Глава II . Электронные системы документооборота в музеях: практическое применение.

§ 1.Общий обзор и сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности.

Персональные компьютеры достаточно широко стали использоваться у нас в стране с начала 1990-х годов. Их применение в сфере культуры было связано с попытками создания автоматизированных информационно-справочных систем, которые могли бы использоваться всеми сотрудниками музея в повседневной практической работе, экспозиционной, выставочной, экскурсионной и пр. для ускоренного поиска самой различной информации о музейных предметах.

В середине 1970-х годов ведущие музеи страны - Государственный Эрмитаж, Третьяковская галерея и т.д. - делают первые попытки осмысления и практического использования новых возможностей компьютеров. С середины 1990-х годов на отечественном рынке музейных учетно-хранительских программ утвердились две тиражные системы: автоматизированная система (АС) "Музей" (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система (КАМИС) (программный продукт ОАО "Альт-Софт", Санкт-Петербург). Очевидно, что потенциальный покупатель музейной компьютерной системы в 99-и процентах случаев сделает свой выбор между двумя вышеназванными вариантами. Оставшийся 1 процент - это та редкая ситуация, когда музейщики предпочтут обратиться к высококвалифицированному программисту; тот, в свою очередь, окажется способным за короткий срок освоить новую для него музейную предметную область и при этом не запросить за разработку запредельную сумму, неподъемную для бюджетной организации.

Можно сказать, что прошедшие 10-15 лет были «периодом первоначального накопления капитала», периодом освоения новых технологий, внедрения их в рабочую практику музеев. И если говорить о серьезных специализированных информационных музейных системах, то начиналось все, несомненно, с автоматизированных систем для целей учета, хранения и изучения коллекций. Первые успешные шаги вэтом направлении в музейной практике были сделаны уже в начале 1980-х годов, с момента появления в музеях первых компьютеров. Задача учета предметов и коллекций сопровождается большим количеством однотипных операций, производимых с предметом (оформление акта приема на временное хранение, подготовка обоснования для фондово-закупочной комиссии (ФЗК), обсуждение на ФЗК, оформление акта приема на постоянное хранение, передача на материально ответственное хранение, запись в книгу поступлений (КП) и т.п.). На всех этих этапах многократно фигурирует одна и та же информация о предмете, поэтому совершенно очевидным является стремление автоматизировать этот процесс путем создания базы данных о предмете или коллекции.

В отсутствие стандартной программы многие музеи разрабатывали учетно-хранительскую систему, самостоятельно адаптируя ее к собственной специфике документооборота. Примером такого подхода может служить «Атлант» Эрмитажа, «Ника» Государственного исторического музея, система Государственного Дарвиновского музея и ряд других. Сейчас самые известные музейные учетно-хранительские системы: автоматизированная система (АС) «Музей» (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система («КАМИС») (программный продукт ОАО «Альт-Софт», г.Санкт-Петербург). Сравнительный анализ двух этих систем можно посмотреть в приложении (табл. 1).

Обе системы являются работоспособными и обеспечивающими реализацию основных функций учета и хранения музейных предметов. Обеспечение успешного развития систем связано со следующими главными факторами: идеологией функционирования системы; правильным выбором средства разработки.

По мнению наиболее опытных и компетентных в вопросах информатизации музеев самой перспективной из тиражируемых систем является КАМИС (по мнению Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных искусств имени А.С.Пушкина, Государственного историко-культурного музея-заповедника "Московский Кремль", Рыбинского государственного историко-архитектурного и художественного музея-заповедника, Государственного Владимиро-Суздальского историко-архитектурного и художественного музея-заповедника). В рассматриваемой автоматизированной системе есть еще один модуль - «КАМИС-WЕВ». Это дополнение к системе «КАМИС», позволяющее на основе сформированной базы данных о коллекциях музея подготавливать и публиковать в Интернете каталоги различных музейных изданий.

Если у музея нет средств на дорогую КАМИС, следует обязательно приобрести более доступную АС "Музей". Главное - запустить у себя процесс автоматизации учета и хранения. Иначе будет упущено драгоценное время, и музей окажется в хвосте процессов информатизации, охвативших наше профессиональное сообщество.  

