Документирование бизнес-процессов

Все действия и изменения в управлении бизнес-процессами необходимо отражать документально. Модели бизнес-процессов создаются в виде описаний, представляющих собой диаграммы на бумажных и электронных носителях. Любые изменения обязательно отражаются в моделях, чтобы предприятие могло постоянно поддерживать актуальную версию всего комплекса бизнесов-процессов. Аналогичным образом можно планировать будущие процессы и сохранять их в виде версий, которые анализируются, проверяются и отлаживаются и только потом становятся рабочими.

Говоря о необходимости обратить внимание на бизнес-процессы, мы тем самым уже отразили их суть. Теперь добавим формулировку, которая, как нам кажется, наиболее точно определяет это понятие. Процесс - последовательность исполнения функций (работ, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя. Данная формулировка позволяет отметить важнейшие составляющие процесса:

- последовательность исполнения функций обращает наше внимание на то, что важно выстраивать порядок, регламент их исполнения. Посмотрите, как выстраивается порядок выполнения процессов на

Вашем предприятии, - системно или стихийно;

- направленность на создание результата, подчеркивает предназначение процесса. Не может быть процесса без результата. А всегда ли Ваши бизнес-процессы ведут к тем результатам, которые нужны фирме?

- результат, имеющий ценность для потребителя формирует ориентированность на клиента как у сотрудников, так и у фирмы в целом. Это означает, что ценность сделанной работы, оказанной услуги оценивает не исполнитель, а потребитель, клиент процесса - внешний (покупатель) или внутренний (соседний отдел, цех). Если сотрудников какого-либо отдельного подразделения не интересует, как их работу оценивают те, для кого они эту работу делали, то ни одного из них не будет волновать, довольны ли клиенты фирмы.

Иными словами, управляя процессами, мы организуем эффективное взаимодействие как внутри фирмы, так и вовне, с окружающим миром. Это позволяет снизить транзакционные издержки (издержки некачественного взаимодействия): внутренние (сотрудники и подразделения между собой) и внешние (фирмы с покупателями, поставщиками, инвесторами и т.д.).

Предпринимательская деятельность реализуется в совокупности бизнес-процессов, представленных на рис.4.

Рис. 4. Логика бизнес-процесса

Не существует конечного или стандартного списка процессов. Их столько, сколько необходимо для осуществления определенного вида деятельности. Выделяют две основные группы процессов: основные и вспомогательные. В результате основных процессов создается добавленная стоимость (новое качество); они кросс-функциональны (т.е. в их рамках происходит взаимодействие, как с клиентами, так и с поставщиками). Вспомогательные процессы - процессы управления (планирование, оргструктура, учет, ана­лиз), создания инфраструктуры управления и бизнеса (информационного обеспечения, системы качества, производственных систем) и процессы разработки новых продуктов и услуг.

Существующая тенденция в развитии процессов - "вытягивание" их за пределы фирмы, то есть создание кросс-организационных процессов, в том числе организация процесса электронной коммерции (e-busines). Создание и оптимизация кросс-организационных процессов направле­ны на снижение внешних трансакционных издержек предприятия.

Посмотрим на пример моделирования бизнес-процессов, представленный в таблице №1. Из данной модели следует, что все участники процесса выполняют свои функциональные обязанности в соответствии с этой моделью. Каждый сотрудник четко знает все свои действия в рамках всех процессах, в которых он задействован.

Для управления процессами как системой необходимо сформировать процессную структуру, т.е. выстроить их в определенном, взаимосвязанном порядке. Так как каждый процесс предназначен для получения какого-либо результата, используемого для получения следующего результата на дальнейших этапах и более высоких уровнях. Данная структура должна обеспечить в конечном счете достижение общих целей компании.

Структура процессов, таким образом, определяется структурой дерева целей предприятия. А для этого должны быть сформулированы цели. Это наглядно показывает взаимосвязь всех структур на предприятии и невозможность наладить эффективную работу в отдельных сферах деятельности без наведения порядка на системном уровне, т.е. после построения системы управления. Именно тогда совершенствование процессов становится наиболее эффективным способом достижения целей.

Таблица № 1

МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Литература

1.Гербер М.Е. Предпринимательство: Миф или Реальность // http://www.Internet-Business.ru.

2. Горбунов В.Л., Каганов В.Ш., Ломоносова Т.В., Мартеллер B.C., Сошникова ЕА. Бизнес-инкубаторы и рыночная экономика: Учеб.-метод, пособие / Ред. совет: А.И. Березенко, В.Ш. Каганов, Д.Б. Ломоносов и др. - М., 2001.

3. Грибов ВД. Основы бизнеса: Учеб. пособие. М., 2000.

4. Добротворский И.Л. Новые технологии победы. Как по-настоящему достичь успеха. М., 2003.

5. Каленч Дж. Величайшая возможность в истории чело­вечества // http://linkz.ru/ebook/velvosm.zip.

6. Мандино Ог. Величайший торговец в мире // http:// linkz. ru/ebook/torgovets .zip.

7. Основы бизнеса / Под ред. Рубина Ю.Б., Ягодкиной И.А.: Учеб.-практ. пособие. М., 1998.

8. Основы предпринимательского дела / Под ред. Осипова Ю.М. М., 1996.

9. Основы предпринимательской деятельности /Под ред. Е.А. Журавлевой. Учеб.пособие – Краснодар: КубГУ, 2005

10. Очерки экономической истории Кубани / Сост. и науч. ред. А.П. Труханович. Краснодар, 1998.

11. Предпринимательство и предприниматели России от истоков до начала XX века / Центр полит, и экономической истории России Рос. независимого института социальных и национальных проблем. М., 1997.