Виды управленческого контроля

Введение

    Процесс управления имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Под контролем можно понимать систему регулярной проверки состояния результатов функционирования организации, ее отдельных элементов, а также внешнего окружения.

    Контроль различается по объектам, степени их охвата (сплошной или выборочный); необходимости их разрушения при этом; по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный).

    В системе управления контроль управления осуществляет несколько задач:

v позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать;

v помогает отследить недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы;

v контроль позволяет своевременно выявить нарушения, ошибки, промахи и оперативно их предотвратить или устранить;

v контроль дает возможность выявить резервы;

v контроль обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи;

v результаты контроля служат основой оценки работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами, к которым можно отнести:

1. охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;

2. непрерывность, обусловленную соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически)4

3. привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;

4. наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации, т.к. второстепенные сферы ее деятельности далеко не всегда целесообразно тщательно проверять, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств;

5. увязку с процессом планирования и преобразований в организации, в ее структуре, системе управления ею;

6. гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и постоянную действенность;

7. своевременность, позволяющую устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;

8. экономичность, предполагающую, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать на его проведение (иначе, контроль не улучшает степень владения руководством реальной ситуацией);

9. индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лица (требует учета личных качеств сотрудников, их положения, связей в коллективе);

10.  максимальную «прозрачность», открытость, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска «козлов отпущения», создание благоприятного морально-психологического климата;

11.  соответствие характеру контролируемого процесса;

12.  регулярное подведение и разъяснение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.

В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести: контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку; тотальный контроль, порождающий несамостоятельность и иждивенчество людей; поверхностный контроль из недоверия или для проформы, например, за отлучками с рабочего места и пр.

Виды управленческого контроля

На практике существует три основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль предшествует активной деятельности, а тем более, конкретным результатам. По своему содержанию он является организационным, и решает задачу проверки готовности фирмы, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к предстоящей работе. Система управления проверяется с точки зрения соответствия существующей структуре организации, качества уже принятых решений, подготовленных документов, их адекватности имеющимся требованиям, правильности оформления, степени ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач.

Предварительный контроль персонала призван ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Для этого кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, их потенциальную способность выполнять предстоящую работу, наличие безопасных условий труда и быта, возможностей повышения квалификации, развития, творчества. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований к каждой категории специалистов. Его инструментами являются: тестирования, собеседования, изучение личных документов и пр. При этом изучается понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, требований техники безопасности, норма выработки, условий поощрения; состояние здоровья и способность выполнять свои обязанности (например, предполетный медицинский контроль у летчиков).

Предварительный контроль состояния материальных и финансовых ресурсов организации предполагает проверку наличия запасов сырья, материалов, комплектующих изделий на складах, соответствие их структуры и количества потребностям, гарантированность поставок, правильность поступления и расходования денежных средств и пр. Основой предварительного контроля является ее бюджет, или смета, позволяющие проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Средствами контроля материальных и финансовых ресурсов являются проверки, ревизии, инвентаризация и т.п.

Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного.

1. Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации в процессе достижения ею конечных целей. Он ведется не только за количественными (например, уровнем производительности труда), но и за качественными показателями: внедрением и использованием достижений НТР, новых методов работы, технологий и пр.

2. Оперативный контроль, на практике сливающийся с оперативным управлением, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. Его объектами являются:

v движение изделий в рамках технологического процесса;

v соблюдение норм и нормативов расхода ресурсов;

v загрузка оборудования;

v организация труда, соблюдение его графиков;

v наличие запасов незавершенного производства и готовой продукции;

v уровень текущих затрат денежных средств.

Такой контроль проводится буквально одновременно с выполнением основной работы. Важнейшим объектом текущего контроля является качество продукции и услуг, оцениваемое на основе стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка. Контроль качества может быть сплошным (статистическим) и выборочным (если число его объектов слишком велико, или для проверки изделие требуется разрушать). Выборочный контроль требует меньше затрат, но подвержен риску случайных ошибок. Такой риск можно снизить путем увеличения числа проверяемых объектов, но при этом соответственно будут расти расходы.

Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть его карта, представляющая собой схему, на которую наносятся допустимые границы параметров качества и результаты измерений, что позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения.

В настоящее время основное внимание направляется не на выявление и исправление отклонений от стандартов качества, а на предупреждение их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т.п.

3. Итоговый контроль обычно связан с оценкой выполнения организацией (сотрудниками) планов (заданий). Он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон, выявление проблем и помех.

Данные итогового контроля используются для составления очередных планов и вознаграждения работников.