Порядок проведения ревизии материальных ценностей

Основной целью деятельности кредитной организации, как, впрочем, и любой другой коммерческой организации, является извлечение прибыли, что достигается в том числе и действиями, направленными на снижение издержек и минимизацию рисков. В этой связи цель ревизионной работы в кредитной организации состоит прежде всего в создании условий, при которых вероятность финансовых потерь кредитной организации вследствие хищений, утрат ценностей или претензий контролирующих органов была бы минимальной.

Для достижения этой цели можно выделить несколько стоящих перед кредитной организацией задач.

Первой и основной задачей является проверка соответствия фактического наличия ценностей в месте их постоянного хранения данным учетных регистров - книг учета ценностей и бухгалтерского учета.

В качестве второй задачи следует считать проверку соблюдения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, установленного порядка хранения наличных денег и ценностей.

Каких же основных принципов необходимо придерживаться кредитной организации при определении порядка проведения ревизии ценностей?

Первый принцип - обеспечение невозможности сокрытия ответственными лицами недостач ценностей. Все ценности с момента начала ревизии берутся под контроль руководителем ревизионной комиссии.

Второй принцип - соблюдение интересов клиентов кредитной организации, то есть проведение ревизии не должно нарушать нормального процесса кассового обслуживания клиентов.

Третий принцип - наличие и документирование всех основных этапов проведения ревизии:

· подготовка распорядительного документа, определяющего состав ревизионной комиссии, дату, время проведения ревизии, лиц, на которых возлагается ответственность за сохранность ценностей, размер контрольного пересчета;

· подготовка учетных регистров, пересчет ценностей (в том числе контрольный полистный, поштучный);

· сверка результатов пересчета с данными учетных регистров;

· оформление результатов проведенной ревизии - актов;

· при необходимости проведение расследования случаев выявления недостач/излишков и оформление результатов этих расследований;

· рассмотрение результатов проведенной ревизии руководителем кредитной организации (или иным уполномоченным на это лицом).

Перед принятием решения о проведении ревизии ценностей члены рабочей группы знакомятся с актами о проведенных кредитной организацией ревизиях ценностей за последние два или три квартала, предшествующих назначению ревизии ценностей уполномоченными представителями Банка России. При этом устанавливается:

· количество хранилищ ценностей кредитной организации;

· количество работников кредитной организации, участвовавших в ранее проведенных кредитной организацией ревизиях ценностей, их должности и направления деятельности в кредитной организации;

· наименование и виды ценностей, подлежащих ревизии;

· остатки и обороты по лицевым счетам, на которых учитываются ценности;

· соблюдение кредитной организацией установленного порядка и сроков проведения ревизий ценностей.

В соответствии с Положения № 318-П ревизия проводится не реже одного раза в год, при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также по требованию руководителя или членов рабочей группы учреждения Банка России, осуществляющих проверку деятельности кредитной организации. Кроме того, установлено право кредитной организации определять необходимость проведения ревизии при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

В период ревизии проводится проверка всех ценностей, находящихся в хранилищах ценностей кредитной организации по состоянию на одну дату.

При проведении ревизии ценностей в многофилиальных кредитных организациях допустимо использование принципа поэтапной ревизии ценностей (ревизия ценностей по отдельным лицевым счетам). Информацию об его использовании рекомендуется отражать в акте проверки кредитной организации.

При проведении ревизии ценностей проверяется фактическое наличие ценностей в хранилище ценностей в порядке, определенном руководителем кредитной организации.

Приступив к ревизии ценностей, руководитель ревизионной комиссии опечатывает (опломбировывает) хранилище ценностей, берет под свой контроль все ценности, находящиеся под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Количественный состав ревизионной комиссии имеет смысл определять исходя из объемов ревизуемых ценностей либо отталкиваясь от типа ревизуемого подразделения (в главных хранилищах кредитной организации и филиалов оптимальное общее количество участников ревизионной комиссии - 3-4 человека). В более мелких подразделениях право определять количество участников ревизионной комиссии возложено на должностное лицо кредитной организации (филиала), имеющее право подписи распорядительных документов на проведение ревизий. Членами ревизионной комиссии могут являться сотрудники кредитной организации либо временной администрации и территориального учреждения Банка России (в случае введения временной администрации).

О проведенной ревизии ценностей кредитной организации составляется акт ревизии ценностей за подписью всех работников кредитной организации и членов рабочей группы, участвовавших в ревизии, а также должностных лиц кредитной организации, ответственных за сохранность ценностей. Один экземпляр акта ревизии ценностей остается в кредитной организации, другой - передается руководителю рабочей группы и прикладывается к акту проверки.

Причины всех выявленных расхождений фактического наличия ценностей с данными учета указываются в акте ревизии ценностей или оформляются объяснительными записками.