Структура баз данных документального фонда организации

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

–приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ,

–приказы по кадрам – в отделе кадров,

–бухгалтерская документация – в бухгалтерии,

–учебная документация – в учебной части,

–переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список или перечень.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.) служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить индексом (буквой) П, например 74-П, и т.д. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма наиболее исторически ранняя, но имеет один существенный недостаток – невозможность систематизации записей. Выход из положения приверженцы журналов регистрации находят в заведении самостоятельных, с собственным графлением журналов для регистрации (Приложение 1):

– входящей корреспонденции;

– исходящей корреспонденции;

– входящих распорядительных документов от руководства;

– входящих телеграмм;

– исходящей переписки с руководством и так далее.

Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (например, в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и её распечаткой.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. через прозрачный трафарет (Приложение 2). Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы – шахматки (Приложение 3) для об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов.  

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ, после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-х годов, признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата документной поисковой системы.

Вместе с тем, исходя из необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов в ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих показателей (Приложение 4).