Регистрация и учет документов

Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые запол­няются на основании данных основной надписи черте­жей и титульных листов переплетенных учтенных еди­ниц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-иссле­довательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. [27]В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, прислан­ные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: ин­вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ­ственного исполнителя темы, количество листов, эк­земпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической доку­ментации регистрируются полистно. На каждый кон­структорский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомога­тельного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло­гических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, при­своенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентар­ной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной до­кументации для строительства аналогична инвентар­ной книге на конструкторскую документацию. Регист­рация подлинников проектной документации в инвен­тарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным само­стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин­вентарные книги на каждое сооружение, объект. В пре­делах каждой части на каждом чертеже или тексто­вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от­дельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.[28]

Заключение

Научно-техническая информация — неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ­ных условиях специалист физически не в состоянии са­мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до­кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.

Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех­нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про­водится их подробный анализ, устанавливается сход­ство, различие и т.д., и, в конце концов, создается про­ект стандарта.

Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес­сорско-преподавательским составом высших и сред­них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.

Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало­ги своих работ, в которые включены сведения о типо­вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.

Список использованной литературы

1. Ларьков Н. С. Документоведение

2. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991. – 217 с.

3. Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: учебно-практическое пособие.- Москва 2006. – 197 с.

4. ГОСТ 12.2.016.5-91 Система стандартов безопасности труда. Оборудование компрессорное. Шумовые характеристики и защита от шума. Построение (изложение, оформление, содержание) технических документов

5. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1983.

6. ГОСТ РФ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997.

7. ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам

8. ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации

9. Менеджмент «Теория и практика документной информации»

10. Константинов Ю. Н. «Теория и практика документной информации»

11. Справочник. Терминология государственной системы стандартизации. М. : Издательство стандартов, 1989. – 144 с..

12. Анодина Н.Н.Документооборот в организации.- М.: 2006. – 172 с.

13. ГОСТ 3.1001-81 Единая система технологической документации

14. Лобода Е.А. Мартынов В.Г. Единая система технологической документации. Справочное пособие. М.: Издательство стандартов, 1992. – 325с.

15. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

16. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 1973.

[1] ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1983.

[2] Ларьков Н. С. «Документоведение»

[3] Анодина Н.Н.Документооборот в организации.- М.: 2006. – 172 с.

[4] Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: учебно-практическое пособие.- Москва 2006. – 197 с.

[5] Лобода Е.А. Мартынов В.Г. Единая система технологической документации. Справочное пособие. М.: Издательство стандартов, 1992. – 325с.

 

[6] ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1983.

[7] Ларьков Н. С. «Документоведение»

[8] Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 1973.

 

[9] Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991. – 217 с.

[10] Константинов Ю. Н. «Теория и практика документной информации»

 

[11] Лобода Е.А. Мартынов В.Г. Единая система технологической документации. Справочное пособие. М.: Издательство стандартов, 1992. – 325с.

[12] Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: учебно-практическое пособие.- Москва 2006. – 197 с.

 

[13] Е.А.Лобода, В.Г.Мартынов. Единая система технологической документации. Справочное пособие. М. : Издательство стандартов, 1992. – 325 с.

[14] Е.А.Лобода, В.Г.Мартынов. Единая система технологической документации. Справочное пособие.

[15] Ларьков Н. С. «Документоведение»

[16] Константинов Ю. Н. «Теория и практика документной информации»

[17]ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам

[18] ГОСТ 12.2.016.5-91 Система стандартов безопасности труда. Оборудование компрессорное. Шумовые характеристики и защита от шума. Построение ( изложение, оформление, содержание) технических документов.

[19] ГОСТ 21.101-97 Межгосударственный стандарт «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации»

[20] ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации

[21] Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988.

[22] Справочник по терминологии государственной системы стандартизации

[23] Менеджмент «Теория и практика документной информации»

[24]Константинов Ю. Н. «Теория и практика документной информации»

[25] В.В.Борискин. Н.М.Поликарпова. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. Учебно-практическое пособие.

[26] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

 

[27] Н.Н.Анодина документооборот в организации. Практическое пособие.

[28] Н.Н.Анодина документооборот в организации. Практическое пособие.