Система электронного документооборота БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт – это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

· Повысить скорость принятия решений и их качество

· Усилить контроль исполнительской дисциплины

· Повысить управляемость организации

· Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:

· Крупные коммерческие предприятия и холдинги

· государственные органы власти

· Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия

· Территориально распределённые предприятия

· Компании со сложной организационной структурой

· Компании с большим объёмом документооборота

· Небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT‑специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

· Работа с внутренними документами организации

· Обработка входящих и исходящих документов

· Управление внешними контактами

· Работа с договорами организации

· Организация новостных каналов и конференций

· Ведение справочника организации в электронном виде

· Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации

· Организация и планирование мероприятий.

 

1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM

DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:

Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

 

1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc – качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:

· система является лидером среди систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом «Компьютерра» в октябре 2005 года);

· низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии со справочником «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения»);

· простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

· гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;

· веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;

· кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;

· возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;

· возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

 

1.1.8 Система электронного документооборота DocsVision

Программная платформа DocsVision 4.0 – это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision – результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием

· Поддержка процессного подхода в организации управления

· Автоматизация систем менеджмента качества

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

· Средства контроля исполнения документов и заданий

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

· Управление процессами обработки документов

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

· Автоматизация канцелярии.

Так, 29 ноября 2007 г. в Администрации городского округа г. Рыбинск состоялась конференция «Автоматизированные технологии работы с документами». Конференция была посвящена вопросам организации эффективного управления документами в Органах Государственной власти, системе управления документами и бизнес-процессами DocsVision, как мощной платформе для автоматизации управления документооборотом организации. В настоящий период идет переход Администрации городского округа г. Рыбинск на систему DocsVision.

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства украинских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данной работе рассмотрены российские и украинские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.