Основные концепции и особенности автоматизированной системы документооборота музея.

Автоматизация обработки информации в музее – многоаспектная задача, включающая учет и фотофиксацию экспонатов, подготовку и проведение выставок, повышение качества работы с посетителями, научные исследования и др. Создание удобной, технологичной и эффективной универсальной электронной системы сталкивается со многими проблемами. Ниже рассматриваются основные концепции и особенности системы.

Состав полей в описании предметов и формат паспорта рассматриваются как элементы знаний о предметной области. Тезаурусы понятий, применяемых при описании предметов, словари и справочники, алгоритмы автоматического расчета вычисляемых полей, алгоритмы проверки целостности - также являются элементами знаний о данной предметной области. Система позволяет, в частности, описать правила автоматического заполнения полей формы по значениям других, уже заполненных полей, например, вычисление сводного номера экспонатата.

При вводе в эксплуатацию системы предусмотрена настройка базовой системы на конкретную предметную область посредством элементов знаний. Формы описаний, словари, тезаурусы, алгоритмы расчетов и проверок могут быть созданы фирмой Cognitive Technologies (которая по рейтингу журнала «Эксперт»[1] признана компанией № 1 на рынке проектного программного обеспечения в России) по заказу специально для данной коллекции, или использованы элементы, созданные ранее для других музеев. Кроме того, возможно применение элементов знаний, разработанных в других организациях (музеях, институтах и т.п.).

Система электронного документооборота имеет средства настройки, позволяющие адаптировать ее к потребностям конкретного музея, отличается простотой корректировки форм, входящих в стандартную поставку, а также простотой создания новых форм для описания новых типов объектов для учета нестандартных свойств экспонатов конкретного музея.

Например, базовая версия системы НИКА-Музей содержит формы для описания экспонатов, подготовленные на основе опыта эксплуатации системы в Государственном Историческом Музее[2]. Система позволяет описать самые разные экспонаты (живопись, иконы, монеты, редкие книги, карты, изделия из дерева и драгоценных металлов, ткани и др.). Система может быть настроена и дополнена входными формами для создания описаний любой сложности.

Для создания новой формы достаточно описать модель ее содержания – структуру (оглавление) вводимых по форме реквизитов с разбивкой их на связанные группы и с указанием повторяемости групп. Для создания такого оглавления в дизайнере форм используются всего три клавиши: терминальное (простое) данное, структура (группа данных), массив (повторяющаяся группа). После описания содержания формы можно автоматически создать форму для ввода данных. Если автоматически созданная форма чем-либо неудобна, ее можно отредактировать средствами дизайнера форм. 

§ 3.Применение электронной системы документооборота в качестве средства обслуживания посетителей.

Как только БД создана, можно открыть Интернет-доступ к данным с предоставлением посетителям и специалистам с разной степенью детализации описаний экспонатов музея и их изображений с разным уровнем качества.

Система полностью автоматизирует создание электронных каталогов экспонатов музея на компакт-дисках(CD) и информационных сенсорных киосках. Для этого достаточно произвести отбор того фрагмента коллекции, по которому предполагается создание отторгаемого информационного ресурса, и запустить соответствующую функцию. Предоставляется возможность замены титульных страниц ресурса. Для этого нужно в формате html подготовить новые страницы. На CD и киоск записываются СУБД (Система управления базами данных), web сайт и http сервер, который по запросам динамически формирует html страницы с описаниями объектов. Работа с такими отчужденными ресурсами осуществляется средствами стандартных браузеров (программное обеспечение для поиска, просмотра веб-сайтов, то есть для запроса веб-страниц, для их обработки, вывода и перехода от одной страницы к другой).

Система предоставляет оригинальную и очень важную для работы с посетителями возможность организации виртуальных интернет-выставок (выставки одного дня и т.п.). В определенное время суток запускается запрос, который отбирает экспонаты, связанные с текущей выставкой.

Информационные справочные системы музеев предоставляют гибкие возможности поиска объектов:

· по алфавитным указателям реквизитов, которые создаются автоматически в процессе ввода и корректировки данных;

· по значениям одного или нескольких полей учетной формы;

· по всем словам в значениях реквизитов с учетом морфологического анализа русских слов - система находит все экспонаты, содержащие в своем описании в любом падеже слово, указанное в запросе;

· по сложным поисковым конструкциям (типа запроса XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки, иногда называемых словарями).