Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь  


Применение информационного подхода к выбору программы для автоматизации деятельности турфирмы




 

Объектом выбора являются программы для автоматизации делопроизводства турфирмы:

БОСС-Референт;

ДЕЛО;

ЕВФРАТ-Документооборот;

DIRECTUM;

DocsVision;

ЭффектОфис;

LanDocs.

Формулирование цели

Целью выбора программы для автоматизации деятельности делопроизводства турфирмы является:

Простота использования;

Финансовая доступность;

Сокращение затрат рабочего времени на составление отчетов;

Требования к техническому оснащению.

Анализи отбор значимых факторов

Начнем знакомиться с сайтами производителей и описаниями программных продуктов. Выберем те программы, с которыми имеет смысл познакомиться поближе, а из них выберем самую оптимальную.

Значимые факторы при отборе программ:

Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей (полный функционал)

Фактор очень важный, т. к. без его оценки, затраты будут непредсказуемы и могут сильно ударить по бюджету турфирмы. Поэтому стоит проанализировать стоимость продуктов и определить ценовые планки.

Использование ЭЦП

Безусловно, одно из главных условий сохранения целостности и правомочности электронных документов.



Автоматическое сохранение всех редакций документа

Это условие позволяет проследить все изменения в документе, которые могут быть и важными, и нет, а также персонифицировать и датировать эти изменения.

Системные уведомления

Функции относятся к удобству интерфейса, работы с системой.

Ведение секретного делопроизводства

Сохранение коммерческой и служебной тайны, конфиденциальности информации.

Интеграция с другим ПО

Тоже важный фактор, позволяющий использовать установленное до внедрения СЭД ПО, а также навыки персонала при работе с этим ПО.

Технические требования клиентского ПК

Если при внедрении любой ИС как правило необходимо устанавливать новые серверные станции, то ПК пользователей обычно подходят для клиентов, иногда после небольшой модернизации.

 

Поиск и отбор информации о вариантах

 

http://www.boss-referent.ru/about/

 


http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

 

 

http://www.evfrat.ru/

 

 

http://www.directum.ru/

 


 

Таблица 1. Формализованное представление информации

Наименован-ие программы Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, полный функционал системы, $ Использован-ие ЭЦП Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа Систем-ные уведомления Ведение секретного делопроизводства Возможности интеграции с другим ПО Технические требования клиентского ПК
БОСС-Референт 42 000,00 есть нет есть нет Microsoft Office, FineReader, OCR, CuneiForm, FaxChange, 1С. Pentium III 650, RAM 192 Mb, HDD 1,5Gb
DIRECTUM 38 855,00 есть есть есть нет Microsoft Office, FineReader, Бизнес-Люкс, 1С, SAP R/3, NS 2000, MS Project Pentium 4 Xeon 2000, RAM 2Gb, HDD: 2–3 диска.
LanDocs 33 735,00 есть есть есть есть Microsoft Office, 1С, FineReader. Pentium II 500, RAM 512 Mb, HDD 50Gb
ЕВФРАТ 27 400,00 есть нет есть есть MicrosoftOffice Pentium III 500, RAM 512 Mb, HDD 15Gb
DocsVision 9 200,00 есть есть есть нет Microsoft Office, 1С, FineReader. Pentium III 1Гц, RAM 512 Mb, HDD 300Gb
ДЕЛО 10 245,16 есть есть есть есть MicrosoftOffice, FineReader, подсистемы: «АРХИВНОЕ ДЕЛО», «ЭЦП и шифрование», «Дело WEB», «Поточное сканирование», «Мастер паролей» Pentium IV, RAM 512Mb, HDD 1Gb.
EffectOffice 6 295,36 опционально есть есть есть Microsoft Office, FineReader, «ЭффектГрафика», «ЭффектБлокнот» Pentium II, RAM 64Mb, HDD 1Gb  

 

Далее производится оцифровка значений качественных факторов. Для этого используются данные экспертных исследований. Выражаются значения этих факторов в числовом виде.

Шкала оцифровки для каждого фактора:

Оцифровка факторов «использование ЭЦП, автоматическое сохранение всех редакций документа, уведомления системные и ведение секретного делопроизводства» оцениваются по шкале от 1 до 3 – наличие функции есть высшая оценка

Фактор «стоимость» оценивается по шкале от 1 до 4, чем ниже стоимость, тем выше оценка.

Фактор «возможности интеграции с другим ПО» оценивается по отличиям в программном обеспечении в шкале от 1 до 7 (от плохих показателей к наиболее подходящим).

Фактор «технические требования клиентских ПК» оценивается по техническим параметрам компьютера, чем ниже требования, тем выше оценка (от 1 до 5).

 

Таблица 2. Оцифровка факторов

Варианты Стоимость Использован-ие ЭЦП Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа Систем-ные уведомления Ведение секретного делопроизводства Возможности интеграции с другим ПО Технические требования клиентского ПК
БОСС-Референт 4 3 1 3 1 5 2
DIRECTUM 4 3 3 3 1 7 1
LanDocs 3 3 3 3 3 4 4
ЕВФРАТ 3 3 1 3 3 1 3
DocsVision 2 3 3 3 1 4 3
ДЕЛО 2 3 3 3 3 6 2
EffectOffice 1 2 3 3 3 4 5

 

Таким образом, стоимость и технические требования оцениваются по принципу «чем меньше, тем лучше», остальные факторы – «чем больше, тем лучше»

Определение коэффициентов значимости факторов.

