Классификация документов

При классификации по назначению выделяют следующие виды бухгалтерских документов.

1)  организационно-распорядительные;

2)  оправдательные;

3)  комбинированные;

4)  бухгалтерские документы, заменяющие оправдательные.

В ООО «Крона» существуют Организационно-распорядительные документы — это приказы, доверенности, распо­ряжения и т. д. Эти документы содержат распоряжение, предоставляющее пра­во на осуществление хозяйственных операций. Например, платежное поручение, учетная политика предприятия устанавливается приказом, который относится к организационно-распорядительной документации.

К организационно-распорядительной документации на этом предприятии относятся и приказы по подотчетным суммам (устанавливает круг подотчетных лиц, срок на который выдаются денежные средства), приказы о приеме на работу, по увольнению с работы, приказы о направлении работников в командировки, приказы о назначении инвентаризационной комиссии, в этих приказах устанавливается перечень лиц, входящих в комиссию, порядок проведения инвентаризации. Отличительной особенностью организационно-распорядительной                                                                                            документации является то, что информация из нее не пе­реносится непосредственно в учетные регистры.

К оправдательным документам относятся акты приемки-сдачи, накладные, приходные ордера, инвентаризационная опись и т. п. Такие документы составляются в момент совершения хозяйственной опе­рации и являются первичным источником информации об ее выполнении. Coдержащиеся в них данные заносятся в учетные регистры.      

Существуют также в ООО «Крона» комбинированные документы, которые сочетают в себе одновременно распоряжение и исполнение. К ним относятся, например, расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, которые содержат распоряжение: «Уплатить в срок до___(указывается дата)», исполнительную составля­ющую — расчет заработной платы, причитающейся к выплате, и подписи о получении зарплаты, авансовые отчеты подотчетных лиц по командировке.  

По содержанию хозяйственных операций выделяют:

- документы по учету материальных ценностей (накладные, акты и др.);

-документы по движению денежных средств (чек, платежные поручения,

объявления на взнос наличными и т. д.);    

- документы по учету расчетов, например, с контрагентами (счета – фак-

туры, договора и т. д.).

Документы также различаются по срокам хранения. Существуют различ­ные сроки хранения документации. Предприятие должно обеспечить сохран­ность документации в соответствии с предписанными им сроками.

Для бухгалтерского учета особенно актуально подразделение документов на три основных группы:

1) . Первичные учетные документы.

2) . Регистры бухгалтерского учета.

3). Отчетность.

Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют фак­ты хозяйственной деятельности.

Регистры бухгалтерского учета создаются на основе первичных учетных документов и служат для накопления информации и се систематизации с целью отражения на счетах бухгалтерского учета. На основе первичных документов составляются сводные учетные документы (регистры): карточки, ведомости, журналы. Так на основе банковских выписок и платежных документов составляется журнал – книга доходов и расходов, на основе приходно-расходных документов составляется кассовая книга. Эти регистры бухгалтерского учета ведутся в хронологической последовательности. 

Бухгалтерская отчетность представляет собой документы, отражающие систему данных об имущественном и финансовом состоянии предприятия и ре­зультатах его деятельности. Такие документы составляются на основе данных бухучета по установленным формам.

На каждой стадии документирования документы не однородны. Они отли­чаются объемом учетных работ и зависят от размера предприятия и количества хозяйственных операций.

Хранение документов

Ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности предприятия завершается обеспечением сохранности документов, которые подлежат хра­нению, в соответствии с правилами хранения управленческой и бухгалтерской документации. Существуют нормативные акты, регламентирующие порядок и сроки хранения — Положение о документах и документообороте в бухгалтер­ском учете (утвержденное Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105), Закон о бухгалтерском учете, Налоговый кодекс РФ, Перечень типовых управленче­ских документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков хранения (утвержденный Росархивом от б октября 2000 г.).

В соответствии со статьей 17 Закона о бухгалтерском учете предприятия и организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры уче­та и отчетность в течение сроков, устанавливаемых по правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. В связи с этим на предпри­ятии выделено помещение под хранение документов и назначен со­трудник предприятия, отвечающий за сохранность архива. Ответственность за организацию архива на предприятии несет руководитель.

Положением о документах и документообороте установлен порядок подго­товки документов для хранения и сдачи в архив. До сдачи в архив документы хранятся в бухгалтерии в специальных закрывающихся металлических шкафах, где обеспечена их сохранность. За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, их подготовку к сдаче в архив и сдачу в архив несет ответственность главный бухгалтер. Документы обычно переплетаются, подшиваются в папки в хронологическом порядке во избежание утери. В папках документы подшиваются по предметному признаку, например, папка по кассовым документам, авансовые отчеты, переписка, земельный налог, транспортный и т.д. Подго­товка документов для сдачи в архив завершается составлением справки (описи) для ар­хива. Выдача документов из архива производится по распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения управленческой и бухгалтерской документации установле­ны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятель­ности организации, с указанием сроков их хранения. Исчисление срока хране­ния документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, ко­торые были закончены делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

Особое внимание следует уделять хранению документов, связанных с начис­лением заработной платы на предприятии. Срок хранения лицевых счетов со­трудников определяется по формуле;

75-Л(лет), где Л — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчстно-платежныс ведомости на выдачу заработной платы хранятся в течение 5 лет. Если на предприятии не ведутся лицевые счета сотруд­ников — 75 лет.

Лицевые счета лиц, получавших пенсии или государственные пособия, хра­нятся в течение 5 лет с момента прекращения выплат.

В случае прекращения деятельности предприятия документы, связанные с заработной платой сотрудников, подлежат сдаче в государственный архив.

Налоговый кодекс содержит указания по хранению данных бухгалтерского учета. Так, согласно статье 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан в течение 5 лет обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета в других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также докумен­тов, подтверждающих полученные доходы и произ­веденные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Согласно п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета предприятие обязано хранить бухгалтерскую документацию не мене пяти лет.

Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет (письмо УФНС России от 12.01.2007 №22-12/1144).

Документы, срок которых определен «Постоянно», подлежат государствен­ному хранению в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде.

Документы, срок которых определен «До истечения срока надобности», хра­нятся в течение периода, установленного по усмотрению организации. Это свя­зано с тем, что указанные документы имеют практическое значение лишь для деятельности предприятия.

Организации, документы которых не подлежат приему в государственный архив, уничтожают те документы, по которым истек срок хранения или отпала необходимость. Уничтожение документов оформляется актом за подписью ру­ководителя предприятия.

Нарушение сроков хранения, а также порядка уничтожения документов вле­чет за собой уголовную и административную ответственность, установленную законодательством Российской федерации, в том числе за нарушение зако­нодательства об архивном фонде РФ.

И так, характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Это требование закреплено в Федеральном законе « О Бухгалтерском учете» основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подтверждены соответствующими оправдательными документами.