Также известны такие автоматизированные системы документооборота, используемые в музеях, как:

1. "Памятники России" разработана по заданию Министерства культуры Российской Федерации для ведения государственного реестра недвижимых памятников истории и культуры. Целью этой интегрированной информационной системы является обеспечение пользователей полными и достоверными данными о недвижимых памятниках истории и культуры Российской Федерации, их изучении, использовании, охране, техническом состоянии, реставрации и восстановлении.

2. Геоинформационный справочник “Особо ценные объекты” обеспечивает предоставление имеющейся в ГИВЦ МК РФ информации по особо ценным объектам Российской Федерации.

3. “НИКА-Музей” - комплексная информационно-справочная система, которая предназначена для решения широкого спектра задач, возникающих в деятельности любого музея: учет, описание и хранение музейных предметов, создание видеоохранного банка изображений музейных предметов, осуществление научно-исследовательской и краеведческой деятельности, экспозиционно-выставочная деятельность, работа с посетителями музея.

§ 2. Клиентоориентированные автоматизированные системы документооборота в музейной деятельности.

Для улучшения скорости и качества документооборота, связанного с обслуживанием клиентов используют специальную стратегию CRM (Customer Relationship Management), нацеленную на создание долговременных и прибыльных взаимоотношений с клиентами через понимание их индивидуальных потребностей. Для музея клиентами в первую очередь являются посетители. Специализированных клиентоориентированных музейных систем, относящихся к классу СRМ, еще никто не создал, но есть системы, которые по своему смыслу и духу к ним приближаются.

Остановимся на одной из них: билетная система серии TicketNet (ООО "ИнфоТех", Санкт-Петербург). Он был внедрен в крупнейших музеях России: в Государственном Эрмитаже, музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственной Третьяковской галерее (Москва) и Государственном Русском музее (Санкт-Петербург), Государственном Бородинском военно-историческом музее-заповеднике и Государственном мемориальном и природном заповеднике «Музей-усадьба Л. Н. Толстого «Ясная Поляна».

Система TicketNet состоит из рабочих мест администратора и кассира. Рабочее место администратора настраивается на выполнение функций руководителя продаж, бухгалтера, складского работника, экскурсионного бюро. Это видно из перечня функций, который представлен ниже.

На рабочем месте администраторареализуются следующие общие функции:

1. назначение и планирование деятельности объекта (формирование расписания
мероприятий, создание репертуара, назначение экскурсий, организация маршрутного посещения);

2. ведение и редактирование тарифов и расценок на мероприятия и услуги, проводимые на объектах;

3. поддержка различных категорий клиентов, с учетом социального статуса и гражданства клиента (формирование цены билета с учетом категории клиента);

4. дизайн билета на конкретное мероприятие или группу мероприятий;

5. формирование и расценка абонемента;

6. учет пользователей системы;

7. назначение доступа для групп пользователей к отдельным функциям системы;

8. ведение базы клиентов и договоров с ними;

9. прием заявок и заказов от клиентов по сети Internet;

10. прием и регистрация заявок от клиентов (бронирование мест, заказ экскурсионного обслуживания);

11. учет склада и движения товара (для продажи печатной и сувенирной продукции);

12. получение отчетов о состоянии билетов на мероприятия (наличие и количество свободных, проданных или забронированных мест);

13. получение отчетов по заявкам и заказам клиентов;

14. получение кассовых отчетов по кассирам;

15. получение сводных отчетов по кассовым продажам за любой промежуток времени;

16. получение статистических отчетов по категории клиентов и посещаемости;

17. ведение и отслеживание оплаты по договорам.

 На рабочем месте кассира реализуются следующие функции:

1. продажа и печать билетов на любое мероприятие;

2. автоматический или ручной выбор мест на мероприятие;

3. продажа абонементов;

4. продажа забронированных мест по предварительным заказам;

5. продажа услуг, предоставляемых музеем;

6. осуществление безналичной продажи;

7. продажа сувенирной и печатной продукции;

8. получение отчета за смену по продажам и бланкам.

Все пользователи системы разнесены по соответствующим группам:

1.администратор;

2.кассиры;

3.экскурсионный отдел;

4.бухгалтерия и т.д., что позволяет организовать различные уровни доступа для каждой группы.

Система TicketNet позволяет учитывать экскурсии, которые проводятся на объектах музея. При формировании заказа и выборе экскурсовода, который будет обслуживать данный заказ, автоматически заполняется расписание экскурсовода. В системе ведется учет всех клиентов музея, предусмотрен учет маршрутного посещения объектов музея. В системе ведется учет договоров, заключенных с клиентами музея.

