Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь  


Систематизация  документов в организации




 

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:

Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел, (томов, частей) Срок хранения и статьи по перечню Примечания
1 2 3 4 5
         

Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа



Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

 Систематизация документов любой организации является одной из важнейших задач делопроизводственной службы. Ведь очень часто для анализа работы компании и принятия верных решений в ведении дел приходится обращаться к уже исполненной документации. Но возможно ли в куче различных разрозненных бумаг, скопившихся в офисе за годы активной работы, быстро найти нужный? Для решения данной проблемы и необходима систематизация документов.

 В первую очередь, это подразумевает под собой комплектование документов в дела. Дело – это совокупность различной документации, относящейся к одному участку или периоду работы организации. Документация подшивается в отдельную обложку с заголовком – этикеткой. Дела же, в свою очередь, регистрируются в специальном перечне с обязательным указанием наименования и срока хранения. Данный перечень носит название «номенклатура дел». По истечении определенных сроков, дела, соответственно правилам, установленным в нормативных документах, передаются либо в архив организации, либо в государственный архив.

Систематизация документов включает в себя не только правильную формальную регистрацию, но и такой аспект, как физическая сохранность документации. Для этого бумаги подшиваются в специальные папки-регистраторы или твердые обложки. К тому же, с момента заведения дела и до момента его сдачи в архив, рекомендуется хранить документы в специально отведенных местах. За обеспечение сохранности документов в организациях, как правило, отвечают сотрудники отдела делопроизводства.

Систематизация документов применяется не только для дел постоянного хранения, но и для дел, срок хранения которых менее 10 лет (дела временного хранения).

 Систематизация документов значительно облегчает процесс работы. Данная процедура способствует возможности оперативного обращения к любому нужному документу и сводит риск потери важных бумаг почти к нулю

Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой



Читайте также:
Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы...
Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация...
Как построить свою речь (словесное оформление): При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (103)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.008 сек.)
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7