Уточнение списка получателей или элементов

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение………………………………………………………………………….3

2. Теоретический вопрос: MS Word 2007. Применение слияния для создания и печати писем и других документов. Использование слияния для отправки личных электронных сообщений по списку адресов электронной почты……….5

3. Создание и форматирование документов с помощью текстового редактора Word…………………………………………………………………………………11

4.

ВВЕДЕНИЕ

Информатика - молодая научная дисциплина, изучающая вопросы, связанные с поиском, сбором, хранением, преобразованием и использованием информации в самых различных сферах человеческой деятельности. Генетически информатика связана с вычислительной техникой, компьютерными системами и сетями, так как именно компьютеры позволяют порождать, хранить и автоматически перерабатывать информацию в таких количествах, что научный подход к информационным процессам становится одновременно необходимым и возможным.

Дисциплина "Информатика" при подготовке специалистов гуманитарных специальностей предназначена для изучения фундаментальных понятий об информации, методах её представления, хранения, обработки и передачи, а также для ознакомления с современными информационными технологиями и получения навыков грамотного использования наиболее востребованных офисных приложений: MS Word и MS Excel.

В результате изучения курса студент должен знать:

- Основные понятия информатики.

- Формулы для расчета количества информации.

- Единицы измерения количества информации и объема данных.

- Принципы двоичного кодирования информации различных типов: числовой, текстовой, графической, звуковой.

- Структуру ПК. Назначение и принципы функционирования основных и периферийных устройств.

- Структуру программного обеспечения. Классы и назначение основных системных и прикладных программ.

- Принципы устройства компьютерных сетей. Принципы адресации в сети Интернет. Основные сервисы передачи данных в сети Интернет. Правила сетевого этикета. Принципы поиска информации во Всемирной паутине.

В результате изучения курса студент должен уметь:

- Переводить целые числа из десятичной системы счисления в системы счисления с другими основаниями, и наоборот.

- Решать задачи на расчет количества информации и единицы измерения объема данных.

- Грамотно работать в текстовом редакторе MS Word и редакторе электронных таблиц MS Excel.

- Ориентироваться в описании конфигурации ПК.

- Осуществлять поиск информации во Всемирной паутине.

MS Word 2007. Применение слияния для создания и печати писем и других документов. Использование слияния для отправки личных электронных сообщений по списку адресов электронной почты.

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

1. Настройка основного документа: основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных: источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

3. Уточнение списка получателей или элементов:  приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния): при слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния: перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Когда нужно послать личные электронные сообщения получателям из списка адресов, для создания электронных сообщений можно использовать слияние. Все сообщения при этом содержат один и тот же тип сведений, но содержимое каждого отдельного сообщения уникально. Например, каждое электронное сообщение может быть персонифицировано путем обращения к каждому клиенту по имени. Уникальные данные для каждого сообщения поступают из записей файла данных.

Более того, при слиянии каждое электронное сообщение является отдельной отправкой, где каждый получатель является единственным получателем каждого сообщения. Это отличается от массовой рассылки электронных сообщений группе получателей или скрытым в строке скрытой копии (СК) получателям сообщения.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Настройка основного документа

1. Запустите приложение Word. По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

2. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

3. Щелкните тип документа, который нужно создать.

Выбор файла данных

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

2. Выполните одно из следующих действий.

· Если нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, выберите пункт Контакты Outlook.

· При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных щелкните параметр Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

· Если файла данных еще не существует, выберите команду Создание списка и используйте открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

2. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

· Выделение отдельных записей. Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

· Сортировка записей. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).

· Фильтрация записей. Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.