Комплексная автоматизированная система управления комиссариатом

В военном комиссариате создается и разрабатывается комплексная автоматизированная система управления комиссариатом. Для этой цели создается локальная сеть, позволяющая одновременно подводить к рабочему месту телефонию и компьютерную сеть, соединенные в единое информационное пространство здания администрации комиссариата.

При выборе прикладного программного обеспечения предпочтение было отдано платформе 1С. Это обусловлено открытостью системы, модифицируемостью и возможностью изменения конфигураций. Комплексная система строилась путем объединения конфигураций 1С: Предприятие 7.7, 1С: Автотранспорт, 1С: Зарплата и кадры. Также в военном комиссариате используется база по учету призывников Кировского района.

Основной целью разработки информационной системы является решение круга задач, специфических для деятельности комиссариата. Система представляет собой комплекс взаимосвязанных задач, исключающий дублирование ввода информации и обеспечивающий доступ к необходимым данным всех служб комиссариата в них заинтересованных.

Прохождение производственной практики осуществлялось в финансовом отделе, более подробно рассмотрим работу тех систем, которые функционируют в финансовом отделе.

При адаптации конфигурации 1С: Автотранспорт от прежней конфигурации практически ничего не осталось. Это вызвано особенностями в закрытии и таксировке возвращенных путевых листов, связанные с тем, что заказчик может подписать их лишь через несколько дней (реально существующая картина). Для этого закрытие реализовано в два этапа – предварительное (ведется учет пробега и топлива) и окончательное (определение сумм к оплате заказчиком и расчет отработанного времени водителя).

В состав задач входит:

- Выписка и закрытие путевых листов;

- Контроль технического состояния автомобильного парка предприятия;

- Контроль пробега и времени работы автотранспортных средств (в т.ч. времени работы спец. оборудования);

- Учет расхода топлива, масел, запасных частей и встроенного оборудования (шины, аккумуляторы и др.);

- Учет отработанного времени водителями с начислением им заработной платы.

Для ведения бухгалтерского учета, во-первых, необходимо определиться с планом счетов. Хотя существует типовой план счетов рекомендованный Минфином России, но в нашем случае требовалась некоторая его корректировка для отражения специфики учета предприятия. Как правило – это добавление субсчетов на счетах и изменение аналитического учета на счетах бухгалтерского учета. К моменту начала работ на предприятии уже существовал такой план счетов и нам требовалось только лишь изменение типового плана.

Осуществление настройки программного обеспечения было разделено на несколько этапов. Один из самых первых этапов – это фиксирование факта, т.е. создание необходимых документов для введения информации из первичных документов. Например: поступление материалов, ОС, перемещение материалов, товаров, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. Затем создание документов выполняющих некоторые регламентные операции: закрытие месяца, распределение планового резерва и т.п. Ещё одним из важных этапов является создание необходимого набора отчетов для оперативного ведения бухгалтерского учета и управленческие формы (Внереализационные доходы и расходы, операционные доходы и расходы, результаты продаж по отгрузке и пр.).

Тут надо оговориться, что создание конфигурации осуществляется в так называемом «горячем» режиме, т.е. какие либо изменения в конфигурации вносятся вместе с реальной работой пользователей на уже созданной базе, что, конечно, вносит некоторые трудности в работе и увеличивает сроки реализации. Кроме этого, в процессе настройки ведется обучение и консультирование персонала по работе с программой. Иногда пользователи, поработав и поняв некоторые механизмы 1С: Предприятия, вносили значительные предложения по ускорению и удобству работы с конфигурацией, таким образом происходило «сглаживание» настройки с дописыванием уже существующих наработок. Всё это в значительной степени повышало качество настройки.

Как сказано в самом начале основными видами деятельности предприятия являются: оказание транспортных услуг и производство готовой продукции. Поэтому для фиксирования факта все документы были разделены на производственные и автотранспортные.

Для автотранспорта, который используется в комиссариате, а это значит и учет работы водителей данного автотранспорта, разработаны документы по учету ГСМ, материалов и других затрат.

Для целей ведения бухгалтерского учета полностью отработаны следующие учеты:

- Учет основных средств

- Учет материалов

- Учет денежных средств

- Учет спецодежды

- Инвентаризационные описи и ведомости по учету ТМЦ

- Сводный учет по начисленной заработной плате

Также завершены необходимые регламентные операции:

- Закрытие месяца – распределение общехозяйственных, общепроизводственных затрат.

- Автоматическое формирование книги покупок. На сегодняшний момент данная регламентная операция позволяет, за исключением каких то уникальных случаев, формировать книгу покупок.

- Обмен с конфигурацией Зарплата и кадры – обмен информацией о сотрудниках.

В настоящий момент ведутся работы по усовершенствованию конфигурации. Изменен план счетов, на бухгалтерских счетах по учету взаиморасчетов с контрагентами, добавлена аналитика счета-фактуры. Это позволит нам видеть задолженность по каждой счет фактуре и позволит создать полностью автоматические книги покупок. Также начаты работы по реализации налогового учета. Уже сейчас реализован налоговый учет основных средств предприятия. Продолжаются работы по настройке конфигурации Зарплата и кадры по учету заработной платы и сброс сведений о ней в бухгалтерию (на сегодняшний момент реализован только кадровый учет).

Построенная система позволяет создавать произвольные по сложности отчетные формы и обращаться к базе данных на всех уровнях иерархии бухгалтерской отчетности.

Следующий этап - автоматизация финансовой деятельности предприятия.

Планируемая система анализа финансово-экономической деятельности комиссариата должна решать следующие задачи:

- Оценка текущего финансово-экономического состояния комиссариата.

- Прогноз финансово-экономического состояния комиссариата.

- Выявление факторов, оказавших негативное влияние на финансовое состояние комиссариата.

- Выявление резервов, необходимых для изменения финансового состояния комиссарита.

- Оценка финансовой устойчивости комиссариата.

- Оценка платежеспособности комиссариата и ликвидности баланса.

- Анализ относительных и абсолютных показателей результатов работы комиссариата.

- Формирование заключения о финансово-экономическом состоянии комиссариата.