Пример использования методологий IDEF0, DFD для описания бизнес-процессов

Необходимо описать бизнес-процессы небольшой фирмы, оказывающей полиграфические услуги (верстка, набор, печать, переплет, разработка макетов плакатов и пр.). Фирма работает с постоянными поставщиками расходных материалов. Ремонт и обслуживание полиграфического оборудования (компьютеры, принтеры, печатные машины) осуществляется персоналом фирмы. На основе заказов от клиентов формируется план-график оказания услуг. Определяются потребности в расходных материалах, которые поставляются на основании заявок поставщикам. Фирма контролирует качество поставляемых материалов. В случае получения некачественных расходных материалов поставщику отправляется рекламация. Исполнение услуги осуществляется в соответствии с планом-графиком оказания услуг. С клиентами заключается договор. Клиентам выставляются счета на оплату, на основании которых клиенты производят платежи. Фирма не имеет складских помещений, поэтому выполненные заказы отгружаются из производственного помещения.

Целью описания бизнес-процессов фирмы является повышение эффективности работы ее подразделений. В данном примере не рассматриваются процессы управления финансами, управления персоналом, расчета и начисления заработной платы.

Типовой проект реорганизации бизнес-процессов включает этапы [1]:

1. Подготовительный.

2. Моделирование и анализ бизнес-процессов «Как есть».

3. Моделирование бизнес-процессов «Как должно быть».

4. Внедрение изменений в процессах.

На подготовительном этапе создаются необходимые условия и предпосылки выполнения проекта.

На втором этапе создаются модели организационной структуры, разрабатываются бизнес-процессы верхнего уровня, модели детальных бизнес-процессов, проводится анализ моделей. Результатом этого этапа являются модели бизнес-процессов и данные анализа этих моделей.

На третьем этапе должны быть разработаны новые варианты моделей бизнес-процессов.

На четвертом этапе проводится собственно реорганизация бизнес-процессов.

Результатом проекта должны стать более эффективные бизнес-процессы, комплект документации, регламентирующей процессы, организационная структура, соответствующая новым процессам.

В рамках данного примера рассмотрим только второй этап проекта по реорганизации бизнес-процессов, применяя «ускоренный» метод описания бизнес-процессов [1].

Шаг 1. Организационная структура фирмы имеет следующий вид:

Рис. 9. Организационная структура фирмы «Полиграф»

Шаг 2. Определим внешние входы и выходы деятельности фирмы.

Внешние входы и выходы связывают фирму «Полиграф» с внешней средой, представителями которой являются Клиенты и Поставщики расходных материалов.

Определим внешние входы:

1. Заказы клиентов.

2. Платежи от клиентов.

3. Счета от поставщиков.

4. Расходные материалы.

Определим внешние выходы:

1. Договор с клиентом.

2. Счета на оплату услуг.

3. Выполненные заказы.

4. Платежи поставщикам.

5. Рекламации поставщикам.

6. Заявки на материалы.

Шаг 3. Определив перечень внешних входов и выходов, составим перечень основных бизнес-процессов.

Напомним критерии, согласно которым выделяются основные бизнес-процессы:

- в ходе выполнения этих процессов создается добавленная ценность, выходами основного процесса является продукция, поставляемая клиентам;

- основные процессы взаимодействуют с внешней средой.

Основные бизнес-процессы фирмы «Полиграф»:

- «Обработка заказов».

- «Закупка материалов».

- «Исполнение и реализация заказов».

Шаг 4. Осуществим привязку внешних входов и выходов к выделенным процессам, а также определим внутренние входы и выходы этих процессов.

Результаты представлены в табл. 5-6.

Таблица 5

Таблица 6

Работа по выделению процессов верхнего уровня в реальных проектах выполняется итерационно, пока не будет получен адекватный результат.

В рамках комплексного подхода к описанию бизнес-процессов организация рассматривается как сложная система, устройство которой проще понять, описывая ее процессы сверху, укрупненно. Описав бизнес-процессы верхнего уровня, рабочая группа аналитиков получает комплексное представление о деятельности фирмы, которое является основой для дальнейшей детализации моделей бизнес-процессов.

Глубина детализации зависит от целей моделирования бизнес-процессов. При построении системы управления компанией достаточно описать процесс на уровне подпроцессов. Например, процесс «Продажи» может быть описан на уровне описания процессов планирования, формирования заказов, выставления счетов, контроля оплаты и т.д. Задачи автоматизации деятельности компании требуют более детального описания бизнес-процессов. Например, описать процедуру формирования заказа при наличии и отсутствии товара на складе, частичное выполнение заказа, определение цены заказа, сроки оплаты и т.п.

Шаг 5. Далее следует определить функции (процессы), из которых состоят процессы верхнего уровня, т.е. детализировать их.

Выделение функций осуществляется на основе инструкций, положений о подразделениях, интервьюирования руководителей и сотрудников подразделений. Как правило, функции, выполняемые в подразделениях, лишь на 30-40% отражены в соответствующей документации, поэтому рабочая группа вынуждена прибегать к интервьюированию. В табл. 7-9 приведены перечни функций бизнес-процессов.

Таблица 7

Таблица 8

Таблица 9

Шаг 6. На следующем шаге полученные функции припишем к конкретным подразделениям организации.

Результат представлен в табл. 10.

Таблица 10

Подразделение