Состав комплекса задач автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Информационная система бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Комплекс задач содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия. Организация автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования в организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределения баз данных, обмена информации между различными пользователями. Автоматического формирования первичных документов в компьютере. Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета.

Организация межфункционального комплекса может быть рассмотрена на примере программы «Материалы», основу которой составляет единая база данных, функционирующая в условиях локальной вычислительной сети предприятия. В процессе учета наличия и движения материальных ценностей задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела маркетинга. Программный комплекс включает три части: модель кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модель экономиста отдела маркетинга. Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода-расхода материальных ценностей, бухгалтера – заполнение документов по движению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты. Экономист отдела маркетинга ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей.

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки состоит в осуществлении свободного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка – Главная книга – Баланс».

Существует информационный обмен между предприятием и внешней средой, который заключается в получении нормативных методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим, административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организация и др. Для связи с банками широко используется межмашинный обмен информацией по системе «Клиент-Банк». Банк, который обслуживает расчетный счет предприятия, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса.

39. Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета.

Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного. Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом печатающих устройствах.

По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяется способом организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитие их во времени.

Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов. Для поисков файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о файле.

Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, обновление, накопление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данными являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, т.е., специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, поскольку:

§ Повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей;

§ Централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных;

§ Развитие организации базы данных позволяет выполнить разнообразные нерегламентированные запросы, новые предложения;

§ Снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и их поддержание в актуальном и динамичном состоянии, уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.

К информационному обеспечению бухгалтерского учета относятся ряд типовых отечественных информационно-справочных систем (ИСС) «Консультант Плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.

Информационно-справочная система «Консультант плюс»

ИСС «Консультант Плюс» разработала АО «Консультант Плюс» и внедряется с 1992г. с начала 2001г она устойчиво занимает одну из лидерских позиций на территории России. Сеть компании «Консультант плюс» объединяет более 300 региональных информационных центров, производящих поставку СПС, сервисное обслуживание и передачи информации пользователям.

Все системы семейства «Консультант Плюс» можно разделить на четыре группы: справочные правовые системы по федеральному, региональному законодательству, по международному праву и справочные систему поддержки принятию решения. В каждой программе «Консультант Плюс» имеется перечень всех справочных правовых баз с указанием примерного количества документов в базе на определенную дату.

В большом и многоплановом семействе «Консультант Плюс» особое место занимает «Консультант Бухгалтер». Данная система предназначена для предприятий, использующих при ведении бухгалтерского учета общий план счетов. В «Консультанте Бухгалтере» впервые были представлены нормативные документы, консультации сотрудников государственных и аудиторских фирм по вопросам бухучета и налогообложения, а так же схема учета хозяйственных операций.

Во все системы «Консультант Плюс» по федеральному законодательству включен «Календарь Бухгалтера», находящийся в разделе «Справочная информация», выпускаемый ежеквартально, в котором отражена информация о сроках уплаты и представления расчетов по налогам, сборам и платежам, а так же о сроках подачи форм федеральной статистической отчетности.

 Информационно-справочная система «Гарант».

Нормативные акты поступают в компанию «Гарант» непосредственно из Администрации Президента РФ, Правительства РФ, Минфина России, ЦБ РФ, государственного таможенного комитета РФ и других официальных источников, как на бумажных носителях, так и электронном виде.

Информационно- справочная программа «Гарант» распространяется с 1990г. В системе «Гарант» имеются следующие виды поиска: по реквизитам, ситуации, источнику опубликования, классификатору, словарю терминов.

ИСС «Гарант» содержит документы, необходимые для работы руководителей, бухгалтеров, юристов, аудиторов, финансистов, а так же работников строительной, медицинских и фармацевтической отрасли.

В системе «Гарант» имеется целая группа малых и больших информационно-правовых блоков. Из них пользователь может выбрать необходимые ему по роду деятельности и составить индивидуальный комплекс, в котором будет осуществляться сквозной поиск документов.