Транспортное обеспечение

Вопросы передвижения партнеров в рамках приема не должны вызывать головной боли у организаторов, хотя тут задействован техногенный фактор ( машины и люди порой неизвестные). Чтобы не было проблем, руководитель группы приема должны добиться соблюдения следующих железных принципов.

1. Транспорт должен находится в нужном месте во время ( то есть за 15 минут до посадки).

2. Водитель должен быть на месте.

3. Водитель должен неукоснительно отвечать на ваши звонки.

4. Водитель, в крайнем случае, должен быть готов работать сверх графика без препирательств.

5. Транспорт должен быть удобным и желательно комфортным.

Реализовать эти требования можно только при правильном подходе со стороны организаторов приема. Здесь важную роль, как показывает опыт, играют не только денежные вознаграждение и заработанные отгулы. Принципиально наладить доброжелательные отношения с водителем, которого нужно приглашать на те, или иные мероприятия, если обстоятельства позволяют, подумать о его питании, не забыть о сувенирах из числа того, что привезли гости. Как ни странно это касается, в том числе водителей транспорта, нанятого на стороне, даже на один день. Учитывая, сколь много завязано на вопросе транспорта при приеме зарубежных делегаций, приучайте себя относится к водителям как к членам команды по проему.

Рассмотрим различные варианты транспортного обеспечения.

Аренда автобуса (микроавтобуса). Возможности предоставляют как государственные предприятия, так и частные перевозчики. Последние предоставляют более дешевые услуги и более гибки при сотрудничестве. В любом случае это очень удобный, но дорогой вариант.

Автотранспорт собственной организации как статья расходов в смете на прием не фигурирует, но организаторам следует заранее договориться об оплате сверхурочных, либо предоставление отгулов. Не помешает включить шоферов и в приказ на премирование по окончании проекта, если таковой будет готовиться. Минус в том, что ведомственный автотранспорт могут привлечь на выполнение иных поручений, что надо внимательно отслеживать.

Автотранспорт спонсоров хоть и бесплатный, но и у вас почти нет рычагов воздействия на его беспроблемное функционирование и поэтому лучше использовать такой вариант только для разовых поездок.

Личный автотранспорт может быть использован, если организаторы заранее предусмотрят, как минимум, компенсацию расходов на топливо.

Общественный транспорт – является не самым комфортным, но вполне приемлемым вариантом. Использовать его лучше не в «часы пик». Для членов группы, связанных с приемом и гостей приобретаются проездные билеты. Можно приобрести талоны и жетоны на метро. Все это раздается заранее, можно и в день заезда вместе с программой и картой визита. Кроме того пред поездкой следует, ознакомит гостей с правилами использования проездных документов.

Особое внимание следует уделить, если это предполагается, процедуре пересечения турникетов в метро. Если во всем мире они обычно закрыты, то у нас – наоборот. Проблемы возникают у левшей. Для человека, чувствующего себя несколько нервозно за границей, даже не удар по ногам, а его угроза, может вызвать шок. Поэтому в вестибюле метро организаторам желательно проследить, чтобы жетоны, либо проездные у всех гостей находились в правой руке. Использование общественного транспорта во время международных проектов – это мировая практика, которая отнюдь не свидетельствует о бедности хозяев, или о неуважении к гостям, тем более что он зачастую более удобен в центре города из-за проблем с парковкой транспорта персонального.

Парковка и охрана транспорта – проблема, которую следует продумать заранее и возможно включить соответствующие статьи в смету на прием. Как отмечалось выше, иногда транспорт приходится парковать столь отдалено, что его использование становится неудобным, особенно если место действия – центр города (отсюда – общественный транспорт, пешее перемещение). Вот тут организаторам и понадобиться карта визита, на нее наносятся значки «Р».

Охраняемые стоянки используют в случаях, если партнеры прибыли на своем транспорте и манкировать этой проблемой нельзя. Машины с иностранными номерами притягивают взломщиков и хулиганов. Если вы хотите сэкономить на охраняемых стоянках, то можно рискнуть оставлять транспорт гостей неподалеку от крупных гостиниц, где считается, что за ними кое-как присматривают. Есть также вариант приплатить ночной охране и оставить транспорт у входа в учреждение, с вахты которого его можно наблюдать. Кстати, за охрану своего транспорта зарубежные гости с готовностью платят самостоятельно, хотя это и не совсем корректно со стороны хозяев.

Мы не рассматривали автотранспорт гостей как вариант транспортного обеспечения приема, но иногда такое случается во время проведения массовых мероприятий с участием групп, которые прибыли на своих автобусах. Если они помогают вам перемещать «безлошадные» группы, недурно при расставании заполнить им бак горючим.

В вопросе транспортного обеспечения визита если говорить не о внутреннем перемещении, а о прибытии гостей из-за рубежа, то этот вопрос в организационном и финансовом аспекте берет на себя, как правило, отправляющая сторона, хотя бывают и исключения. Партнеров, присутствие которых  крайне необходимо,  доставляет за свой счет и в комфортных условиях принимающая организация.

Практическое задание:

Обоснуйте транспортное обеспечение любой из программ визита с указанием источника транспорта, его количества, типа (вместимости), периода использования и стоимости.

Заключение

Умение безукоризненно организовать прием зарубежной делегации требует немало дополнительных знаний сверх изложенных в данной работе, источники которых в ней упоминаются. Но самое главное – это навыки, приобретенные из опыта приемов, которые вы организовали и, не менее важно, из наблюдений как это делают другие у нас и за рубежом. В этом случае вы не забудете , что программа приема не должна иметь абсолютно никаких временных сбоев, а для этого надо заранее знать, к примеру, люди каких национальностей склонны опаздывать. Познакомитесь с культурными и гастрономическими особенностями представителей различных стран, а так же спецификой общения с ними. Привыкните заботиться о сохранности их вещей и помнить время работы мест, где они их покинули. Возьмите за правило носить с собою салфетки(туалетную бумагу), воду и средство от головной боли. Будете ориентироваться в расположении мест общего пользования, не будете жаловаться на бессонницу и переутомление, без которых ни один визит не обойдется и предупреждать дома, что в период визита вы там будете практически отсутствовать.

В целом, прием зарубежной делегации дело продолжительное (включая подготовительный этап), хлопотное, но интересное и полезное, учитывая, что после отработанного периода «они – к нам», вы будете непосредственным участником этапа «мы – к ним».