Система позволяет получать следующие отчеты:

- бухгалтерские;

- кассовый отчет за смену;

- кассовый отчет за период по выбранному кассиру;

- сводный отчет по работе кассиров за период;

- карточку количественно-суммарного учета;

- по экскурсоводу;

- статистические;

- по категориям клиентов на входные билеты и услуги;

- по категориям клиентов на экскурсионное обслуживание;

- по категориям клиентов по типам мероприятий.

Описанная система TicketNet предназначена в большей степени для крупных музеев. Клиентоориентированных программных продуктов для небольших музеев пока нет, так как нет спроса, но он должен появиться: музеи учатся жить в новых экономических условиях.

§ 3. WEB -страница музея как форма информационно-справочной внешней документации.

К Интернету, или к так называемой Всемирной паутине World Wide Web, все привыкли настолько, что с трудом представляют свое существование без него. И каким бы тяжелым ни было финансовое положение музеев, практически все имеют доступ в Интернет. Доступ в Интернет дает возможность пользоваться электронной почтой, что является на сегодняшний день самым мощным и оперативным средством профессиональной коммуникации между музейными специалистами. Появляется возможность получать новостные рассылки, выходить на сайты отечественных и зарубежных музеев. Географические границы перестали быть препятствием для получения информации и для обмена ею.

 Типовая структура отечественного музейного сайта такова:

1. Информация о возможности посещения

2. История музея

3. Постоянная экспозиция музея

4. Коллекции и отдельные предметы

5. Научная информация

6. Выставки

7. Образовательные программы

При этом коллекции и история музея представлены почти повсеместно, информация для посетителей, постоянная экспозиция и выставки - заметно реже, образовательные программы и научная информация - в единичных случаях. Проведем сравнительный анализ сайтов двух крупных художественных музеев - Государственной Третьяковской галереи и ГМИИ им. А.С.Пушкина по основным структурным показателям (см. «Приложение» табл. 2).

 

Самый посещаемый музейный WЕВ-ресурс - портал «Музеи России». Этот портал имеет данные практически по всем сайтам и музейным базам данных, различные форумы, виртуальные конференции. Новостная рассылка данного портала позволяет поддерживать межмузейные коммуникации.

WЕВ-представительство в сети - обязательная функция современной музейной деятельности. Любой, даже самый маленький музей, открытый для посетителей, должен иметь сайт - «визитную карточку» с информацией рекламного характера.

Цель сайта определяется тем, каких людей музей хочет видеть в качестве посетителей сайта, какие действия эти люди должны там совершить. Структура сайта, его дизайн, его навигация - все это должно работать так, чтобы помочь человеку совершить эти самые интересующие музей (и человека) действия. Особенно это важно для музеев, которые борются за посещаемость, за привлечение новых категорий друзей и спонсоров музея.

В последние годы все более существенным фактором становится лицо музея, обращенное в открытое информационное пространство. В будущем количество виртуальных гостей музея превысит число его реальных посетителей, а центральное место в системе музейных public relations могут занять «Internet relations».

Заключение.

Электронный документооборот— система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

Система электронного документооборота состоит из: баз данных, сетей, сайта музея и выполняет следующие функции: формирование отчетной документации по объектам учета и хранения, осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации, предоставление доступа к коллекции музея через Интернет и т.п.. Современные системы электронного документооборота, используемые в музеях, - это "Музей", «КАМИС» и др.. По итогам проведенного в курсовой работе исследования система «КАМИС» лидирует среди аналогичных программ. Клиентоориентированный программный продукт TicketNet используется в Государственном Эрмитаже, музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственной Третьяковской галерее и Государственном Русском музее.WEB-страница музея как форма информационно-справочной внешней документации предоставляет возможность музею привлечь потенциальных посетителей, облегчить им доступ к необходимой информации.

Внедрение систем электронного документооборота в музейную деятельность происходит повсеместно, преодалевая научно-технические, финансовые и другие проблемы. WEB-страницы музеев, информационно-справочные системы, мультимедийные выставки - все это повышает эффективность работы музея и способствует популяризации культурных ценностей.

Приложение.

Табл. 1.