Логическая основа системного анализа

 

Для системного анализа характерно наличие определённых типов стандартных компонентов, которые практически всегда присутствуют в анализе любой проблемы. Сочетание этих характерных элементов в определённой последовательности, диктуемой структурой проблемы и причинно-следственными связями, и приводит к её системному решению.

 

Основные элементы системного анализа образуют “кирпичи”, которые укладываются в единое здание анализа с соблюдением логической последовательности: цели - пути достижения целей - потребные ресурсы. Можно сказать, что последовательность “цель - пути достижения целей - потребные ресурсы”является логической основой системного анализа. Кроме того, следует также отметить, что при решении задач каждого этапа этой логической цепочки широко используются различные подходы, модели, методы и методики.

Действительно, если вглядеться в эту, на первый взгляд, чрезвычайно элементарную схему, то можно сказать, что системный анализ - это очень просто. Да, с точки зрения идеи, здесь, как мы и говорили выше, реализован элементарный здравый смысл. Более того, вы вправе сказать, что даже в обыденной повседневной жизни вы так и поступаете. Например, прежде чем принять какое-либо серьезное решение по важному для вас вопросу (приобретение дорогостоящих вещей, строительство дома или дачи и т.п.), вы всегда определяете, каким образом вы будете действовать (рассматриваете разные варианты путей достижения цели), обязательно оцениваете затратность вариантов ваших возможных действий (финансовые, временные и другие ресурсы) и выбираете единственный окончательный вариант, исходя из тех ресурсов, которыми вы располагаете.

Пожалуй, наиболее концентрированно основная схема системного анализа выражена в следующем тосте из известного всем фильма “Кавказская пленница”. “Я имею желание купить автомобиль, но не имею возможности. Я имею возможность купить козу, но не имею желания, Так выпьем же за то, чтобы наши желания совпадали с нашими возможностями!”. Кстати, отсюда следует, что приведенная схема отражает только логическую последовательность основных обязательных этапов, но не технологическую схему действий, так как к некоторым этапам мы можем возвращаться. Это является следствием того, что мы, по существу, решаем задачу отыскания приемлемого баланса между желаниями (целями) и возможностями (ресурсами).

Например, для решения своей проблемы мы сформулировали цель, далее прописали возможные варианты путей достижения целей (мероприятия по разрешению проблемы). Однако, после оценки затрат ресурсов по каждому из вариантов, выяснилось, что ни один из них не может быть реализован, так как затраты на любой из них превышают те ресурсы, которыми мы располагаем. Здесь возможны следующие варианты действий:

Þвернуться к этапу рассмотрения путей достижения цели и попытаться предложить менее затратные варианты. Если находятся варианты, согласующиеся с нашими ресурсами, то баланс достигнут;

Þесли не находится других приемлемых вариантов, то либо мы соглашаемся с тем, что на данный момент поставленная нами цель является недостижимой, либо мы пытаемся переформулировать нашу цель, сделав ее более реальной (“приземляем” свои желания). После этого мы опять отрабатываем всю схему и при этом вновь может возникнуть ситуация недостатка ресурсов и потребуются новые итерации и т.д.

Таким образом, действие в соответствии с данной схемой требует от нас достижения баланса между целями и ресурсами, а также всесторонней оценки вариантов наших действий по достижению цели и выбор из них наиболее рационального.

Предлагаемая схема, как правило, никогда не вызывает отторжения, поскольку она реализует нормальный здравый смысл. Но тогда возникает другой вопрос, если все так просто и понятно, то почему же у нас очень часто провозглашались (да и сейчас провозглашаются) очень хорошие цели, которые, как потом оказывалось, изначально были недостижимыми (либо не были указаны четкие пути их достижения, либо отсутствовали необходимые ресурсы, либо то и другое вместе). Это и такая цель, как “нынешнее поколение советских людей будет жить при коммунизме”, либо “каждой семье квартиру к 2000 году” и многие другие. Причем, чем грандиознее эти цели, тем больше всевозможных ресурсов тратится (большей частью впустую). Создается впечатление, что чем выше уровень руководителя, определяющего глобальные цели, тем меньше здравого смысла в его действиях по их оценке

Умение правильно использовать при решении тех или иных проблем логических элементов системного анализа во многих случаях предопределяет возможность получения требуемого результата. Рассмотрим кратко содержание этих элементов применительно к социально-экономическим системам, обратив внимание только на некоторые, на наш взгляд, наиболее интересные с позиций методологии системного анализа моменты.

