Сообщения при ошибках в формулах Excel

Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака "#". Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из восьми типов:

- ######

- #ЗНАЧ!

- #ДЕЛ/0!

- #ИМЯ?

- #н/д

- #ссылкА!

- #число!

- #пусто!

В Excel существует средство автоматического исправления ошибок в формулах - автоисправление формулы. Если в формуле обнаружена ошибка и Excel предполагает, что может ее исправить, то выдается соответствующее сообщение с предложением исправить формулу. Предложение можно как принять, так и отвергнуть.

Сообщение об ошибке вида ######

Ниже указаны возможные причины возникновения ошибки.

- Ошибка появляется, когда используется формула, результат выполнения которой не умещается в ячейке. В этом случае можно увеличить ширину столбца перемещением границы, расположенной между заголовками столбцов, или задать другой формат.

- Ошибка может появиться при определении числа дней между двумя датами или количества часов между моментами времени (например, если результатом выполнения формулы является отрицательное число). Для устранения ошибки можно либо поменять формат ячейки, либо саму формулу (например, чтобы исключить получение отрицательного значения).

Сообщение об ошибке вида #ССЫЛКА! (# REF!)

Ошибка #ссылка А! (#refi ) генерируется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес.

Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! (# NUM!)

Сообщение об ошибке вида #число! Excel генерирует в следующих случаях:

- В функции с числовым аргументом используется неприемлемый аргумент.

- Использована функция, при вычислении которой применяются итерации, и при этом они не сходятся.

30

- Введена формула, возвращающая числовое значение, которое слишком велико по абсолютной величине (больше, чем 10³⁰⁷).

Сообщение об ошибке вида #ПУСТО1 (# NULL)

Ошибка #пусто! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон. Например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

7 Завершение работы с Excel и выключение компьютера

Создав документ и наполнив его некоторым содержимым, полезно сразу записать его на жесткий диск. Это предотвратит потерю информации в случае сбоя в работе компьютера или отключения электропитания, которые, как правило, случаются чаще, чем вы того ожидаете. В процессе работы над документом возьмите за правило периодически сохранять его содержимое, чтобы не потерять внесенные изменения.

Новый, ни разу не сохранявшийся документ, имеет временное название. Для сохранения нового документа выполните следующие шаги:

- выберите команду Файл > Сохранить (File > Save) или щелкните по кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная (Standard). Откроется окно диалога Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 22. Оно практически идентично описанному выше окну открытия документа и отличается лишь названием и кнопкой Сохранить (Save). Это окно одинаково во всех приложениях .Microsoft Office;

- откройте папку, в которой следует сохранить файл;

- введите в поле Имя файла (File Name) имя будущего документа;

- в раскрывающемся списке Тип файла (Save As Type) выберите тип сохраняемого документа;

- щелкните по кнопке Сохранить (Save).

Работая с документом, не забывайте периодически сохранять его, это убережет вас от неприятных потерь информации. Чтобы записать новую версию документа в том же самом файле, достаточно выбрать команду Файл > Сохранить (File > Save), щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная (Standard) или просто нажать клавиши Ctrl+S.

31

Рис. 22

Приложения Office по умолчанию периодически сохраняют все открытые документы в специальных временных файлах. Если произошел сбой компьютера, при следующем запуске приложения Office выполняется автоматическое восстановление данных из этих временных файлов. Если у вас возникли сомнения в правильности очередной редакции документа, сохраните новую версию в другом файле с помощью следующих шагов:

- выберите команду Файл > Сохранить как (File > Save As). Откроется окно диалога Сохранение документа (Save As). Оно похоже на окно сохранение документа.

- В поле Имя файла (File Name) введите имя обновленной версии документа, отличное от исходного.

- Щелкните по кнопке Сохранить (Save).

Прежняя редакция документа останется на диске под старым именем, а модифицированный вариант запишется в новый файл. При дальнейшем редактировании документа будет изменяться содержимое этого нового файла. Чтобы случайно не испортить исходный файл, открывайте документ в режиме создания копии. Для этого в окне открытия файла щелкните по стрелке кнопки Открыть (Open) и выберите в раскрывшемся меню пункт Открыть как копию (Open As Copy). Появится новый документ, содержимое которого будет идентично данным открывавшегося файла.

Чтобы закрыть файл, не закрывая приложения (Excel), выберите ко-манду Файл > Закрыть (File > Close) либо щелкните кнопкой с косым крестом в правом верхнем углу окна документа (если окно документа развернуто до размеров окна приложения, это вторая сверху кнопка с косым

32

крестом в правом верхнем углу окна приложения). Программы Office внимательно отслеживают действия пользователя и стараются помочь избежать ошибок. Если вы попытаетесь закрыть модифицированный документ, не сохранив его, появится окно диалога, показанное на рис. 23, в котором программа напоминает о наличии несохраненных изменений и просит указать дальнейшее направление развития событий.

Рис. 23

В зависимости от ситуации щелкните одной из трех кнопок:

- да (Yes) - сохраняет новый вариант документа и закрывает его;

- нет (No) - отменяет изменения, выполненные с момента последнего сохранения файла, и закрывает документ;

- отмена (Cancel) - отменяет закрытие документа.

Для завершения работы с приложением выберите команду Файл > Выход (File > Exit) или щелкните по кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна приложения. В результате будут закрыты все открытые документы приложения, а затем и само приложение. Всегда записывайте резервные копии своих документов на отдельный носитель (гибкий диск, съемный жесткий диск или кассету стримера). Опытные пользователи рекомендуют иметь три периодически обновляемые полные резервные копии всех важных файлов на съемных носителях, которые должны храниться в разных помещениях! Копия данных на жестком диске соседнего компьютера локальной сети не спасет вас от потерь, если случится пожар или в сети появится вирус-разрушитель. В конце каждой недели обновляйте поочередно одну из трех копий, а вечером всегда записывайте выборочную копию тех файлов, которые изменялись в течение дня. Не пренебрегайте этим правилом. Когда жесткий диск вашего компьютера вдруг начнет скрежетать, как несмазанная телега, вы с облегчением вспомните о наличии свежей копии всех критически важных файлов.

При выключении компьютера вам следует предварительно завершить (закрыть) работу всех программ. Затем нажать кнопку Пуск > Выключение > Выключение / Ждущий режим / Перезагрузка. Далее следует дождаться отключения ПК или появления надписи “Теперь питание компьютера можно выключат”. При появлении надписи выключить кнопку питания.

33