Определение метода закупок.

Введение

Основная цель закупочной логистики заключается в удовлетворении потребностей предприятия с предельно возможной экономической эффективностью. Для достижения этой цели следует соблюдать такие условия, как:

 

1) выдержевание обоснованных сроков закупки ресурсов

 

2) обеспечение верного соответствия между количеством поставок и потребностями в них

 

3) соблюдение требований производства по качеству закупаемых ресурсов.

 

В данной работе рассматривается сущность и задачи закупочной логистики, где более подробно говорится о двух основных задачах. Во первых это задача «сделать или купить», а так же задача выбора поставщика. Так как закупочная логистика исследует материальный поток в целом, учитывая транспортировку материала, то так же следует рассмотреть способы доставки материала - это система «Точно в срок» и «Канбан». Так же важным элементом или частицей является правовая сторона закупок, то есть документальное оформление заказа. И наконец в заключительной части  рассматривается понятие и функции государственного заказа, а так же принципы его формирования и формы размещения.

 

 

1. Сущность закупочной логистики

 

Закупочная логистика – процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранение, выдача, производство.

Любое предприятие, где существуют материальные потоки, имеет в своем составе службу, производящую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и др. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

· элементом микрологистической системы (обеспечивает реализацию целей этого предприятия);

 

· элементом макрологистической системы (обеспечивающим реализацию целей и связей системы, в которую входит предприятие);

 

· самостоятельной системой, имеющей структуру, элементы и собственные цели.

 

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней:

1. Служба снабжения, как элемент организовавшего ее предприятия, должна идеально вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение-производство-сбыт. Обеспечение высокой степени гармонии действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные концепции организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых подразделений на предприятии с учетом постоянных изменений в масштабе реального времени.

Цепь снабжение-производство-сбыт обязана строиться на базе современной концепции маркетинга, другими словами в начале должна разрабатываться стратегия сбыта, следом исходя из нее, стратегия развития производства, и уже после этого - стратегия снабжения производства. Необходимо подчеркнуть, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал способов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при исследовании рынка сбыта. Маркетинг не предполагает также и способов системной организации всех участников процесса движения материалов от первичного источника сырья до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, разрешающие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

2. Как элемент макрологистической системы служба закупок вводит хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая экономические, технико-технологические, и методологические вопросы, связанные с поставкой ресурсов. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает введение предприятия в макрологистическую систему. Смысл логистики в получении дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, от персонала службы закупок реализации целей собственного предприятия не как отдельного объекта, а как части всей логистической системы.

Логистическое интегрирование с поставщиками достигается благодаря комплексу мер экономического, технического, технологического и методологического характера. В основе этого объединения должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, ориентация на готовность сделать встречный шаг даже в том случае, если это не принесет прибыли. Отношения с поставщиками в логистике должны строиться на следующих принципах:

- Следует знакомить поставщика со своими задачами, а так же быть в курсе его деловых операций

- Обращаться с поставщиками как с клиентами фирмы

- Выражать готовность помочь в случае возникновения сложностей у поставщика

- Учитывать в работе интересы поставщика

- Строго придерживаться принятых на себя обязательств

3.Результативность работы службы закупок, возможность осуществления перечисленных целей, как на уровне макрологистики, так и на уровне предприятия, в значительной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

 

 

Планирование закупок

Служба закупок.

 

В соответствии с компетенцией логистики, в ходе обеспечения предприятия предметами труда, должны проводиться мероприятия по применению системного подхода к управлению материальными потоками в рамках самой службы снабжения.

Для обеспечения предприятия предметами труда ставятся следующие задачи:

• определение предмета (структуры) закупок;

• определение объема закупок;

• выбор поставщика;

• определение условий закупок.

Задача определения предмета закупок решается с целью выявления потребности в сырье и материалах, их качественных и эксплуатационных характеристик, параметров спецификации.

Объем закупок согласуется с другими отделами предприятия (финансовым, бухгалтерией, производственным, складским). Определяется нужное количество материальных ресурсов, проверяется наличие данного товара на складе.

Выбор поставщика требует подробного анализа рынка интересующей фирму продукции, потенциальных и существующих поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных из них.

Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты. Оговариваются такие вопросы, как цена, качество поставляемых ресурсов, сроки поставки, условия оплаты, доставка ресурсов и т.п.

Кроме того, необходимо выполнить работы:

- Заключить договор;

- Проконтролировать исполнение договора;

- Организовать доставку;

- Организовать складирование

Существует два основных варианта осуществления закупки, принципиально отличающихся друг от друга путями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия ресурсами.

 

 

 

Рис. 2.1

 

На рисунке 2.1 продемонстрирован вариант организационной структуры предприятия с разделением задач между разными функциональными подразделениями:

 1. Дирекция по производству решает задачи: что закупать и сколько закупать, так же здесь выполняются работы по складированию закупаемых ресурсов.

2. Дирекция по закупкам определяет: у кого закупать и на каких условиях, здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение.

В результате управление материальными потоками в процессе снабжения предприятия ресурсами разделено между различными подразделениями, что ведет к снижению эффективности.

Другой вариант, представленный на рисунке 2,2 подразумевает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках, что ведет к широким возможностям логистической оптимизации материального потока на стадии закупок.

 

 

 

 

Рис. 2.2

 

2.2 Анализ, определение потребностей и расчет закупаемых материалов.

