Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления

Московский государственный университет технологии и управления

Кафедра экономики, бизнеса и права                                                                                           

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности                                                                                              

Тема Делопроизводство – основа технологии управления

Выполнил студент 1 курса

Аракчеева Марина Анатольевна

Факультета: экономики и предпринимательства

Спец.менеджмент организации

Шифр: 080507

2010

СОДЕРЖАНИЕ

    Введение                                                                                            3

1. Оценка современного состояния делопроизводства                             3

2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления                                      4

3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства                                                                                     5

4. Документационное обеспечение управления. Основные задачи и функции ДОУ                                                                                     11

5. Структура служб документационного обеспечения управления и их функции                                                                                             13

6. Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство»                                                             15

7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов                                                                                         16

8. Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства                             18

9. Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства                                            22

Заключение                                                                                                  23

Список литературы                                                                                     24

ВВЕДЕНИЕ

В своей работе необходимо решить ряд задач:

ü Оценить современное состояние делопроизводста;

ü Определить факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления;

ü Описать организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства;

ü Дать понятие документационному обеспечению управления, вычленить основные задачи и функции ДОУ;

ü Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и их функции;

ü Разграничить понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятие «делопроизводство»;

ü Определить взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов;

ü Рассмотреть научную организацию управленческого труда как фактора повышения эффективности управления и делопроизводства;

ü Рассмотреть деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства.

ü

Оценка современного состояния делопроизводства

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции [6;14].

Информационные технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. До сих пор не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых даже в государственных учреждениях, отсутствуют типовые правила построения делопроизводства в управленческих аппаратах. Ярким примером является огромное                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                количество терминов в названиях служб по управлению документацией в органах власти: управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т.д. Но государственный аппарат является единым механизмом управления государством снизу и до верху.  Кроме того, имеется около 70-ти производителей программных продуктов автоматизации делопроизводства, которые играют по своим правилам. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства, по крайней мере, для систем, применяемых в органах государственной власти.

Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию [10;76].

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.