Системы управления электронным документооборотом
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей: · интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы; · повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов; · уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов; · уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде; · интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий; · создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами. СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры. СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая: · процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»); · процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»); · управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»). · Объектом автоматизации являются процессы: · создание документов; · подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов; · работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.). Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы. СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.). Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие). Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов. Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей: · оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы); · оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников; · передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»; · реквизитного и полнотекстового индексирования документов; · хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых); · адресация оригиналов документов в бумажном архиве; · поиска и извлечения документов из электронного архива; · вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи; · связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных; Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает: · проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода; потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД). Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает: · создание электронных документов средствами подсистемы; · ведение версий (редакций) документов и их авторства; · защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа; · электронное визирование документов (электронная подпись); · связывание документов в логические группы; · организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними; · допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей; · протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами; · управление маршрутами движения документов; · контроль местонахождения документа и состояния его исполнения; · передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив». Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом: · средства для ввода бумажных документов и распознавание образов; · средства для создания электронных документов; · средства для организации и работы с электронным архивом; · технологические средства, ориентированные на управление документооборотом; · технологические средства, ориентированные на управление документами; · инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами. Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии. Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом. Рассмотрим организационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) – одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов.
Популярное: Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (181)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |