Формы представления информации

По характеру данных можно выделить текстовое и числовое представление информации, по объектам представления - табличное, формульное и графическое, по носителям информации - классические (вербальное представление информации, представление на бумажных, аудио- и видеоносителях) и компьютерные.

Текстовая и числовая формы представления информации

Большая часть информации, используемой человечеством, представлена в текстовой форме. В виде текстов оформлены вводные разделы разного рода аналитических обзоров, докладов, отчетов, а иногда и перечисленные документы целиком. Такая форма представления сведений традиционна не только для систем управления организациями, но и для всех прочих сфер человеческой деятельности

В отличие от текстовой числовая информация в больших объемах уместна лишь в аналитических материалах, предназначенных для подготовленных пользователей. Это касается как входящей, так и исходящей информации; в любом случае рекомендуется представлять ее в табличной или графической форме, поскольку использование числовой информации в письменных аналитических работах также имеет свои особенности, расчет по отчетности компании нескольких коэффициентов финансового левериджа позволяет по-разному акцентировать внимание пользователя на разных аспектах информации о финансовом положении компании при написании и изучении аналитических обзоров большого объема.

Табличная, формульная и графическая формы представления информации

Спецификой управленческого анализа является обилие числовой информации. Аналитический отчет, подготовленный лишь в виде многостраничного повествования, быстро утомляет пользователя и потому нередко им игнорируется. Чтобы не допустить этого, в анализе используют специальное представление данных - в виде таблиц и графиков.

Таблица - это графический объект, представляющий собой систему строк и столбцов, в которых в определенной последовательности и связи излагаются информативные сведения об анализируемых явлениях и объктах. Обычно в таблицах характеризуемый объект (подлежащее таблицы) располагается слева, а справа (в сказуемом) дается его характеристика, как правило, в количественной форме - в виде системы показателей.

Связи показателей не всегда очевидны из числовых данных, поэтому представление результатов анализа должно содержать и алгоритмы расчетов. Самый наглядный способ представления алгоритмических данных- это формулы, т. е. комбинации знаков,

1 Финансовым левериджем называют структуру пассивов компании. В финансовом анализе рассматривают несколько вариантов расчета показателей, характеризующих эту величину: это может быть балансовое соотношение заемных и собственных средств, находящихся в обороте компании, соотношение собственных и заемных средств, доли собственных и заемных средств в итоге баланса

2 Формульное представление информации в управленческом анализе может иметь и самостоятельное значение тогда, когда задачей анализа является собственно выявление тенденций и закономерностей Вместе с тем в большинстве аналитических задач формульное представление информации - лишь инструмент решения этих задач.

3. Самым простым способом графического представления данных является график Он удобен и для самого аналитика, позволяя ему лучше представить исследуемую совокупность значений изучаемых показателей или характер зависимостей между ними. Графики позволяют сразу видеть пределы рассматриваемых показателей, скорость их изменений, соотношения между ними.

Технология представления информации в виде таблиц и графиков существенно упрощается с использованием в аналитической работе компьютерных про грамм или специальных аналитических пакетов.

Аналитическая деятельность в организациях имеет смысл не «вообще, а в отношении каждой конкретной управленческой проблемы.

Показателем называется характеристика, количественная или качественная, изучаемого объекта, в нашем случае - хозяйственных процессов и управленческих задач в организации.

Важнейшими требованиями, предъявляемыми к системе показателей, являются: охват всех существенных сторон исследуемого объекта, содержательная и формальная связь отдельных показателей, их логическая непротиворечивость. Кроме того, система показателей должна отвечать требованиям обозримости и однозначности исчисления.

Принцип обозримости предполагает наличие некоторого набора показателей, оптимального для данной управленческой проблемы.

Показатели системы должны быть однозначно исчисляемы. Ярким проявлением проблемы неоднозначности исчисления показателей является исчисление рентабельности. В самом общем смысле под рентабельностью понимают относительный показатель финансовой результативности использования вложенных ресурсов, а сам показатель рассчитывается как частное от деления финансового результата за период на среднюю за этот период сумму стоимости ресурсов или затрат, использованных для его получения.

Гораздо больший интерес, нежели исчисление показателей финансовой результативности, в управленческом анализе вызывает проблема формирования себестоимости. В управленческом анализе проблема расчета себестоимости выпуска не является единственной (проводится анализ себестоимостей организационных функций, операций, бизнес-процессов, каналов распространения продукции и др.), эти алгоритмы не стандартизированы, как в финансовом учете, что заметно увеличивает вариабельность возможных расчетных результатов.

Система показателей, формируемая в рамках решения конкретной управленческой проблемы, как правило, включает показатели двух типов:

• абсолютные, измеряемые в денежных, натуральных и условных единицах (к таким показателям относятся, например, затраты на оплату труда, количество минут эфирного времени на рекламу товара, нормо-часы выпуска продукции);

• относительные, исчисляемые в долях или процентах от базовых величин (например, внутренняя доходность инвестиций, темпы роста и прироста любых абсолютных показателей); относительные показатели широко используются в статистике.