Лабораторная работа 5. Работа с задачами и заданиями

Лабораторная работа 1. Начало работы с системой Directum . Работа с папками и ссылками

 

2.1 В папке «Избранное» создайте папку для документов «Документы в работе».

2.2 В папке «Избранное» создайте папку для заданий «Мои задания».

2.3 В папке «Избранное» создайте папку для задач «Важные задачи». Назначьте на нее полный доступ для группы пользователей «Руководство».

2.4 В папке «Избранное» создайте папку для компонент «Мои компоненты».

2.5 Измените название папки для заданий на «Несрочные задания».

2.6 Для группы пользователей «Все пользователи» назначьте права на просмотр папки «Документы в работе».

2.7 Измените тип папки задач «Важные задачи» на папку для заданий. Измените наименование папки на «Важные задания».

2.8 В папку «Избранное» скопируйте ссылку на папку «Нормативные документы».

2.9 Удалите ссылку на папку «Мои компоненты».

2.10 Используя проводник системы и справочную систему DIRECTUM, подготовить ответы на вопросы.

 

Лабораторная работа 2. Работа с документами

2.1 Создайте в папке «Избранное» новый документ Word из шаблона. При этом сделайте следующее:

a) укажите вид электронного документа «Досье»;

b) укажите шаблон «Общий шаблон документа для Word»;

c) дайте документу наименование по типу: «Досье на <организация>/<сотрудник>» (например, «Досье на ООО DIRECTUM/Слушатель1»);

d) наберите в документе небольшой текст;

e) сохраните документ.

 

2.2. Создайте в папке «Избранное» документ из файла. При этом сделайте следующее:

a) в поле *Имя файла выберите файл «Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM.DOC» (файл находится в папке, указанной преподавателем);

b) укажите вид электронного документа: «Новость, пресс-релиз»;

c) проверьте приложение-редактор: «Microsoft Word»;

d) дайте наименование документу: «Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM».

 

2.3 На документы, созданные в заданиях 1 и 2, назначьте права доступа на просмотр для всех пользователей (не открывая карточку электронного документа).

 

2.4. Дайте права на просмотр документа, созданного в задании 1, группе пользователей «Делопроизводители» и права на изменение группе «Руководство».

 

2.5 Для документа, созданного в задании 2, создайте новую версию. При этом сделайте следующее:

a) в примечаниях к версии запишите «Учтены замечания руководства»;

b) измените текст созданной версии;

c) сохраните версию.

 

2.6 Удалите одну из версий документа, созданного в задании 2.

 

2.7. Измените стадию жизненного цикла документа, созданного в задании 2, на «Действующий». Посмотрите схему жизненного цикла данного документа.

 

2,8. Скопируйте документ, созданный в задании 1. При этом сделайте следующее:

a) измените название организации, на которую заводится досье;

b) назначьте на скопированный документ полные права доступа для всех пользователей.

 

2.9. Удалите ссылку на скопированный документ.

 

2.10 Найдите в справочной системе по системе DIRECTUM описание импорта документа.

 

2.11 Экспортируйте без блокировки документ, созданный в задании 2. Затем сделайте следующее:

a) в проводнике Windows откройте и измените текст экспортированного документа;

b) импортируйте экспортированный документ в новую версию. В примечании к версии укажите «Редактировался вне системы».

 

2.12 Экспортируйте с блокировкой документ, созданный в задании 1. Попробуйте изменить права доступа к документу и его название, внести изменения в текст документа. Разблокируйте документ, созданный в задании 1.

 

Лабораторная работа 3. Дополнительные действия с документами. Настройка вида проводника системы

1. Посмотрите историю созданных Вами документов.

2. Свяжите два созданных ранее документа между собой.

3. В папке «Входящие» проводника системы сделайте видимыми и расположите поля в следующем порядке: С, Т, !, Состояние, Срок, Тема, Инициатор. Остальные поля должны быть невидимы.

4. В папке «Общая папка» установите сортировку по возрастанию для поля Наименование, а затем по возрастанию для поляСоздано.

5. Найдите в справочной системе описание настройки вида проводника системы.

6. В папке «Избранное» сделайте видимыми и расположите поля в следующем порядке: Т, Наименование, Автор. Остальные поля должны быть невидимы.

