Организация системы внутреннего контроля основных средств

     Для осуществления хозяйственной деятельности большое значение имеют основные средства, поскольку производственно - хозяйственная деятельность предприятия обеспечивается не только за счет использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, но и за счет основных средств – средств труда и материальных условий процесса труда.

     Основные средства – это совокупность материально – вещественных объектов, которые многократно участвуют в процессе производства и в процессе эксплуатации переносят свою стоимость на себестоимость продукции.

      В системе внутреннего контроля основных средств в ОАО «Кристалл» важным является: правильное документальное оформление и своевременное отражение в учете их поступления, выбытия и перемещения; соблюдение условий и порядка проведения инвентаризации основных средств; оценка основных средств.

    На протяжении длительного периода использования основные средства поступают на предприятие и передаются в эксплуатацию; изнашиваются в результате эксплуатации; подвергаются ремонту, при помощи которого восстанавливаются их физические качества; перемещаются внутри предприятия; выбывают с предприятия вследствие ветхости или нецелесообразности дальнейшего использования. Одним из показателей эффективного применения основных средств является увеличение времени их работы путем сокращения простоев, повышения

37

коэффициента сменности, производительности на базе внедрения новой техники и технологии, фондоотдачи, т.е. увеличения выпуска продукции, объема выполняемых работ и услуг.

     Оценка основных средств оказывает влияние на себестоимость продукции, ценообразование, налогообложение имущества организации, прибыли, и, в конечном итоге, на показатели, характеризующие финансовое состояние. Поэтому очень важно определить первоначальную стоимость основных средств.

   Когда объекты основных средств поступают в распоряжение организации, они принимаются членами постоянно действующей комиссии по приемке и списанию основных средств, назначаемой на год приказом (распоряжением) руководителя организации.

   Необходимо использовать специальные типовые бланки заказов; осуществление полномочий внутри организации должно тщательно контролироваться: основные решения принимаются Правлением, менее значительные – руководителями отделов на основе установленных лимитов; все заказы должны сопоставляться с конкретными пунктами сметы; некоторые покупки (например компьютеры) должны специально соответствовать стандартам или планам организации.

Все поступления основных средств должны оперативно и точно фиксироваться в журнале поступления основных средств.

     Все выбытия основных средств должны оперативно и точно отражаться в бухгалтерском учете (журнал выбытия) основных средств. Должны регистрироваться: дата, основание, цена, начисленный износ и прибыль или убыток от выбытия основных средств. Целью проводимого анализа результатов этих операций является обеспечение:

а) постоянного соответствия амортизационных отчислений фактическому сроку службы подобного типа активов;

38

б) эффективности процедур реализации основных средств (например, большие убытки, могут быть результатом различных махинаций).

     Необходимо обеспечить контроль за соблюдением условий и порядка проведения инвентаризации основных средств. Инвентаризации должно подлежать все имущество организации, независимо от его местонахождения. По результатам инвентаризации должны быть составлены ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией. Для контроля за соблюдением условий и порядка проведения инвентаризации основных средств на предприятии должна быть создана рабочая инвентаризационная комиссия. Положение о бухгалтерском учете и отчетности устанавливает, что инвентаризация основных средств проводится не реже 1 раза в год перед составлением годового отчета.

     В учетной политике ОАО «Кристалл» установлена минимально необходимая периодичность проведения инвентаризации основных средств не ранее 1 ноября, один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).

     При совершении крупных сделок с основными средствами следует учитывать ограничения, налагаемые на крупные сделки федеральными законами.

Необходимо обеспечить физическую охрану (кладовщики или охранники), контроль за движением объектов, ограничение доступа к особо важным ценностям.

Все документы, подтверждающие право собственности, должны храниться в надежном месте. В ОАО «Кристалл» все учетные документы хранятся в электронной форме, а первичные документы и сводные учетные документы на бумажных носителях в течение пяти лет.

Необходимо регулярно проводить мероприятия по поддержанию основных средств в рабочем состоянии и проверке их функционирования.

39

Для этого в ОАО «Кристалл» по объему и характеру производимых ремонтных работ, ремонт основных средств осуществляется капитальным и текущим способом. Они различаются сложностью, объемом и сроками выполнения. Ремонты основных средств могут осуществляться хозяйственным способом, то есть силами самой организации, или подрядным способом (силами сторонних организаций). В обоих случаях на каждый ремонтируемый объект составляют ведомость дефектов. В ней указывают работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, нормы времени на работы и изготовление заменяемых деталей. Ремонт и содержание основных средств непроизводственного назначения осуществляют за счет прибыли организации.

Санкционирование выбытия основных средств должно осуществляться лицом, не связанным с функциями их приобретения, учета и охраны и по распоряжению руководства.

Ежемесячно должна составляться внутренняя бухгалтерская отчетность по движению основных средств, которая оформляется «Ведомостью движения основных средств по видам».

     В ОАО «Кристалл» существует организация системы внутреннего контроля основных средств в:

1. контроле за сохранностью и наличием основных средств по местам их использования;

2. правильном документальное оформление и своевременное отражение в учете их поступления, выбытия и перемещения;

3. контроле за рациональным расходованием средств на реконструкцию и модернизацию основных средств;

40

4. контроле за эффективностью использования рабочих машин, оборудования, производственных площадей, транспортных средств и других основных средств;

 5. контроле за соблюдением условий и порядка проведения инвентаризации основных средств.