 

Формирования целей

 

Анализ проблем

Как хорошо формализованные, так и слабо структурированные проблемы должны быть приведены к виду, когда они становятся задачами выбора подходящих средств достижения заданных целей. Поэтому, прежде всего, необходимо определить цели. На первом этапе решения проблемы определяется, что надо сделать для снятия проблемы, а на последующих этапах - как это сделать и сколько ресурсов для этого потребуется. Что же такое цели и в чем заключаются основные трудности выявления целей?

Цели. Это желаемые состояния системы или результаты ее деятельности, достижимые в пределах некоторого интервала времени. Во имя осуществления целей создаются и развиваются сами системы.

Стремление к желаемому будущему (цели) является признанием того, что положение вещей в настоящем в чем-то нас не устраивает, т.е. существует некая проблема. Поэтому первым этапом постановки целей становится выяснение того, что же является этой самой проблемой. Этот этап носит название анализ проблем и включает решение двух задач:

n идентификация основных проблем;

n разработка дерева проблем для установления причинно-следственных связей.

Анализ проблем составляет важную часть процесса формирования целей. Он включает в себя всесторонний анализ уже выявленных проблем, учет точек зрения различных заинтересованных сторон и внешнего окружения. В результате этого достигается сбалансированность анализа, при которой принимаются во внимание различные и иногда противоположные взгляды. Цель анализа состоит в получении общего представления о ситуации путем структуризации проблемы в виде дерева проблем.

Рассмотрим пример построения дерева для проблемы, связанной с распределением социальной помощи. Ниже приведен фрагмент дерева.

 

Анализ целей

При анализе проблем мы рассматриваем отрицательные аспекты существующей ситуации. Анализ целей представляет собой положительные (желаемые) аспекты нашей ситуации в будущем. И первое, что необходимо сделать - это переформулировать проблемы в цели. Таким образом, полученное в результате дерево целей можно рассматривать как положительное зеркальное отображение дерева проблем. Ниже на схеме показано, как можно проблемы переформулировать в цели.

 

Проблема		Цель
¨ Неясность и неадекватность законодательства по социальной безопасности и социальной справедливости	Þ	¨ Рационализировать и усовершенствовать законодательство по социальной безопасности и социальной справедливости
¨ Непредоставление в системе высшего образования квалификации по профилю, требующемуся на рынке труда	Þ	¨ Способствовать реформированию системы высшего образования в целях приведения ее в соответствие с требованиями рынка.
¨ Отсутствие в системе высшего образования программ обучения социальной деятельности	Þ	¨ Создать в рамках высшего образования систему образовательных программ обучения социальной деятельности

 

В целях должна найти отражение перспектива развития системы. Цели деятельности социально-экономических систем в существенной мере определяются условиями внешней среды. Процессу формирования (разработки) целей также обычно предшествует этап качественного описания развития системы и ее состояний в будущем при определенных предположениях об условиях внешней среды. Это дает возможность более четко сформулировать цели деятельности системы, пути достижения этих целей.

Цели деятельности вытекают из объективных потребностей и имеют иерархический характер. Цели верхнего уровня не могут быть достигнуты, пока не достигнуты цели ближайшего нижнего уровня. По мере перемещения вниз по уровням иерархии системы цели конкретизируются.

Необходимо добиваться четкой и конкретной формулировки целей, стремиться обеспечить возможность количественной или порядковой (“больше – меньше”, “лучше – хуже”) оценки степени их достижения. Например, рассмотрим цель – “поднять эффективность научных исследований”. Она звучит внушительно, но степень ее достижения сложно измерить. Если же ее сформулировать несколько по-иному, введя ряд подцелей, измеряемых количественно, в частности экономическую эффективность внедряемых разработок, их научно-технический уровень, число изобретений и патентов и т. д., степень достижения цели можно будет проконтролировать.

Цели деятельности системы необходимо конкретизировать по времени и по исполнителям. Это значит, что общий конечный результат, к которому стремится система, надо расчленить на частные задачи, решаемые в более короткие сроки, причем определить эти частные сроки решения. Кроме того, цели, стоящие, предположим, перед предприятием в целом, конкретизируются для отдельных производственных подразделений и звеньев аппарата управления. При этом необходимо добиваться того, чтобы коллектив каждого подразделения четко знал общие цели и свою роль в их достижении. Следует подчеркнуть особую важность сочетания обоих указанных выше элементов - знание общих целей и своей роли в их достижении.