 

Закупочная логистика, является началом логистической системы, представляющей собой процесс движения материальных ресурсов с рынка закупок до складов предприятия.

Для эффективной работы закупочной логистики следует знать, какие материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающих слаженность работы всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих снабженческих задач:

- Определение потребностей и расчет количества нужного ресурса;

- Определение метода закупок;

- Согласование цены и заключение договора;

- Установления контроля за количеством, качеством и сроками поставок;

- Организация размещения товара на складе.

Правильное планирование и информационное обслуживание закупочной логистики позволяет также уравновесить противоречия между необходимостью постоянного снабжения производства и минимизацией запасов на складе.

В процессе планирования закупок следует определить:

- Какие ресурсы требуются;

- Количество ресурсов, которое понадобится для производства продукта;

- Время, когда они понадобятся;

- Возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

- Требуемые площади складских помещений;

- Издержки на закупки;

- Возможность организации производства некоторых деталей на своем предприятии;

Существует огромное количество методов определения того, сколько нужно закупать ресурсов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информацию о том, как использовались аналогичные ресурсы в прошлом.

Самым распространенным является закон Парето, который известен так же, как анализ ABC: при закупке менее 20 % товара расходуется более 80 % средств.

Расчет расхода сырья производится помесячно и поквартально. Расход проверяется в соответствии с контрольными данными о запасе материальных ресурсов. Эти расчеты соотносятся с тенденцией цены и прогнозами наличия сырья, которое планируется закупить, после чего разрабатывается план покупки. Если по прогнозам предполагается большая поставка сырья и возможное уменьшение цен, то, скорее всего, политика в области закупок будет заключаться в снижении запаса до самого низкого уровня. С другой стороны, если по прогнозам планируется небольшой объем поставок и имеется тенденция к росту цены, политика в области осуществления закупок будет обеспечивать адекватный объем имеющегося запаса в соответствии с контрактом.

За последнее время разработаны новые логистические системы, нацеленные на планирование потребностей ресурсов, такие как: JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT и др.

Система "JIT" (поставки "точно в срок") основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов "точно в срок" позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.

Система KANBAN предусматривает, что на все производственные участки строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только запланированного количества продукции. Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы снижаются на 50 %, готовой продукции - на 80, производительность труда повышается на 20-50 %.

Система MRP-1 - одна из наиболее популярных в мире, основанная на логистической концепции "планирования потребности в материалах ". Эта системы располагает широким набором машинных программ, которые обеспечивают согласование и оперативное регулирование снабженческих, производственных и сбытовых функций в режиме реального времени.  Основные цели этой системы - удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки, закупочных операций.

Система MRP-II - система планирования потребности в матереалах второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского спроса, достигаемое путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.

Система SDP - это усовершенствованная система "точно в срок" - представляет систему планирования потребностей в материалах для упорядочения организации материалов и прогнозирования их количества.

Система LP ("плоского/стройного производства") по существу также является развитием концепции "точно в срок" и включает элементы KANBAN и "планирования потребности в материалах". Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели - высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования.

Система DD Т (реагирование на спрос) - модификация концепции планирования потребности в материалах. Наиболее известны четыре варианта концепции: "точка заказа (перезаказа)", "быстрого реагирования", "непрерывного пополнения запасов" и "автоматического пополнения запасов".

 

Определение метода закупок.

 

Определение метода закупок зависит от сложности конечного продукта и от состава его комплектующих.

Существуют три основных метода закупки:

- Регулярной закупки мелкими партиями;

- Оптовой закупки;

- Закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои плюсы и минусы, которые следует учитывать, чтобы сократить издержки и сберечь время.

1. Регулярные закупки мелкими партиями. Суть этого метода заключается в том, что покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течении определенного периода.

Преимущества: товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий, тем самым ускоряется оборачиваемость капитала; происходит экономия складских помещений; т.к. оформляется только заказ на всю поставку, уменьшаются затраты на документирование поставки. Недостатки: необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе; вероятность заказа избыточного количества.

2. Закупка товара одной партией. В этом случае за один раз производится поставка товаров большой партией (оптовые закупки). Преимущества этого метода заключаются в простоте оформления документов, гарантии поставки всей партии, а также наличии повышенной торговой скидки. Недостатками являются: замедление оборачиваемости капитала и большая потребность в складских помещениях..

3. Ежемесячные (ежедневные) закупки по котировочным ведомостям. Этот метод закупки применяется там, где закупаются быстро используемые и дешевые товары.

Котировочные ведомости составляются ежемесячно (ежедневно) и содержат следующие сведения:

1. Полный перечень товаров;

2. Количество товара, имеющегося на складе;

3. Требуемое количество товара.

Преимущество этого метода: своевременность поставок; ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение.

1) Получение товара по мере необходимости. Этот метод схож с методом регулярной поставки товаров, но имеет следующие особенности:

§ Количество поставки  определяется приблизительно;

§ Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

§ Оплата производится только за поставленное количество товара;

§ По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: ускорение оборота капитала; отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; минимум работы по оформлению документов.

2) Закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод применяется, когда производится покупка редко используемых товаров, а также когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается в момент потребности, и вывозится со складов поставщиков.

Недостатком этого метода является рост издержек, из-за необходимости детального оформления документации при каждом заказе, так же измельченностью заказов и множеством поставщиков.