Взаимоотношения службы ДОУ

5.1. С руководителями функциональных служб организации - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов.

5.2. С кадровой службой, службой труда и заработной платы - по вопросам расстановки кадров, повышение квалификации сотрудников в работе с документами.

5.3. С юридической службой - по правовым вопросам, связанные с подготовкой документов.

5.4. Со службами хозяйственного и технического обслуживания по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.

5.5. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Положение о службе ДОУ визируется юридической службой руководителями структурных подразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе положения «Взаимоотношения».  Завизированное положение затем передается руководителю организации на утверждение.

 Положение регистрируется в организации в журнале регистрации внутренних документов. Если такой журнал не ведется, что допускается при объеме наиболее важных внутренних документов до 200в год (не считая приказов, для регистрации которых применяются отдельные регистрационные формы), положение регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный номер (индекс) проставляется в бланке положения.

В организациях, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, в негосударственных организациях срок хранения положений о структурных подразделениях – «постоянно». Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, - «10 лет после замены новыми». Эти сроки установлены в статье 10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госкомархива от 06.08.2001 № 38).

Подлинники положений о структурных подразделениях (первые экземпляры), в том числе и о службе ДОУ, формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Копии положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.

В случае необходимости внесения изменений (дополнений) в положение о службе ДОУ руководителем организации издается соответствующий приказ.

Служба ДОУ может иметь простую печать, в которой в центре помещается наименование этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, где функции службы ДОУ выполняет секретарь руководителя, вместо наименования службы ДОУ, как правило, обозначается: «Для документов». Простая печать используется для заверения умноженных экземпляров документов, справок, выдаваемых этой службой [3, c. 33-40;      7, c. 22-24].

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Делопроизводство - это главная деталь в развитии любого учреждения. От того как будет развиваться делопроизводство зависит деятельность предприятий. В процессе своей деятельности на каждом предприятии создается огромное количество документов, которые пересылаются в другие организации, страны и если бы делопроизводство не развивалось не было бы ни документов, ни предприятий.

С каждым годом развитие делопроизводства все сильнее внедряется в деятельность предприятий. Ведь чем выше уровень развития делопроизводства, тем выше уровень развития предприятия, а от этого зависит и уровень развития нашей страны.

Для того чтобы развивалась наша страна, необходимо чтобы развивались существующие в ней предприятия, а для их деятельности необходимо развивать делопроизводство и для всего этого нужны лучшие сотрудники, которые смогут всегда найти новую ступень для лучшего развития делопроизводства.

Развитие каждого предприятия зависит от уровня развития делопроизводства. Каким бы не было предприятие в нем должно существовать делопроизводство, которое должно развиваться.

 

 

Приложение 1

Макет положения о службе ДОУ

Наименование организации                    УТВЕРЖДАЮ

(предприятия)                                                        Руководитель организации             (предприятия)

ПОЛОЖЕНИЕ                                             ___________ И.О.Фамилия

Дата

___________№ ________

Место издания

О________________________

(наименование структурного

подразделения)

 

 

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность этого подразделения.

Положение о структурном подразделении включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения. Связь.

7. Организация работы.

 

Руководитель структурного

подразделения                                                                И.О.Фамилия

Визы

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Большакова И.Н., Пинигина Т.М., История делопроизводства // Секретарское дело. - С. 19 - 24.

2. Груша А.И. Исторические особенности национального делопроизводства // Секретарь-референт. – 2002. - № 2 – С. 59 – 64.

3. Давыдова Э.Н. Разработка и оформление положения о службе документационного обеспечения управления // Архивы и делопроизводство. – 2003. - № 3. – С. 32 – 40.

4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Службы Документационного обеспечения управления // Делопроизводство. – 2001. – 5-е издание. –               С. 60 – 62.

5. Макарова Н., Николойчук Т., Титова Ю. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы // Компьютерное делопроизводство. – 2002. – С. 32 – 34.

6. Рыбаков А.М. Организационные документы // Секретарское дело. – 2000. - № 3 – С. 55 - 56.

7. Янковая В.Ф. Организация служб Документационного обеспечения // Секретарь-референт. – 2005. - № 1 – С. 18 – 21, 22 – 24.