Тема 16. Описи дел, их назначение и виды
Тема. Назначение и функции НСА к документам АФ РФ
Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный наобеспечение организаций и лиц Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: · межархивными (Росархив – архивы); · внутриархивными (архив – фонд); · межфондовыми (фонд – дело); · внутрифондовыми (дело – документ). Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками. Принципы построения научно-справочного аппарата: · взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; · неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; · преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов; · единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника; · применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника. Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела. Структура архивных справочников: · Архивный фонд РФ; · Центральный фондовый каталог Росархива; · справочники и указатели общероссийского значения; · сеть архивов; · фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; · путеводители и указатели межархивного значения; · архив; · путеводитель или краткий справочник; · книга поступлений; · список фондов; · листы фондов; · описи; · каталоги; · тематические обзоры; · указатели; · паспорт архива. Справочники фонда: · лист фонда; · опись; · обзор фонда; · каталоги; · указатели; · тематические путеводители; · тематические и фондовые обзоры; · внутренняя опись дела; · аннотация; · заверительная надпись. Основные архивные справочники: · опись; · каталог; · путеводитель; · обзор документов; · архивный указатель; · историческая справка.
Контрольные вопросы: 1. Что является системой научно-справочного аппарата (НСА)? 2. Назовите принципы построения (НСА). 3. Какие виды справочников в архивном фонде РФ? Практическое задание: 1. Составьте вертикальный и горизонтальный уровни справочников.
Тема 16. Описи дел, их назначение и виды Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Функции описи: · информационная, раскрывающая состав и содержание документов; · учетная, учитывающая количество дел внутри фонда; · классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения. Описи составляются: · на дела постоянного хранения; · дела временного (свыше 10 лет) хранения; · дела личного состава; · документы на спецносителях; · входящие в архив ведомственные и служебные издания. При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле. Правила (основные требования) оформления описи: · нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись собственным номером единицы хранения; · систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре; · описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел; · на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела; · графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; · опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; · документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; · нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999; · систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; · каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; · при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава; · при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; · личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; · описи постоянного, долговременного хранения и поличному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения: · годовая структурная опись составляется с в структурном подразделении; · годовая сводная опись составляется ведомственным архивом; · на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава. Опись содержит: · титульный лист; · оглавление; · предисловие; · собственную опись; · список сокращений; · указатели; · переводные таблицы; · библиографию; · терминологический словарь; · лист-заверитель. Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов. В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации. В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи. Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций. Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов. Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные. Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью. Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате. Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах. Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.
Контрольные вопросы: 1. Дайте определение архивной описи. 2. Назовите виды архивных описей. 3. Правила составления описи дел постоянного хранения. Практические задания: 1. Составьте опись дел по личному составу, используя документы организации. 2. Составьте внутреннюю опись личного дела. 3. Составьте лист-заверитель дела.
Популярное: Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (381)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |