Основные части делового письма.

Основными частями международного делового письма являются:

n Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

n Ссылки и дата

n Внутренний адрес

n Приветствие

n Основная часть письма

n Заключительные фразы

n Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес (они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации). Многие шапки имеют специальное место, оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо.

Различают три основных формата:

День, месяц, год – британский стандарт;

Месяц, день, год – американский стандарт;

Год, месяц, день – вариант ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd.

Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd – сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны, в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и, как правило, специфично для каждой страны. Во Франции, как правило, используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.

Дополнительные части делового письма.

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

1. Вниманию конкретного лица;

2. Краткое содержание письма;

3. Приложение и копии;

4. Постскриптум;

5. Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письмадля удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа.

Как правило, используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение (я)” с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа продолжениясодержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО “Арт Компакт”

1996-06-01

Страница 2

Или:

ООО “Арт Компакт”                             2        1996-06-01

n Конверт

На конверте пишутся два адреса – адресата и отправителя. Адрес получателя – это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.
Этические аспекты письменных коммуникаций

Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

• знать, уметь применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;

• стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;

• проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;

• помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – не грамотный, правильный – неправильный, на понятном деловом языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное – клиент, а из клиентов самый ценный - постоянный клиент, партнер. Ваш документ – элемент вашего имиджа; самое ценное в имидже - репутация честного, надежного делового партнера.