Осуществление контроля системы внутреннего контроля организации

Внутренний (внутрихозяйственный) контроль является самостоятельной функцией управления внутри организации. Имеет особую специфику. Он отличается глубиной и точностью, поскольку осуществляется там, где находится центр тяжести управления. Главное его назначение – непрерывное наблюдение за эффективностью снабженческо-сбытовой, производственной и финансовой деятельности, за обеспечением сохранности имущества (денежных и материальных средств), устранением причин, порождающих нарушения, недостатки и потери.

Внутренний контроль осуществляют бухгалтерия, финансовая, юридическая, и другие функциональные (экономические и технические) службы организации в пределах установленной компетенции. Поэтому контрольные функции предусматриваются в положениях о функциональных службах, а также в должностных обязанностях их работников. Необходимо строго разграничить контрольные функции руководителей функциональных служб  организации и линейных работников структурных подразделений, которым вменяется в обязанность в рамках их компетенции подписывать первичные документы, контролировать соблюдение норм материальных и трудовых затрат. Это обеспечивает персональную ответственность должностных лиц за экономическую и юридическую обоснованность совершаемых по подписываемым ими документам хозяйственных операций.

В системе внутреннего контроля ведущая роль принадлежит непрерывному, сплошному и строго документальному контролю, осуществляемому бухгалтерией организации в форме:

1) предварительного контроля на стадии рассмотрения первичных документов, поступивших главному бухгалтеру (или другим ответственным лицам) на подпись, а также при визировании планов, договоров, смет, приказов и других документов, связанных с расходованием денежных средств и товарно-материальных ценностей;

2) текущего контроля в ходе регистрации хозяйственных операций  в учете и инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей (имущества);

3) последующего контроля на стадии обобщения и анализа учетной и отчетной информации, а также посредствам проводимых совместно с другими функциональными службами, в том числе внутренними аудиторами (ревизорами), ревизий и проверок в структурных подразделениях. Последующий контроль, отличающийся углубленным исследованием всех сторон производственной и финансово-хозяйственной деятельности, позволяет выявить недостатки предварительного и текущего контроля.

При отсутствии специальной аудиторской (ревизионной) службы координирующим центром внутреннего финансового контроля в любой организации должна стать бухгалтерская служба. Контрольные функции бухгалтерии предусмотрены Законом о бухгалтерском учете и другими нормативными документами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в Российской Федерации.

Основным документом, определяющими порядок ведения бухгалтерского учета в организации, является учетная политика. Она формируется на основе законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативных актов органов, регулирующих бухгалтерский учет, и утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета (руководителя организации). В учетной политике должен быть утвержден порядок контроля за хозяйственными операциями, порядок, периодичность, сроки проведения ревизий, проверок, инвентаризаций и других контрольных действий. Для осуществления контрольно-ревизионной работы в штате бухгалтерии вводится контрольно-ревизионные группы (бюро, ревизоры). С учетом специалистов экономических и технических служб они проводят ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений организации, дочерних и зависимых обществ.

На любой стадии процесса управления неизбежны отклонения фактического состояния объекта управления от планируемого. Для своевременной информации о качестве и содержании таких отклонений необходим внутренний контроль.

Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как:

- определение фактического состояния организации (объекта контроля);

- сравнение фактических данных с планируемыми;

- оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации;

- выявление причин зафиксированных отклонений.

Цель внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

Особенность внутреннего контроля — в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому, теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.

На стадии планирования реализуются следующие контрольные функции:

- оценка рациональности возможных вариантов плановых решений;

- соответствие плановых решений принятым установкам и намеченным ориентирам, а также общей стратегии.

Для обеспечения рациональности и адекватности, окружающим условиям самого курса действий и общей стратегии, для обеспечения соответствия управленческих решений самой возможности их успешной реализации (с точки зрения потенциалов организации) также необходим контроль. Если в стадию планирования не «включить» элемент контроля, ошибочность планирования в лучшем случае проявится на стадии организации и регулирования.

На стадиях организации и регулирования реализации управленческих решений необходим контроль правильности хода реализации принятых плановых решений для достижения необходимых результатов. Необходимо контролировать и рациональность осуществления организации и регулирования принятых решений.

На стадии учета должен быть обеспечен контроль за:

1. наличием и движением имущества;

2. рациональным использованием производственных ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

3. состоянием выданных и полученных обязательств;

4. целесообразностью и законностью хозяйственных операций организации, и т.д.

Данные учета служат информационной базой для контроля. C другой стороны, необходим контроль качества самого учета.

На стадии анализа осуществляется оценка информации о результатах выполнения управленческих решений на основе ее разложения на различные составляющие и их соотнесения между собой. Контроль и анализ глубоко интегрированы. Данные контроля часто являются основой для проведения анализа. На стадии анализа реализуются и контрольные функции, например контроль уровня обеспеченности запасов и затрат источниками формирования. Методы анализа, используемые на стадиях осуществления контрольной деятельности, оценивают степень приближения фактических результатов к конечному пункту какой-либо управленческой программы независимо от того, изложена она в общих или конкретных выражениях. Контроль качества проведения анализа — необходимый этап при оценке информации относительно результатов выполнения управленческих решений.

Таким образом, внутренний контроль организации является:

1. неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;

2. «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

Функция контроля глубоко интегрирована с другими функциями управления. Вместе с тем существует информационная интеграция внутри функции контроля. Интеграция контроля и других функций на одном уровне управления — это горизонтальная интеграция, а информационная интеграция функций контроля на разных уровнях управления (контроль на уровне рабочего места, бригады, участка, цеха, организации) — это вертикальная интеграция.

В результате интеграции по горизонтали достигается согласование отдельных элементов управления с целью решения какой-либо управленческой проблемы или достижения какой-либо цели управления. При вертикальной же интеграции функция контроля реализуется на разных уровнях управления, но на базе одной и той же информации, подвергаемой агрегированию (укрупнению). Вертикальная интеграция необходима для контроля со стороны вышестоящего звена (системы) управления.