7. В папке «Избранное» поменяйте высоту ячеек.

 

Лабораторная работа 4. Поиск объектов в системе DIRECTUM

1. Сформируйте поиск «Мои последние измененные документы».

2. Ссылки на все найденные в задании 2 документы разместите в созданной ранее папке «Документы в работе».

3. Найдите все документы с видом электронного документа «Досье».

4. Найдите все документы, созданные пользователем «AdminKAS» с 26.09.2003.

5. Найдите все документы, изменявшиеся в текущем месяце; содержащие в названии слово «ГОСТ».

6. Найдите все документы, созданные в сентябре 2003 года пользователем «AdminKAS».

7. Найдите все папки, автором которых Вы являетесь. Скопируйте ссылку на папку «Мои компоненты» и вставьте ее в папку «Избранное».

8. Найдите все объекты системы, в тексте которых встречается слово «Документы».

9. Найдите все документы, к которым когда-либо обращались вы, ваши соседи, пользователь «Admin KAS».

10. Найдите все документы, созданные в приложении-редакторе Word.

11. Найдите все документы, хранящиеся в системе.

12. Создайте папку поиска «Папка документов, созданных сегодня».

 

 

 

Лабораторная работа 5. Работа с задачами и заданиями

2.1 Согласование внутренней инструкции с руководителем отдела. При выполнении задания роли распределяются следующим образом: Слушатель1 - инициатор задачи, Слушатель2 - руководитель отдела инициатора. Работа выполняется следующим образом:

a)Инициатор (Слушатель1) создает задачу с темой «Согласование документа» и вкладывает в нее документ «Досье» (документ создавали на Занятии 4). В маршруте в качестве руководителя отдела указать Слушателя 2. Срок исполнения - сегодня. В тексте задачи указать, что данный документ требует согласования. Присвойте задаче высокую важность. Сохраните задачу без старта. Закройте задачу, перейдите в папку «Исходящие» и обратите внимание на ее отображение. Снова откройте задачу и стартуйте ее.

b)Руководитель отдела (Слушатель2) получает задание и выполняет его с пометкой «Согласовано».

c)Инициатор (Слушатель1) после согласования документа отправляет его на ознакомление всем сотрудникам отдела (группа «Слушатели»).

2. 2 Согласование заявления на отпуск/отгул с руководителем отдела. При выполнении задания роли распределяются следующим образом: Слушатель2 - инициатор задачи, Слушатель1 - руководитель отдела инициатора. Работа выполняется следующим образом:

a)Инициатор (Слушатель2) создает документ Word заявления на отпуск/отгул и вкладывает его в задачу с темой «Согласование заявления на отпуск/отгул». В маршруте в качестве руководителя отдела указать Слушателя 1. Срок исполнения - сегодня. В тексте задачи указать, что данный документ требует согласования.

b)Руководитель отдела (Слушатель1) получает задание и выполняет его с пометкой «Согласовано».

c)Инициатор (Слушатель2) после согласования документа отправляет его на ознакомление всем сотрудникам отдела (группа «Слушатели»).

2.3 Работа с внутренними документами. При выполнении задания роли распределяются следующим образом: Слушатель1 - Начальник отдела кадров, Слушатель2 - Руководитель. Работа выполняется следующим образом:

a)Начальник отдела кадров (Слушатель1) создает документ Wordc видом «Приказ кадровый», в котором готовит приказ о поощрении сотрудников к Новому Году. На этот документ дает Руководителю (Слушатель2) права на изменение. Затем создает задачу для Руководителя (Слушатель2), в тексте которой пишет «Утверждение документа»;

b)Руководитель (Слушатель2) получает задание, ознакомившись с документом, создает подзадачу для Начальника отдела кадров (Слушатель1) с просьбой доработать документ;

c)Начальник отдела кадров (Слушатель1) получает задание и вносит в документ требуемые поправки, после чего выполняет задание;

d)Руководитель (Слушатель2) получает задание-контроль, вносит в документ свои поправки, подписывает его своей электронной цифровой подписью, принимает задание-контроль и выполняет свое задание, пришедшее ранее;

e)Начальник отдела кадров (Слушатель1) получает задание-контроль и принимает его.

