Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.

2019-12-29

158

Обсуждений (0)

0.00 из 5.00 0 оценок

Делопроизводство (традиционное определение) – сфера деятельности

связанная с обработкой информации.

Делопроизводство (соврем.) – это отрасль деятельности связанное с

организацией работы с официальными документами.

РАЗДЕЛ 1

Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и

стандартизация документов. Система документации.

План:

1. понятие о документе.

2. виды документов.

3. функции документов. Системы документации.

4. правила оформления управленческих документов. Понятие «реквизиты»

документов.

1.1.

Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с

реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – запись информации на различных носителях по

установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на

бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или

искусственном языках с использованием новых носителей информации. При

документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При

документировании на искусственных языках создаются документы на машинных

носителях.

Средства документирования – орудие используемые человеком для

создания документов:

- простые средства (ручки, карандаши)

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно

кино и видео техника)

- средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы

документирования (кино фото фоно документирование, электронное и

текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих

правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему

действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой

разновидности комплексов документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование

вида документа, адресат, дата, подпись).

Современные требования к оформлению организационной распорядительной

делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97).

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но

и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения

на документе.

Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство

документирования и единство документации как в рамках одного предприятия,

так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем

управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-

значимой информации.

Документы - носители первичной информации. Именно в документах

информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы

от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих

переработанную вторичную информацию.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и

характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой

продукцией

- экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую

государственную систему стандартизацию – иерархически организованную

систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения

документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и

материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации.

Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве

проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных

систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа,

обеспечивающих документированное представление данных в определенных

видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление

единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при

решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

классификаторы технико-экономической с социальной информации,

обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления

(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые

требования в документации управленческой деятельности и организации

работы с документами в органах государственного управления на

предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации

сокращения количества и повышение количества документов, создание

наиболее благоприятных условий для применения технических средств и

современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования

управленческой деятельностью, организации работы с документами,

механизации и автоматизации работы с документами.

1.2.

Различают следующие виды документов:

- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и

средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,

временные).

- По месту составления (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы, указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

1.3.

в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет

множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие

потребности.

Среди функций документа выделяются общие и специфические.

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

- информационная (любой документ создается для сохранения информации

т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления

документов)

- социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку

любой документ порожден той или иной социальной потребностью)

- камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между

отдельными элементами общественной структуры в частности между

учреждениями)

- культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных

традиций).

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

- управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией

наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые

для реализации целей управления)

- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых

норм и правоотношений в обществе)

- функция исторического источника (документ выступает в качестве

источника исторических сведений о развитии общества).

1.3.

Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых

требований к оформлению.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации.

Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего

государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы

составляют объект делопроизводства.

Организация работы с документами – предполагает организацию

документооборота учреждения, хранение документа и их использование в

текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных

процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их

создания исполнения или отправки.

В целях рациональные организации документа оборота все документы

делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые;

входящие, исходящие и внутренние).

Документопоток – совокупность документов выполняющих определенное

целевое назначение в процессе документооборота.

Система хранения документов – это совокупность средств, способов и

приема учета и систематизации документа с целью их поиска и использование

в текущей деятельности учреждения.

1.4.

При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные об организации

08 – наименование вида документа

09 – дата документа

10 – регистрационный номер документа

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

12 – место составления или издания документа

13 – гриф ограничения доступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждения документа

16 – резолюция

17 – заголовок к тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа

20 – отметка о наличии приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования документа

23 – визы согласования документа

24 – печать

25 – отметка о замирении копии

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28 – отметка о поступлении документа в организацию

29 – отметка для автоматического поиска документа.

1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о

государственном гербе РФ.

2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами

субъектов РФ.

3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках

организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если

на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не

воспроизводят.

4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору

предприятий.

5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору

управления документации.

6. – наименование организации должно соответствовать наименованию,

закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном

языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и

располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО

«СИГМА»

“SIGMA” Ltd

7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес,

номер телефона и

другие сведения по решению организации (номера факсов,

счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в

интернете). Пример: 352290

Краснодарский край

Отрадненский р-н

Ул. Мира

АО «ОГОНЕК»

Р/с 20012345627744121235

Тел.:

Факс:

8. – наименование вида документа составляемого или изданного в

организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам

документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется

заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.