По десятибалльной шкале:

Стоимость – 10 баллов. Стоимость программы для автоматизации деятельности любого предприятия является важнейшим фактором.

Ведение секретного делопр-ва – 9 баллов. Данный фактор важен для обеспечения конфиденциальности информации.

Использование ЭЦП – 4 балла. На сегодня фактор носит почти обязательный характер.

Технические требования клиентского ПК – 5 баллов. Позволяет понять подходит ли существующее программное обеспечение на предприятии для установки данной программы.

Интеграция с другим ПО – 6 баллов. Данный показатель указывает на использование персоналом привычных навыков.

Автоматическое сохранение всех редакций документа – 3 балла. Иногда проследить маршрут документа внутри фирмы бывает чрезвычайно важно.

Системные уведомления – 2 балла. Данный фактор не является существенным для выбора системы.

 

Таблица 3. Нормализация коэффициентов значимости

Стоимость

10

0,243902439

Использование ЭЦП

4

0,097560975

Автосохранение версий документов

3

0,073170731

Системные уведомления

2

0,048780487

Секретное делопроизводство

9

0,219512195

Интеграция с др. ПО

6

0,146341463

Тех. требования ПК клиента

7

0,170731707

Сумма

41

1,000000000

 

Таблица 4. Вычисление взвешенной оценки

Нормализация значения коэффициентов значимости

Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $

Использование ЭЦП

Автоматическое сохранение всех редакций документа

Системные уведомления

Ведение секретного делопроизводства

Возможности интеграции с другим ПО

Технические требования клиентского ПК

Взвешенная оценка

0,243902439

0,09756

0,073171

0,04878

0,2195

0,1463

0,1707

 

0,210526316 0,15 0,05882353 0,1428571 0,06667 0,16129

0,1

0,132565609

0,210526316 0,15 0,17647059 0,1428571 0,06667 0,22581

0,05

0,142078729

0,157894737 0,15 0,17647059 0,1428571 0,2 0,12903

0,2

0,16995773

0,157894737 0,15 0,05882353 0,1428571 0,2 0,03226

0,15

0,138650747

0,105263158 0,15 0,17647059 0,1428571 0,06667 0,12903

0,15

0,119315882

0,105263158 0,15 0,17647059 0,1428571 0,2 0,19355

0,1

0,149488974

0,052631579 0,1 0,17647059 0,1428571 0,2 0,12903

0,25

0,147942326

 

По взвешенной оценке можно выделить безусловного лидера для автоматизации деятельности предприятия туристской отрасли. Программа LanDocs набрала большую оценку благодаря сочетанию функциональных особенностей. Также можно выделить Дело по этому же критерию и ЭффектОфис из-за низкой стоимости. Наименьшую оценку набрала программа DocsVision в связи со своими функциональными особенностями.

 

 


Заключение

 

Туристская отрасль – информационно насыщенная деятельность, поэтому является сферой растущего применения информационных технологий.

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. К информационным системам управления относятся системы электронного документооборота. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. При выборе указанных систем учитывают следующие показатели:

Функционал СЭД

Простота работы в СЭД

Невысокие затраты на обслуживание

Доступная стоимость

Существует несколько методов для выбора подходящего продукта. Одним из них является метод «информационного подхода к анализу процессов и явлений в сервисной и туристских сферах»

При его применении (приложение 1) была вычислена взвешенная оценка и получены следующие результаты:

Лучшие показатели имеют программы LanDocs и Дело.

Худший показатель у DocsVision.

Сравнивая показатели различных систем СЭД в приведенной таблице, имеем:

По стоимости лицензий для одновременной работы 50-ти пользователей наименьшие затраты у продуктов Эффект Офис, Дело и DocsVision. Системы LanDocs и Евфрат имеют средние показатели. Самые дорогие Босс Референт и Directum.

Все сравниваемые программы позволяют использовать электронно-цифровую подпись, только у Эффект Офис эта функция опциональна. Также все системы, кроме Евфрата, поддерживают автосохранение всех версий документа.

Босс Референт, DocsVision и Directum не поддерживают ведение секретного документооборота.

По возможностям интеграции с другим ПО Directum и Дело выглядят наиболее солидно, очень бедно обстоят дела у Евфрата – только MS Office.

По критерию технических требований к клиентскому ПК самые нетребовательные Эффект Офис и LanDocs, очень много ресурсов необходимо DocsVision и Directum.

Таким образом, можно утверждать, что простое сравнение различных информационных систем не позволяет осуществить выбор какого-либо продукта без точной оценки множества факторов. Взвешенная оценка значимых факторов дает более объективную картину, при этом необходимо правильно выбрать оцениваемые параметры.

 

 


Литература

 

1. Чудновский А.Д., Жукова М.А. Информационные технологии управления в туризме: учеб. пособие. – М.: КНОРУС, 2006.

2. Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.

3. Варакин Л.Е. Глобальное информационное общество: критерии развития и социально-экономические аспекты. – М.: Междунар. акад. связи, 2001.

4. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2007.

5. http://www.garant.spb.ru – Гарант Интернейшнл

6. http://www.doc-online.ru – Независимый портал О СЭД.

7. http://www.docflow.ru – Конференции Docflow. Исследование рынка СЭД.

8. http://www.boss-referent.ru/about/

9. http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

10. http://www.evfrat.ru/

11. http://www.directum.ru/

12. http://www.docsvision.com/o-sisteme/

13. http://www.effectoffice.com/

14. http://landocs.ru/

 

азмещено на

Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой



Читайте также:
Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе...
Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас...
Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (109)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.053 сек.)
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7