ЕЩЕ РАЗ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ДАННЫХ В ПРОЕКТЕ

 

Вернемся еще раз к теме конфиденциальности сбора и обработки данных от экспертов. Этот аспект является самым главным для сбора достоверной информации. С учетом того, что обратная связь может казаться сотрудникам потенциально опасной, важно, чтобы ее цель была понятна всем участникам процесса. Необходимо ясно и четко сообщить им о методах защиты информации.

 

Оценка по методу 360° основана на идее, что участники чувствуют себя в безопасности, если им гарантируют анонимность. Оценка может превратиться в фарс, если конфиденциальность или анонимность поставлены под угрозу.

 

Логистика процесса проведения оценки по методу 360° может быть сложной, а оставленные без внимания небольшие детали могут привести к серьезным проблемам. Без четкого однозначного понимания, кто кого оценивает, по каким компетенциям, каков механизм обработки результатов, теоретически несложный процесс может превратиться в хаос.

 

Любая инициатива подразделения по работе с персоналом требует осторожной коммуникации внутри организации. Новый инструмент оценки может казаться опасным тем, кто принимает участие в подобной обратной связи впервые, и это правило касается любого организационного уровня в компании.

 

Особенно неуютно могут чувствовать себя представители среднего и высшего уровней управления. С одной стороны, для некоторых это может быть первая точная обратная связь, которую они получили в течение многих лет. С другой стороны, отмечено: чем выше стоит руководитель в иерархической структуре организации, тем меньшее число людей способно дать честную обратную связь о его работе напрямую.

 

Объяснение процесса оценки одинаково важно по всем деталям проекта. Необходимо, чтобы люди поняли механизм и структуру оценочных процедур (например, как выбраны эксперты, сколько их, по

 

каким группам они распределены, как собираются и обрабатываются бланки оценки и т. д.).

 

Необходим четкий и подробный письменный план проведения оценки по методу 360°. Он должен суммировать административные составляющие оценки, сбор и обработку результатов и полный процесс обратной связи. План должен быть разделен всеми сторонами, участвующими в оценке.

 

Метод 360° на практике

 

Необходимо в проекте воздержаться от слова «оценка». Лучше заменить его нейтральным вариантом — анализ управленческих компетенций или обратная связь.

 

Документ, информирующий сотрудников о проведении оценки по методу 360°, должен содержать ответы на следующие вопросы.

· Что такое обратная связь 360°? В чем суть проекта?

· Почему данную систему оценки вводят именно в нашей компании и в нашем подразделении?

· Чем она отличается от других форм оценки, проводимых в нашей компании?

· Конкретные цели оценки?

· Кто вовлечен в процесс оценки?

· Может ли оцениваемый выбрать экспертов оценки самостоятельно?

· Каковы результаты оценки?

· Как долго будет проходить оценка?

· Уровень конфиденциальности ответов и средства защиты?

· Кто увидит проставленные оценки?

· Кто увидит результаты (отчет)?

· Насколько точен инструмент, является ли он валидным?

· Что получит участник в результате?

 

Опыт свидетельствует: после того как участники получили всю информацию об оценочном проекте, обязательно возникают новые вопросы и опасения. Вот какие вопросы нам задавали наиболее часто:

Что в итоге является результатом проекта?

Почему администрация действительно проводит оценку?

Кто будет иметь доступ к заполненному мной бланку оценки и моему отчету? Мой руководитель? Директор по персоналу? Кто еще из отдела по работе с персоналом? Мои коллеги? Мои сотрудники?

Как конкретно будут использоваться результаты оценки?

 

Убедитесь, что участники оценки и другие заинтересованные стороны полностью обсудили все возникшие вопросы перед заполнением бланков оценки и что они понимают потребность в оценке по методу 360°.

 

Как правило, неожиданные вопросы возникают и в ходе проекта.

 

Должен быть единый центр, который сможет ответить на все возникающие вопросы. Все участники оценки должны знать, к кому они могут обратиться за консультацией.

 

Если люди не чувствуют себя уверенными в вопросах конфиденциальности, они могут принимать участие в оценке, но насколько можно положиться на такую обратную связь?

 

 

Сотрудники должны знать точно, с кем и о чем они могут говорить свободно, какие данные будут сообщать другим участникам процесса оценки. Будьте строги в предписании соглашений о конфиденциальности. Предоставляйте всем участникам только ту информацию, которая указана в отчете.

 

Множество тонкостей может затронуть четкость соглашений о конфиденциальности. Убедитесь, что обратили внимание на эти тонкости:

· стиль обращения к экспертам оценки, дающим количественную (числовую) оценку и письменные комментарии в ней (именное обращение или обезличенное);

· как письменные комментарии будут представлены в отчете (в расшифрованном или первоначальном виде);

· как будут представлены числовые или графические данные;

· как полученные данные будут сортироваться по категориям респондентов-экспертов;

· как результаты оценки по методу 360° будут использоваться в организации; будет ли это объединено с существующими методами управления работой или системами развития;

· кто и на каком уровне будет иметь доступ к полученной информации; помните, что данные в отчете строго конфиденциальны;

· достаточно ли количество экспертов в оценке сотрудника для соблюдения анонимности?