Информационная логистика.

Под информационным потоком подразумевается вся совокупность сообщений, используемая логистической системой и обрабатываемая ею для выполнения логистических операций, в том числе и с сырьём, и с материалами, и с комплектующими, и с конечной продукцией.

Информационный поток измеряется количеством информации в единицу времени.

Цель информационной сети обеспечить эффективную связь между участниками процесса управления. Информационное обеспечение материально-технического снабжения заключается в правильном оформлении отношений с поставщиками. В условиях рыночной экономики использование большинством фирм в хозяйственном обороте документов, введенных в прежние годы (заказ-наряд, различного рода накладные и т.п.), во многих случаях уже не удовлетворяют современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителя соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить следующие позиции:

1. Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом "Заказ" или " Заказ на поставку".

2. Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация и т.п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ. В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика.

 

6. Сроки поставки и количество поставленных товаров.

7. Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

 

8. Адрес поставки.

9. Цену. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленный товар.

10. Расчетный счет. Необходимо указать свои банковские реквизиты.

Во внешней среде деятельности фирмы причиной успеха или неудачи на рынке могут служить:

1) оперативное получение информации о том или ином событии или
коммерческой ситуации, сложившейся на рынке;

2) получение запроса на поставку или отказ от нее.

И в том и в другом случае также первостепенную роль играет комплекс информационного обеспечения. Под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевается также и сопроводительная информация. Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Основные необходимые документы:

• копия заказов должна быть направлена в подразделение - потребитель для проверки на соответствие уведомления о поставке фактически поступившего товара. При проверке используется и спецификации (описание товара);

• уведомление об отгрузке - отправляет поставщик после подготовки продукции к отправке. Указывается номер заказа и время поставки;

• сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию продукции и подтверждает, что эти товары предназначены именно для нашей фирмы;

• документ, подтверждающий получение поставки, используется для фактического подтверждения от потребителя.

 

Схема документооборота.

Расшифровка цифр:

1 - заказ на поставку

2 - письмо о согласии

3 - договор купли - продажи

4 - платежное поручение

 6 - доверенность на получение товара

6 - накладная

7 - сертификат качества

8 - счет - фактура

9 - акт приемки - передачи

 

10 - уведомление об отгрузке

11 - товаротранспортная накладная.

Приложение №1

КОНТРАКТ №1

г. Санкт-Петербург «24» марта 2004г.

OOО «Молочная компания» именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице генерального директора действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Молочная компания», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Предмет контракта:

1.1. Продавец обязуется поставить, а Покупатель принять и оплатить клубничный джем, соответствующее ГОСТу 26055 - 03 (в дальнейшем именуемое «Товар»), на условиях поставки с периодичностью 1 раз в месяц

2. Количество товара:

2.1. Общий объем подлежащего к поставке товара устанавливается в количестве около 44000 килограмма, согласно спецификациям, являющимся неотъемлемой частью настоящего контракта.

3. Качество товара:

3.1.Поставляемый товар по своему качеству должен соответствовать
требованиям ГОСТа.

3.2.Качество поставляемой подтверждается следующими документами: сертификат происхождения (ТПП), сертификат соответствия (форма СТ-1), качественное удостоверение завода-изготовителя, санитарно-гигиенический сертификат (с протоколом испытаний).

4.Сумма контракта и порядок расчетов:

4.1.Цена товара договорная. Стоимость единицы/партии товара указывается в Спецификациях.

4.2.Порядок расчетов установлен в соответствии со Спецификациями.

5. Упаковка и маркировка:

5.1. Товар, проданный по настоящему контракту, должен быть упакован и маркирован в соответствии с ГОСТами.

6. Поставка товара:

6.1.Отгрузка товара производится до станции назначения (склада), указанных Покупателем.

6.2.Днем исполнения Продавцом своих обязательств по поставке товара считается дата сдачи товара на склад Покупателя по Акту экспертизы ТПП.

7. Приемка товара:

7.1. Если в Спецификации не оговорено иное, товар считается сданным Продавцом и принятым Покупателем:

а) по качеству — в соответствии с сертификатом о качестве, выданным Продавцом и подтвержденным независимой организацией;

б) по количеству мест — согласно Акту экспертизы Торгово-промышленной палаты РФ, отражающему количество единиц товара, поставленных Покупателю, при 100% перевешивании товара при приемке.

7.2. Приемка товара осуществляется по Приемо-сдаточному акту между Продавцом и Покупателем/представителем при 100% перевешивании и осмотре товара. Простои вагонов оплачиваются за счет последнего. С согласия Продавца допускается приемка товара без представителя Продавца по акту экспертизы независимой компетентной организации (бюро экспертиз ТПП РФ и др.), решение которой будет обязательным для сторон.

7.3. Рекламации в отношении количества и в отношении качества товара могут быть заявлены письменно Покупателем Продавцу в течение трех дней с момента поставки товара и в течение двадцати пяти дней со дня оформления документов.

8. Форс-мажор (действие непреодолимой силы):

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за полное или (частичное) неисполнение обязательств по настоящему контракту, если неисполнение явилось следствием форс-мажорных обстоятельств, возникших после заключения настоящего договора и должным образом подтвержденных, которых сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами.

8.2. При наступлении или прекращении указанных в пункте 8.1 форс-мажорных обстоятельств, сторона, для которой создалась невозможность исполнения своих обязательств по настоящему контракту, должна немедленно известить другую сторону, приложив к извещению соответствующий документ.

8.3. При отсутствии своевременного извещения, указанного в пункте 8.2. виновная сторона обязана возместить другой стороне убытки, понесенные ею вследствие такого не извещения или несвоевременного извещения.

8.4. Срок исполнения сторонами их обязанностей отодвигается соразмерно времени, в течение которого будут действовать форс-мажорные обстоятельства.

8.5. Если эти обстоятельства будут продолжаться более 1 (одного) месяца, то каждая из сторон имеет право отказаться от дальнейшего исполнения обязательства по контракту, и в этом случае ни одна из сторон не имеет права требовать от другой стороны возмещения убытков, причиненных расторжением
контракта.

9. Ответственность сторон:

9.1.За просрочку оплаты товара Покупатель уплачивает неустойку в размере 0,1% стоимости не оплаченного в срок товара за каждый день просрочки.

9.2.Независимо от уплаты неустойки (штрафа, пени) сторона, нарушившая контракт, возмещает другой стороне причиненные в результате этого убытки.

10. Разрешение споров:

Все споры и разногласия, могущие возникнуть из настоящего контракта или в связи с ним, разрешаются сторонами путем переговоров. Если же они не могут быть урегулированы сторонами путем переговоров, то подлежат рассмотрению в Арбитражном суде при ТПП РФ в г. Санкт - Петербурге согласно его регламенту.

11. Прочие условия:

11.1Настоящий контракт вступает в силу с момента подписания и действует до полного исполнения сторонами обязательств.

11.2.Настоящий контракт может быть расторгнут только по письменному соглашению сторон.

11.3.Все изменения и дополнения к настоящему контракту имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными представителями обеих сторон.

11.4. Настоящий контракт составлен и подписан в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и каждый имеет одинаковую юридическую силу.

Юридические адреса и реквизиты сторон:

Продавец:                                                        Покупатель:

 

г. Санкт-Петербург                                       «24» марта 2004 г.

 

 

СПЕЦИФИКАЦИЯ № 1.