Документальное оформление учета труда и заработной платы

Во всех организациях ведется учет численности персонала, использования рабочего времени и выработки. Учет личного состава, обеспечивающий получение необходимых данных о численности персонала, ведется отделами кадров организаций. Для начисления и выплаты заработной платы и учета кадров используют унифицированные формы первичных документов, утвержденный постановлением Госкомстат РФ.

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе служащих, составляется отчетность, используемая для контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется форма № Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

Прием на постоянную работу осуществляется на основании приказов о приеме на работу (форма № Т-1 и Т-1а) в пределах штатного расписания. При приеме на работу между работником и работодателем заключается трудовой договор. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, представляет работодателю:

1) копию паспорта;

2) копию документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

3) копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

4) трудовую книжку (при заключении трудового договора впервые, трудовая книжка оформляется работодателем);

5) копии документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

6) справку о доходах с предыдущего места работы;

7) копию свидетельства о рождении ребенка, справку с места обучения ребенка;

8) заявление о приеме на работу.

Взаимоотношения при заключении трудовых договоров регламентируется трудовым законодательством - Трудовым Кодексом РФ.

Все работы в организации выполняют члены трудового коллектива. Однако разрешено принимать на работу работников, привлеченных со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может выполнить своими силами, по договорам гражданско-правового характера (подряда, поручения).

Движение личного состава - прием, перемещение, увольнение работников оформляются приказами, которые являются основанием для расчетов по заработной плате, открытия и закрытия лицевых счетов. Копии всех приказов передаются в бухгалтерию организации.

Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников регистрируют на основании приказов в их личных карточках (форма № Т-2) и трудовых книжках. В личной карточке указывается: общие сведения о принятом на работу сотруднике; информация о воинском учете; назначения и перемещения работника; данные о всех видах отпусков работников; повышение квалификации и переподготовки; аттестация; и другие сведения (о профессии и квалификации, льготах и т.д.).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней. В нее вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, а также о поощрениях и награждениях за успех в работе.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случае увольнения или перевода на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваивается другому работнику в течении нескольких лет. На основании документации по кадровому составу формируется информация по количеству работающих, их профессионализму, квалификационному, должностному составу, а также режим их работы и т.д.

Для учета использования рабочего времени и расчету заработной платы применяется табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 и Т-13). Он необходим также для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени получения данных об отработанном времени. В табеле ежедневно регистрируются явки работников на работу, ухода с работы, опоздания и неявки с указанием причин, а также часов простоя и сверхурочной работы.

При сдельной форме оплаты труда, кроме отработанного времени, необходимо знать выработку. Для этого служат: наряды; маршрутные листы; рапорты (карточки, ведомости) учета выработки; акты приемки-сдачи работ (продукции, услуг) и др.

Бухгалтерия организации на основании первичных документов открывает на каждого работника лицевой счет (форма № Т-54 и Т-54а)  с указанием справочных данных для накапливания из месяца в месяц о заработной плате с последующим использованием его показателей для расчета среднего заработка, при определении сумм отпускных, оплате больничного листа и т.д. Лицевые счета на каждого работника открываются ежегодно.

Основными документами по начислению заработной платы являются:

ü приказы, распоряжения, нормативные акты, инструкции, положения об оплате труда и о премировании работников, разработанные организацией;

ü табель учета рабочего времени, наряды, маршрутные листы, карточки и справки выработки, акты приема выполненных работ, штатное расписание;

ü копия свидетельства о рождении ребенка, справки с места учебы детей сотрудников для получения льгот по налогу на доходы физических лиц;

ü листки нетрудоспособности;

ü листки о простое, акты о браке, табели (справки) и приказы о работе в ночное и сверхурочное время и праздничные дни;

ü приказы на предоставлении работниками отпусков (очередных, учебных), на оплату перерывов в работе кормящих матерей и др.;

ü кассовые документы на выдачу аванса работникам организации.

Для персонала, не состоящего в штате организации, основание для начисления и выплаты заработной платы являются договоры подряда, поручения, трудовые соглашения.

В бухгалтерии на основании первичных документов производится начисление заработной платы. Начисленная заработная плата отражается либо в расчетной ведомости (форма №Т-51), либо в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Расчетная ведомость рекомендуется для применения в крупных организациях. Форма представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Расчетная ведомость является основанием для заполнения платежной ведомости (форма № Т-53).

Платежная ведомость применяется для выдачи заработной платы. В ней указывается: фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер; сумма к выплате; общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы; разрешительная надпись руководителя организации на выдачу заработной платы, а при необходимости в графе «Примечание» записывается номер предъявленного документа.

В организациях с небольшой численностью работников рекомендуется использовать для начисления и выплаты заработной платы расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49). При составлении данной формы другие расчетные и платежные ведомости не заполняются.

Разовая выдача заработной платы (отпускные, депонированная) оформляется расходом кассовым ордером.

Расчет отпускных

Основные правила предоставления, расчета и оплаты отпуска закреплены в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ), в статье 114 которого закреплено право работников на предоставление ежегодного отпуска с сохранением места работы и оплаты среднего заработка, размер которого составляет 28 календарных дней. Согласно правилам расчета отпускных, право на отпуск возникает у сотрудника после первых шести месяцев работы.

Помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска существуют так же ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, которые предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (статьи 115, 116 ТК РФ).

Расчет отпуска (ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого) производится в календарных днях и максимальным пределом оплата отпуска не ограничивается. При этом нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. По дополнительному соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, однако в этом случае хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Расчет и оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Если отпуск приходится на два месяца, то отпускные делятся на две части. Отпускные, приходящиеся на первый месяц отпуска, учитываются как расходы этого месяца. Отпускные, приходящиеся на следующий месяц, учитываются как расходы будущих периодов и в последствии переносятся на расходы текущего месяца.

Пример:

Начальнику цеха Пяскорскому А.М. предоставлен отпуск в размере 20 дней с 15.11.2009 г. Заработок за предыдущие 12 месяцев составляет 428 350 руб.

1. Определяем среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев:

428 350 : 12 : 29,4 = 1214,14 руб.

2. Определяем размер отпускных, приходящихся на ноябрь:

1214,14 х 16 = 19426,24 руб.

Д 25 К 70 19426,24 руб. – начислены отпускные, приходящиеся на ноябрь.

3. Определяем размер отпускных, приходящихся на декабрь:

1214,14 х 4 = 4856,56 руб.

Д 97 К 70 4856,56 руб. – начислены отпускные, приходящиеся на декабрь.

В декабре расходы будущих периодов переносятся на текущие расходы предприятия: Д 25 К 97 4856,56 руб.