Анализ информационной системы бухгалтерского учета оптового склада «Новосибирск-бакалея»

Оптовый склад «Новосибирск-бакалея» был создан в 1996 году для снабжения продуктами сети магазинов г. Новосибирска, торгующих в розницу. По состоянию на 1 января 2003 года численность работников склада составляла 54 человека (рис. 1).

Рис. 1 Структура оптового склада «Новосибирск-бакалея»

Функциональная структура информационной системы склада построена посредством работы операторов в сети. В единую сеть соединены 6 персональных компьютеров, связанных, в свою очередь, с бухгалтерией офиса, что позволяет бухгалтеру учитывать, отслеживать и контролировать движение товара на складе. На складе применяется программный комплекс, разработанный фирмой «1С» «1С: Торговля и склад».

Данная программа предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Программа позволяет:

§ вести раздельный управленческий и финансовый учет;

§ вести учет складских операций;

§ оформлять закупку и продажу товаров;

§ формировать все необходимые первичные документы в т.ч. счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД;

§ резервировать товары и контролировать оплату;

§ отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;

§ вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;

§ получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег.

«1С:Торговля и склад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Области применения компоненты: автоматизация торговли, складской учет, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и т.д.

Таким образом, имея автоматизированную систему учета на складе, связанную единой компьютерной сетью, заведующему складом и бухгалтерии     представляется возможным в оперативном режиме осуществлять учет и контроль за оформлением документов на отпуск материальных ценностей, наличие товаров на складе и т.п.

Степень доступа к информационным ресурсам обеспечивается двумя уровнями. Первый уровень заключается в использовании возможности операционной системы:

§ ограничение доступа к определенным файлам (папкам);

§ ограничения на доступ к определенным файлам (папкам) в определенное время или определенный момент времени.

Полный доступ имеет только заведующий складом и бухгалтер. Операторы, к примеру, не имеют доступа к информации о контрагентах, их уровень – формирование счетов – фактур.

Второй уровень заключается в наложении ограничений на доступ к информации по определенному набору критериев. Такого рода ограничения заложены в базовом наборе самой операционной системы. Например, при попытке войти в систему без знания пароля входа в систему никакие манипуляции с файлами (основного рода единицами информации) невозможно.

Каждый работник бухгалтерии имеет свой код для входа в систему. Доступ ко всей информации имеет только главный бухгалтер. К примеру, бухгалтер по учету материальных ценностей не имеет доступа к блоку «Заработная плата».

Заключение

Подводя итоги в рамках изложенного материала, следует отметить, что бухгалтерский учет является центральным звеном в деятельности любой организации. Насколько мобилен и точен учет бухгалтерских регистров, в конечном счете, зависит финансовое благополучие бизнеса. Не случайно на рынке программного продукта по бухгалтерскому учету наблюдается жесткая конкуренция.

Следует отметить, что наиболее мобильной и простой в обращении на сегодняшний день является серия программ «1С». Одним из главных ее достоинством является возможность работы в электронных таблицах, навыками работы в которых обладает любой пользователь ПК, и обновление файлов в электронном виде. К примеру, для перенастройки или внесения изменений при пользовании другими программами необходимо вызывать специалиста фирмы или содержать в штате программиста для сопровождения программы. Кроме того ни одной программой, кроме «1С» не предусмотрено копирование таблиц в Excel, а наличие такой возможности облегчает работу специалистов для проведения аналитических манипуляций.

Отдать должное кропотливому труду российского бухгалтера, создать для него комплекс программ, отвечающих современным требованиям, сопроводив их максимальным сервисом стремятся все компании, строящие свой бизнес на разработках программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета, поэтому задача руководства, и в, первую очередь, главного бухгалтера, выбрать ту программу, которая соответствует стратегическим целям предприятия.

Библиографический список

1. Аглицкий И. Информационные технологии и бизнес // Эксперт автоматизации №29, 1997.

2. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета: Учебное пособие для вузов. ВЗФЭИ. М.: Финстатинформ, 1996.

3. Кольвах О.И. Компьютерная бухгалтерия для всех. Ростов – на- Дону: Феникс, 1996.

4. Кузминский Е.М. и др. Хозяйственный учет на базе микро ЭВМ. М.: Финансы и кредит, 1990.

5. Чистов Д.В., Шуремов Е.Л. Классификация и выбор программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета. Учебное пособие. М.: Финансовая академия при правительстве РФ, 1996.