Выбор и внедрение системы

Современная жизнь состоит из альтернатив. Мы постоянно что-то выбираем. Это относится и к нашему быту, и к профессиональной деятельности. В простых ситуациях мы даже не задумываемся, что выбрать и как это сделать, в сложных – мы выстраиваем целые системы принятия решений и разрабатываем для этого математический аппарат.

Выбор программного обеспечения для автоматизации управления предприятием задача не совсем простая даже для небольших предприятий. И дело здесь даже не в сложности объекта выбора как такового, а большей частью, в том, что от этого объекта могут сильно зависеть результаты деятельности вашего предприятия.

Выбор корпоративной системы осуществляется в несколько этапов:

─ подготовительный;

─ анализ объекта и системы управления;

─ осуществление выбора системы;

─ выбор организации, занимающейся внедрением;

─ реализация и настройка системы;

─ обучение пользователей;

─ тестовое испытание системы.

На подготовительном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта (как правило - консалтинговые организации), которые будут работать над внедрением системы на предприятие. Если проект масштабный, то необходимо будет создавать некую виртуальную структуру – проектную группу, со своей администрацией и исполнителями, которая будет осуществлять не только работы по выбору, но и впоследствии участвовать во внедрении и сопровождении программного обеспечения. Одним из факторов, ограничивающим желания и возможности, являются деньги, точнее уровень финансирования, необходимый для удовлетворения желаний и реализации возможностей. Поэтому, прежде всего, необходимо определиться с бюджетом проекта автоматизации. На этом этапе нет необходимости делать детальный бюджет. Достаточно будет определить с порядком сумм, выделяемых на автоматизацию

На этапе «Анализ объекта и системы управления» выполняется обследование и изучение системы управления. Анализируется существующая организационная структура управления, применяемая технология производства, система документооборота, связи с внешними организациями и системами. Создается модель системы и объекта управления, которая предназначена для выявления и анализа недостатков существующей системы управления.

Не просто важно, а жизненно необходимо в самом начале определиться с целями внедрения. Они, как правило, совпадают с целями бизнеса компании, по крайней мере, должны совпадать. На их основе и под их влиянием будут разрабатываться требования к АИС, определяться очередность и логические рамки внедрения.

Кроме целей внедрения, необходимо определить критерии повышения эффективности работы предприятия, некоторая их часть будет напрямую зависеть от поставленных целей, а другая нет. Вы должны определить - за счет чего после проведения автоматизации Ваше предприятие будет работать лучше и за счет чего окупятся затраты на проект внедрения АИС.[20]

На этом же этапе формируются функциональные и технические требования к создаваемой системе, методам и технологиям работ, инструментальным средствам создания системы.

На этапе «Осуществление выбора системы» осуществляется непосредственный выбор системы. Критериями при выборе АИС как правило являются:

─ Совокупная стоимость владения. Сумма затраты на покупку и внедрение системы является одним из самых важных критериев.

─ Функциональная полнота. Возможность системы служить тому для чего она была создана.

─ Масштабируемость. Можно рассматривать функциональную масштабируемость, т.е. возможность при необходимости приобрести или активировать дополнительные модули, которые не требуются на начальных этапах проекта по автоматизации, и масштабируемость по мощности, т.е. способности системы нормально функционировать и оперативно реагировать на действия пользователя при увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов, росте объема существующих данных.

─ Технологичность. Это такие показатели как интегрированность (использование всеми модулями одной базы данных, однократный ввод данных), интегрируемость (возможность автоматического, полуавтоматического и ручного обмена данными с существующими приложениями), открытость системы (возможность модификации функциональности с помощью встроенных или внешних средств разработки, путем изменения исходных кодов функций и процедур, ядра системы, интерфейсных форм, структуры и модели данных и т.п.)

─ Инвариантность по отношению к бизнесу. Возможность поддержки программным обеспечением разных видов бизнеса. Например, производства продуктов питания и оказания автотранспортных услуг. Этот критерий особенно важен для корпоративных структур с диверсифицированными видами деятельности.