2.4 Обработка входящего договора. При выполнении задания роли распределяются следующим образом: Слушатель1 - Секретарь и Бухгалтер, Слушатель2 - Юрист и Руководитель (2 роли одновременно). Работа выполняется следующим образом:

a)Секретарь (Слушатель1) заносит в систему входящий договор, создав документ из файла с видом электронного документа «Договор». Создает задачу без контроля с последовательной маршрутизацией Юристу (Слушатель2), Бухгалтеру (Слушатель1), Руководителю (Слушатель2). В тексте задачи пишет «Согласование договора»;

b)Юрист (Слушатель2) получает задание первым. Следующие шаги слушатели выполняют по очереди;

c) Юрист (Слушатель2) создает документ в Word с видом «Протокол к договору». Созданный документ вкладывает в задание. Выполняет задание;

d) Бухгалтер (Слушатель1) получает задание и создает документ в Word с видом «Отчетность бухгалтерская». Созданный документ вкладывает в задание. Выполняет задание;

e) Руководитель (Слушатель2) получает задание и, ознакомившись с приложенными документами, подписывает договор и протокол разногласий ЭЦП. Затем создает подзадачу Секретарю (Слушатель1) с поручением переслать партнерам протокол разногласий;

f)Секретарь (Слушатель1) получает задание и выполняет его;

g)Руководитель (Слушатель2) получает задание-контроль и принимает его. Затем выполняет свое задание, пришедшее ранее.

2.5 Обработка входящего письма. При выполнении задания роли распределяются следующим образом: Слушатель1 - Секретарь и Начальник отдела доставки, Слушатель2 - Руководитель и Бухгалтер (2 роли одновременно). Работа выполняется следующим образом:

a)Секретарь (Слушатель1) заносит в систему письмо, создав документ из файла с видом «Письмо входящее (официальное)». Затем создает задачу Руководителю (Слушатель2), вложив созданный документ. Выбирает тип задания «уведомление». В тексте пишет «Вынесение резолюции»;

b)Руководитель (Слушатель2), ознакомившись с письмом, создает подзадачу с параллельной маршрутизацией и пишет резолюцию в текст подзадачи: Начальнику отдела доставки (Слушатель1) - обеспечить транспорт, Бухгалтеру (Слушатель2) - выставить счет на оплату;

c)Начальник отдела доставки (Слушатель1) получает задание. Создает документ в Word с видом «Заказ к договору», в котором оформляет заказ на транспорт для доставки. Созданный документ вкладывает в задание. Выполняет задание;

d)Бухгалтер (Слушатель2) получает задание. Создает документ в Word с видом «Отчетность бухгалтерская», в котором оформляет счет на оплату. Созданный документ вкладывает в задание. Выполняет задание;

e)Руководитель (Слушатель2) получает задание-контроль и принимает его.

2.6 Согласование официального документа. При выполнении задания роли распределяются следующим образом: Слушатель 1 - Инициатор и Рецензент (2 роли одновременно), Слушатель2 - Руководитель подразделения и Подписывающий (2 роли одновременно). Работа выполняется следующим образом:

a)Инициатор (Слушатель 1) создает документ с видом «Проект». Затем создает задачу, вложив созданный документ. Выбирает типовой маршрут «Согласование официальных документов». В окне параметров маршрута заполняет поля: Рецензент - указывает себя, Руководитель подразделения и Подписывающий - указывает соседа. Стартует задачу;

b)Руководитель подразделения (Слушатель 2) получает задание на согласование документа. Изучает вложенный документ, в тексте задания пишет замечания. Выполняет задание с результатом «На доработку»;

c)Инициатор (Слушатель 1) получает задание на рассмотрение замечаний. Изучает замечания, в тексте задания пишет ответ на замечания Руководителя подразделения. Выполняет задание с результатом «Отправить на повторное согласование»;

d)Руководитель подразделения (Слушатель 2) получает задание на согласование документа. Изучает вложенный ответ на свои замечания. Выполняет задание с результатом «Согласен»;

e)Рецензент (Слушатель 1) получает задание на подписание документа. Подписывает документ ЭЦП. Выполняет задание с результатом «Согласен»;

f)Подписывающий (Слушатель 2) получает задание на подписание документа. Изучает вложенный документ. Подписывает документ утверждающей подписью. Выполняет задание с результатом «Подписано».