Тема 17. Каталога государственных архивов,

Их виды, назначение

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

· определения вида каталога;

· разработки схемы классификации в нем документной информации;

· выявления и отбора документной информации для каталогизации;

· описания документной информации на каталожных карточках;

· индексирования каталожных карточек;

· систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

· определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

· отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

· в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

· уровень и профиль архива;

· структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

· интенсивность и задачи использования документов;

· кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталоги могут строится на основе логический или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым – предметные - именной и географический.

       Наиболее распространенными видами каталогов являются:

· систематический – по отраслям знаний и практической деятельности общества;

· тематический – по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

· по истории учреждений – по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитной порядке;

· по истории административно-территориального деления – по видам административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований;

· хронологический – по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

· именной – по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

· географический – по алфавиту географических и топографических объектов;

· ведомственный по личному составу – данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;

· названий фондов – при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематический разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном – единице хранения, при групповом – связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

· индекс классификационного деления;

· наименование рубрики и подрубрики;

· обозначение даты и места события;

· информационные сведения (описание содержания);

· название архива;

· название фонда;

· архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

· язык;

· способ воспроизведения;

· фамилия составителя;

· дата составления;

· в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

· научно-методической обеспечение работы;

· индексирование карточек;

· систематизацию их по индексам и рубрикам;

· составление отсылочного аппарата к каталогу;

· усовершенствование каталога;

· ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закреплении места делений в классификационной схеме и определении связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

· буквенными;

· цифровыми;

· комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.

Контрольные вопросы:

1. Дайте понятие архивного каталога.

2. Назовите виды архивных каталогов.

3. Какая информация помещается в каталожную карточку?

Практические задания:

1. Составьте каталожную карточку, используя состав документов вашего архива.

2. Составьте каталожную карточку, используя материалы об архивных фондах, помещенные в журналы «Отечественные архивы».