Умение аппарата всех уровней управления, отдельных руководителей и специалистов грамотно ставить цели представляет важнейший ресурс государства, залог неуклонного повышения эффективности общественного производства.

Вопросы детализации при анализе проблем и формировании целей

Существует несколько технологий, позволяющих провести всесторонний анализ проблемы и ее детализацию. В основном, эти технологии используются при разрешении проблем, стоящих перед конкретной организацией и рассматривают ее с точки зрения системы, имеющей как внутренние проблемы, так и внешнее окружение. Например, при анализе сложных проблем и разработке проектов по их устранению используется логико-структурный подход (ЛСП), который еще носит название целевого планирования. В рамках ЛСП используется технология СВОТ – анализа. Это достаточно эффективный аппарат, позволяющий учесть все аспекты существующей проблемы, и поэтому остановимся на его рассмотрении более подробно.

СВОТ – анализ представляет собой инструмент оценки, с помощью которого проводится анализ организации (проблемы) с четырех сторон:

· сильные стороны – внутренние положительные качества организации;

· слабые стороны – внутренние отрицательные черты организации;

· возможности – внешние факторы, улучшающие перспективы организации;

· угрозы – внешние факторы, которые могут подорвать будущий успех организации.

СВОТ – анализ проводится, как правило, с привлечением всех заинтересованных сторон. Результаты этого анализа записываются в виде таблицы, состоящей из четырех клеток. Рассмотрим выше приведенную проблему о несовершенстве системы социального обеспечения со стороны реализации образовательных программ по повышению квалификации и переподготовке в сфере управления социальной сферой. Проанализируем возможности Сибирской академии государственной службы, используя технологии СВОТ - анализа.

 

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ 1. Хорошие контакты с органами социальной защиты 2. Хорошее местоположение 3. Высококвалифицированный персонал 4. Опыт организации учебного процесса по повышению квалификации и переподготовке	СЛАБЫЕ СТОРОНЫ 1. Отсутствие учебных программ по управлению социальной сферой 2. Недостаток методического обеспечения 3. Отсутствие системы трудоустройства выпускников
ВОЗМОЖНОСТИ 1. Сотрудничество с зарубежными организациями, занимающимися этой проблематикой 2. Соответствие проблематики миссии СибАГС 3. Межрегиональный статус СибАГС	УГРОЗЫ 1. Низкая платежеспособность органов социальной защиты 2. Плохие транспортные связи с регионом 3. Нестабильность экономической и социальной обстановки

 

Построение такой таблицы существенно облегчает понимание проблемы и позволяет учесть все возможные аспекты при ее детализации. Такой представление полезно при построении дерева проблемы (дерева целей), так как позволяет учесть интересы всех заинтересованных сторон.

Но самый главный эффект достигается при использовании основной матрицы СВОТ – анализа. Эта матрица позволяет от первой таблицы, описывающей сильные и слабые стороны организации и влияние внешнего окружения, перейти непосредственно к набору мероприятий, которые обязательно необходимо реализовать при решении нашей проблемы. Эта матрица полезна для реализации второго этапа логической схемы системного анализа – выбор путей достижения целей, т.е. определение набора тех работ и мероприятий, реализация которых будет способствовать решению стоящей перед нами проблемы.

Эта матрица целенаправленно ориентирует нас на генерацию четырех видов обязательных мероприятий. Итак, матрица СВОТ – анализа имеет вид:

 

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ 1. Хорошие контакты с органами социальной защиты 2. Хорошее местоположение 3. Высококвалифицированный персонал 4. Опыт организации учебного процесса	СЛАБЫЕ СТОРОНЫ 1. Отсутствие учебных программ по управлению социальной сферой 2. Недостаток методического обеспечения 3. Отсутствие системы трудоустройства выпускников
Мероприятия, которые необходимо провести, чтобы использовать сильные стороны для увеличения возможностей 1. 2. 3. 4.	Мероприятия, которые необходимо провести, преодолевая слабые стороны, используя предоставленные возможности 1. 2. 3. 4.
Мероприятия, которые используют сильные стороны организации для избежания угроз. 1. 2. 3. 4.	Мероприятия, которые минимизируют слабые стороны для избежания угроз 1. 2. 3. 4.

 

Ценность данного подхода становиться понятной при детализации конкретных проблем и составлении соответствующих планов мероприятий.