9. – датой документа является дата его подписания или утверждения.

Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности:

день, месяц, год.

10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера,

который можно дополнять.

11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и

дату, на который дается ответ.

12. – указывают в том случае если затруднено его определение по

реквизитам.

13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО),

конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в

правом углу.

14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в

именительном падеже, должность в дательном падеже.

15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу

документа. Документ может утверждаться должестным лицом или

специальным создавшим документом. При утверждении документа

должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,

наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и

её расшифровка, ее дата.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Гениральный директор

ЗАО «ГРАНД»

Личная подпись расшифровка подписи

16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и

включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается)

- содержание поручения (конкретные действия)

- срок исполнения

- подпись руководителя и дата подписания.

Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

К 18.09.01 личная подпись 18.08.01

17. – заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок

согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о

чем, о ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

2). АКТ

списания продукции.

18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением,

осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на

поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе

«контроль».

19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части

указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй

выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание

документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную

часть.

20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его

наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких

приложений то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.

2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17

экз.

Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом

верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия

распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.

Пример: Приложение 1

К приказу директора ОАО «ЭРА»

От 01.04.2001 №12

21. – подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с

указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись

и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22. – гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО»,

должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование

организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).

Пример: СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись ее расшифровка

18.09.01

23. – визы согласования документа включает подпись визирующего, ее

расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.

Пример: Юрист консулат

Подпись ее расшифровка

18.09.2001

24. – печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документах

предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право

лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25. – отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии

документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно»,

должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата

замирения.

Пример: Верно

Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка

18.09.2001

Для замирения более важных документов расставляется печать.

26. – отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер

его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при

отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем

углу.

27. – отметка об исполнении документа и направление его в дело включает

следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует

документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа

ссылку на его дату и номер документа.

28. – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый

номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в

организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным

способом у нижнего поля первого листа документа.

29. – отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие

данные о документе.

При печатании документов используют 8 стандартных положений

табулятора:

0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к

тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об

исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в

дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,

«ПРЕДЛАГАЮ».

1. - на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.

2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и

трафаретных текстов.

3. – на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и

трафаретных текстов.

4. – на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат».

5. – на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф

ограничения доступа к документу».

6. – на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

7. – на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с

документа.

Бланки документов.

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не

зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его

юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты,

входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на

стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный

(фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков

для организационно-распорядительных документов:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем.

Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб,

эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как

вида документа и разработка специального бланка для писем связано со

спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не

требуют адресной информации.

Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации»,

«Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем

обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа»,

«Регистрационный номер», «Ссылка на доту и регистрационный номер

документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы,

наименование вышестоящей организации.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование

организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания

документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или

эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по

ОКОД.

Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве

государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому

бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают

следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные

об организации», «Место составления или издания документа». Если правом

подписи документа обладает не только руководитель организации, но и

руководители структурных организаций, а также дожестные лица, то

организация может иметь бланки структурных подразделений и должестных лиц.

При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4

(210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков

формата А3 и А6.

Виды служебных писем

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис» В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД Классификация служебных писем Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов. Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера. Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу). Классификация официальной переписки

Признак	Группа переписки
Вид связи	Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо
Территория	Внутренние (внутри страны), международные письма
Место в информационном обмене	Инициативные письма, письма-ответы
Завершенность информационного обмена	Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа
Положение в системе документооборота	Поступающие, отправляемые письма
Уровень типизации	Типовые письма, письма в произвольной форме
Композиция	Простые, сложные письма
Отношение к действиям партнеров	Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др.
Отношение к полноте и точности информации	Запросы, подтверждения, опровержения и др.
Тематика	По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д.
Отношения в иерархии управления	Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций
Правовой статус корреспондента	Письма юридическим и физическим лицам, ряду организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы
Число адресатов	Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов
Количество писем от одного автора	Первичное, повторное письма
Наличие информации об адресате	Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием "директивное письмо". В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем к проекту состава экзаменационной комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора»).

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно просим Вас…

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в

2019-12-29

158

Обсуждений (0)

0.00 из 5.00 0 оценок

Обсуждение в статье: Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