Понятие о документах и документообороте.

Согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденному приказом Минфина России от 9 декабря 1998 года № 60н, способы организации документооборота относят­ся к способам ведения бухгалтерского учета.

Очевидно, что документооборот существует на каждом предприятии, так как все хозяйственные операции подтверждаются оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами.

Документ – первый и главный источник информации о свершившихся фактах в хозяйственной деятельности предприятия.

К учету принимаются только правильно заполненные документы, т.е. с полным объемом обязательных показателей – реквизитов (наименование организации, наименование документа, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное и стоимостное (денежное) выражение, подписи лиц, отвечающих за совершенную операцию).

Первичный учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое (доказательное, оправдательное) значение. Показатели документа должны раскрывать содержание и все особенности этой операции, служат базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, содержат информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, а также для составления отчетности.

Документооборот — это движение документов, начиная от момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Пра­вила документооборота подлежат разработке и утверждению и учетной поли­тике организации.

Составными частями документооборота являются:

- формы первичныхучетных документов, создаваемые как с использованием унифицированныхформ документации, так и разработанных орга­низацией самостоятельно с учетом требований законодательства к их со­зданию;

- способы обработки документации;

- движение документов внутри организации между исполнителями;

- скорость прохождения документации от одного исполнителя к другому;

- время нахождения документации в каждом структурном подразделении;

- передача в архив.

Организация документооборота на предприятии должна обеспечивать актуальность и своевременность информации, отражаемой в документах.

Автоматизированная система документооборота снижает время на обработку, оптимизировать поиск. Кроме того, авто­матизированный документооборот отвечает требованиям надежности хранения документации и обеспечения ее доступности в течение срока сохран­ности, установленного законодательством.

Организация документооборота

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

 Пример организации документооборота на анализируемом предприятии приведен в таблице № 2.

Таблица№2 - Организация документооборота в ООО «Крона».