Задачи и цели составления должностной инструкции

Для правильной организации и эффективной деятельности подразделения необходимо, чтобы должностные инструкции работников закрепляли наиболее оптимальное для подразделения на данный момент времени разделение труда, поэтому при регламентированных изменениях в деятельности подразделения необходимо вносить изменения в должностные инструкции работников. При незначительных изменениях или частичном перераспределении обязанностей между работниками изменения в должностные инструкции вносятся приказом или распоряжением руководителя (заместителя руководителя) организации (в зависимости от того, кто утверждал должностные инструкции). Необходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера. Одна из задач руководителя подразделения в связи с этим – отслеживание регламентированных нормативными правовыми актами изменений в деятельности организации и ее подразделений в целях их отражения в должностных инструкциях работников.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность, поэтому должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение деятельности каждого работника, например: Должностная инструкция старшего бухгалтера по расчетам заработной платы; Должностная инструкция старшего бухгалтера по учету основных фондов и др.

Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они обеспечивают четкое разграничение обязанностей между работниками, позволяют исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ, организовать взаимодействие работников при выполнении сложных работ. Должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия, а также позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. Должностная инструкция должна отражать весь круг должностных обязанностей работника, предусматривать определенный комплекс полномочий и ответственность работника. Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки.

При разработке должностных инструкций используется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изменениями).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является нормативным документом. Справочник подразделяет работников организации на три категории в зависимости от выполняемых ими функций: руководители (преимущественно выполняют организационно-административные функции), специалисты (за ними закрепляются аналитико-конструктивные функции), технические исполнители (их задача – информационно-техническое обслуживание).

Квалификационные характеристики каждой должности содержатся в трех разделах: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». В разделе «Должностные обязанности» устанавливаются основные трудовые функции работника, в разделе «Должен знать» – требования к специальным знаниям, методам, которыми должен владеть работник, в разделе «Требования к квалификации» определяется уровень профессиональной подготовки, необходимый для выполнения функциональных обязанностей.

В процессе подготовки должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами: руководителем подразделения, руководителем отдела кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим работу подразделения, если должностные инструкции утверждаются руководителем организации. Визы проставляются на первом экземпляре документа. Должностные инструкции могут утверждаться заместителями руководителя организации, если им предоставлено это право. Юридическую силу должностные инструкции приобретают после их утверждения.

В целях повышения ответственности работников за выполнение должностных обязанностей каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией после ее утверждения или при приеме на работу. На первом экземпляре должностной инструкции на последней странице проставляется ознакомительная виза работника по форме: С инструкцией ознакомлен (подпись, дата).

Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в деле, копии – у работников.