─ Перспективы развития. Важно выяснить планы разработчиков в отношении развития и модификации системы. Были случаи, когда проекты по дальнейшей разработке и поддержке программного обеспечения просто прекращались разработчиками и клиенты оставались один – на – один со своими проблемами по развитию проектов автоматизации.[11]

Определившись с критериями можно приступать к самому интересному и не менее сложному этапу непосредственному выбору системы. Хоть рынок АИС не так и велик, но программ на нем представлено довольно много. Если почитать рекламные материалы разработчиков и поставщиков различных систем, то складывается впечатление, что все программы делают одно и то же, и лишь немного отличаются одна от другой, в основном стоимостью. И у потенциальных покупателей возникает законный вопрос, а зачем покупать и внедрять большую и дорогую систему, если вот есть маленькая и более дешевая, которая делает все то же самое.

Для начала необходимо определить класс системы. Выбор определенного класса позволит значительно сократить затраты всех видов ресурсов и избежать таких казусов, как участие в одном конкурсе, например, 1С и SAP, что случалось на практике. Естественно, что нельзя определить четкую границу между классами, но выбрать необходимый класс для ориентира, конечно, можно. Необходимо проанализировать типы задач, решаемых системами одного класса, их основные функциональные возможности, основные стоимостные и временные характеристики проектов по внедрению этих систем. Сопоставьте эти данные с требованиями и выбрать необходимый класс. Существует довольно четкая зависимость между классом АИС, его возможностями и уровнем стоимости. Если в результате анализа получается, что под бюджет попадает один класс, а под требования – другой, то, явно, необходимо что-то менять. Или умерить аппетит по требованиям или выделять больший бюджет.

Когда эта работа будет завершена, то из тех же отчетов о классификации Вы получите перечень основных, а в случае средних и крупных систем, практически, полный перечень представителей данного класса из которых, как правило, делается выбор.[23]

После осуществления выбора класса системы необходимо также выбрать организацию поставщика, занимающуюся внедрением этой системы.

При выборе поставщика необходимо учитывать:

─ Наличием в штате поставщика менеджеров проектов и перечнем проведенных ими проектов и решенных задач;

─ Разработанными шаблонами проектной корреспонденции;

─ Системой организации планирования и отчетности на проекте;

─ Системой принятия решений при выявлении проблем во время выполнения проекта;

─ Планируемым распределением ролей между участниками проектной группы;

─ Наличие у поставщика документарно - описанной политики по поддержке клиентов;

─ Тщательность проработки контракта на сопровождение и техническую поддержку;

─ Наличие отдельного подразделения, занимающегося техническим сопровождением;

─ Наличие специальных каналов связи (выделенные телефонные номера, адрес электронной почты, сайт, страницы в Интернет, посвященные поддержке);

─ Наличие специализированного ПО для автоматизации процесса приема и обработки проблем, возникающих у клиентов.[16]

 Процесс выбора можно начать составлением и рассылкой информационного письма о том, что предприятие планирует начать проект по автоматизации.. В нем кратко необходимо описать условия участия в проекте и запросить краткую информацию о поставщиках. Затем проводиться анализ поступивших документов и выбирается 3–4 поставщика.

После этого предприятие устраивает презентацию, где поставщики показывают свои возможности и возможности их систем. По её результатам выбирается поставщик и продукт.

На следующем этапе «Реализация и настройка системы» поставщик вместе с информационной службой производит установку и настройку системы. Этот этап может продолжаться в зависимости от размера компании от нескольких недель до нескольких месяцев.

Параллельно можно переходить к следующему этапу «Обучение пользователей». В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это значит, что ваши сотрудники будут вынуждены работать по-новому. И проблема не только в том, что их нужно поставить в известность о грядущих изменениях и научить работе в новых условиях. Основное, пожалуй, в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам, позитивно настроить коллектив. Раньше это называлось – «учесть человеческий фактор».

После установки и настройки можно осуществлять тестовое испытание системы. Тестирование системы позволяет проверить корректность ее настройки в режиме реального времени в течение определенного отчетного периода. В ходе этого тестирования могут вноситься уточнения в настройку системы, отслеживаться и исправляться ошибки, допущенные на прошедших этапах.