее, оптимально вручить такую карту каждому участнику делегации, что поможет ему лучше самостоятельно ориентироваться в пространстве, если такое случится.

Практические задания:

1. Подготовить карту визита, опираясь на программу визита (смотри задание предыдущего раздела).

2. Подготовить карту визита без привязки к разработанной программе, но с обязательным указанием: кто приезжает, откуда, когда и по какому поводу.

 

Команда приема

В упоминавшийся уже приказ «О приеме зарубежных делегаций» можно включить, кроме фамилии руководителя группы, фамилии остальных ее членов, тех, естественно, кто является сотрудником принимающей организации (если понадобится, это облегчит вопрос с премированием). Но в любом случае руководитель команды подбирает людей, которые вместе с ним готовят и проводят прием зарубежной делегации. В команду не входят люди с которыми гости будут встречаться, быть может весьма продолжительное время, несмотря на то, что они берут на себя часть организационных вопросов. Команда – это рядовые исполнители, фу