Структура делового письма

 

Адреса в Англии и Америке имеют следующий вид:

 

В письмах не допускается никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.

Формат

1. Шапка письма

2. Внутренний адрес

3. Строка: Внимание (не обязательно)

4. Дата

5. Приветствие

6. Ссылка

7. Комплементарная концовка

8. Подпись, должность, отдел

9. Посылочные инициалы ..

10. Вложения

11. Копии

 

1. Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности.

2. Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.

3. Включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Часто пишется на конверте в нижнем левом углу.

4. Обычно пишется следующим образом: March 1, 1995 или 7 March 1995.

5. За приветствием стоит двоеточие или запятая.

6. Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.

7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.

8. Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:

рр Diana Price

David Bradly

Managing Director,

где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.

9. Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.

10. Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов.

11. Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.

(приложение 15)  (приложение 16)

 

Заключение

В результате написания дипломной работы по теме "Современное деловое письмо" можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма:

1. Чётко обозначить цель своего письма.

2. Собрать информацию о получателях данного письма.

3. Продумать и записать основные идеи письма.

4. Собрать необходимый фактический материал.

5. Перепроверить все основные факты.

6. Разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

7. Написать черновик письма.

8. Убедиться, что каждая тема была освещена в отдельном абзаце.

9. Проверить связность предложений в каждом абзаце.

10. Выполнить редакторскую правку письма.

11. Подготовить окончательный вариант письма.

Составление текста делового письма – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста ceгoдня бoльшeй peчeвoй пoдгoтoвки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe.

 

 

                       Список использованной литературы

 

1. Веселов П.В. Современное деловое письмо промышленности. - М., 2000.

2. Анодина, Н. Н. Деловое письмо: методика составления и правила

оформления практ. пособие / Н. Н. Анодина. – 4-е изд., испр. и доп. – М. :

Омега-Л, 2009. – 93 с.

3. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М. : Бератор, 2004. – 217 с. – Библиогр.: с. 216–217. – ISBN 5–9531–0048–5.

4. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб.-пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Корнеев, Игорь Константинович. Деловая переписка и образцы документов : учеб.-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — М. : Проспект, 2008.

6. Шатров В. Современное деловое письмо. - М., 2002.

7. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука, 1965. 599 с.

8. Рогожин Ю.М. Современное деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2006.

9. Колтунова М.В. Деловое письмо изд.; «Дело» 1998.

10. Богацкий И.С., Дюканова Н.М. Бизнес-курс английского языка.

Словарь- справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. Киев: «Логос», 2008.