Внутренний документооборот

Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах, к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки – для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

– важность содержания;

– вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

– сложность и новизна поставленных вопросов;

– авторство, то есть общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

– реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:

примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

перечня должностных лиц и их обязанностей;

технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Обычно применяется следующая технология:

– документы передаются руководителем и посетителями по его просьбе секретарю;

– секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение;

– в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации (Приложение 5). Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».

Руководители не должны задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение – на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.

При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количества копий определяется лицом, организующим исполнение – ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.

Для передачи документов в структурные подразделения применяется несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.                       

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги или вторые экземпляры регистрационных карточек.

При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методических (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию – двое суток.

Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями их руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным – составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

1.2. Контроль за исполнением документов и принятых решений

Одна из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Действенный контроль исполнения документов должен прежде всего содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

–постановку документов на контроль;

–проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

–предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

–учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

–сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;

–контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

–контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

–контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

–контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

–контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, контроль за исполнением которых необязателен, и документы, подлежащие контролю за их исполнением.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Информация о результатах контроля должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.            

Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и др. нормативных актах. После их утверждения и включения в «Табель форм» или «Инструкцию по делопроизводству» они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.                                  

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшихся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю.

Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:

– задания последующих лет – не реже одного раза в год;

– задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

– задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены и устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ. Но наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

–общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

–количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

–количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

–задержки исполнения в рабочих долях;

–причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:

–слишком высокая степень централизации полномочий,

–перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня,

–недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций,

–недостаточные сроки для качественного исполнения,

–нерациональная система документооборота,

–недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.