Круг участников совещания, время проведения.

Основной принцип при определении круга участников совещания - соответствие обсуждаемых вопросов и людей, способных дать на них ответы.

При определении круга участников совещания следует помнить следующее:

· принцип необходимости и достаточности;

· принцип делегирования (учитывая диапазоны делегирования);

· учитывая иерархию управления;

· совещание сотрудников - это не собрание всех работающих;

· стоимость потраченного рабочего времени должна быть меньше стоимости решения;

· чем шире круг участников совещания, тем более разнообразны высказываемые аргументы;

· если тема достаточно узкая, то надо приглашать совещание лишь непосредственно занятых ею сотрудников.

Если много вопросов в повестке дня:

1. В присутствии большинства сотрудников руководитель выдвигает на первый план интересующие всех вопросы.

2. Организуется их совместное обсуждение.

3. Затем руководитель проводит отдельные беседы по специальным темам с теми подчиненными, которых это касается.

Выбор времени проведения совещания

Есть некоторые правила:

· совещание, как служебное мероприятие, должно проводиться в рабочее время;

· не целесообразно собирать сотрудников на совещание, когда большинство из них заканчивает срочные задания или текущие дела;

· не эффективно собирать сотрудников для КС в то время, когда у них нет соответствующей информации;

· очень неэффективно назначать совещание сразу после обеденного перерыва или в конце рабочего дня.

Если необходимо провести совещание вне рабочего дня:

· надо помнить, что вы воруете у ваших сотрудников их личное время;

· заранее проинформируйте сотрудников о времени совещания;

· выразите свое положительное отношение к готовности сотрудников участвовать в совещании в свое свободное время, но учтите для себя этот случай как исключение;

· рекомендуется, особенно после рабочего дня, подготовить для сотрудников чай и кофе;

· не стоит опаздывать к началу совещания, которое проводится в нерабочее время.

6. Назовите простейшие рекомендации по технике проведения телефонного разговора.

План:

• Перед тем, как звонить, четко определите цель.

• Разработайте план предстоящего разговора.

   Звонок:

• Начните разговор со слов «Доброе утро» или «Добрый день».

• Назовите свое полное имя и полное имя человека, которому звоните.

• Будьте дружелюбны с секретарем.

   Разговор:

• Избегайте фраз вроде «Как дела?» или «Вы меня не знаете».

• Спросите: «Вам сейчас удобно говорить?»

• Не будьте слишком категоричны.

• Спросите разрешения, прежде чем задавать вопросы.

• Будьте вежливы и учтивы.

 

    Естественно, что так же, как и при непосредственном общении, при разговоре по телефону

приходится иметь деле с разными людьми.

    Рекомендации по ведению разговора с собеседниками разных типов.

    С настойчивым / требовательным собеседником:

- Слушайте — и вы поймете, чего требует собеседник.

- Противопоставьте настойчивости собеседника свою настойчивость, но будьте "на шаг сзади".

- Чаще пользуйтесь вопросами “закрытого” типа (вопросы, на которые следует однозначные ответы типа “да”

– “нет”), чтобы контролировать ход разговора.

- Будьте доброжелательны, но точны и прямы в своих высказываниях.

- Будьте вежливы.

    С агрессивным собеседником:

- Внимательно слушайте и тогда вы поймете, что волнует собеседника.

- Установите контакт, высказывая ему свое сочувствие и сожаление в общем плане.

- Предложите план действий и затем осуществите его.

- Сохраняйте хладнокровие и не поддавайтесь настроению собеседника.

- Будьте вежливы.

   С разговорчивым собеседником:

- Задавайте вопросы “закрытого” типа.

- Следите за паузами в разговоре.

- Не поддавайтесь собеседнику, не позволяйте ему втянуть вас в долгий разговор.

   С пассивным собеседником:

- С собеседником этого типа, как правило, легко договориться.

   При телефонных переговорах возможно эффективное использование приемов нейролингвистического

программирования. Вот некоторые рекомендации.

   Начало разговора: Следуйте речевым характеристикам собеседника.

   Во время разговора: направляйте разговор, задавая вопросы. Используйте три разных точки зрения:

собственную, собеседника и независимое мнение. Регулярно суммируйте сказанное и проверяйте, правильно

ли вы все поняли.

   Завершение разговора: Используйте подходящие слова и интонацию, чтобы показать, что вы хотите

закончить разговор. Говорите тоном, отличным от тона собеседника (например, можно ускорить темп вашей

речи).

 

 

 

Задача № 2. Начальник - цеха заметил, что один из членов бригады обмотчиков (высококвалифицированный специалист) часто стал отсутствовать на рабочем месте. Начальник цеха вызывает его к себе вместе с бригадиром и делает выговор бригадиру за отсутствие дисциплины в бригаде.

В чем управленческая ошибка начальника цеха?

1. Начальник цеха не разобрался в первопричине данного поведения работника.

2. Сделал выговор бригадиру в присутствии члена бригады.

3. Не сделал ни какого замечания работнику.

 

Как поступили бы вы?

Попросил бы бригадира разобраться в причине отсутствия работника и доложить о результатах. Либо вызвал бы работника и самостоятельно узнал причину частого отсутствия его на рабочем месте.

 

Список литературы

1. Ромашов О.В. Социология и психология управления. Учебное пособие для вузов. - М.: Издательство "Экзамен", 2002.

2. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом.М.:Дело,1999.

3. Удальцова М.В. Социология и психология управления: Учебное пособие. Серия "Учебники и учебные пособия". - Ростов-на-Дону: "Феникс", 2001.

4. Управление организацией: Учеб. / Под ред. А. Г. Поршнева, 3. П. Румянцевой, Н. А. Саломатика. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 1999.