Общие правила составления актов

Контрольная работа

Предмет: Организация электронного документооборота в образовании

Тема: Создание электронных форм актов колледжа

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ АКТОВ. ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ АКТОВ

1.1 ПОНЯТИЕ АКТА

1.2 Общие правила составления актов

СОЗДАНИЕ АКТОВ ДЛЯ АЛЬБОМА ФОРМ КОЛЛЕДЖА

Заключение

Список литературы

Приложение

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Акты имеют важное значение в работе колледжа. Акты документируют различные ситуации для их официальности, утверждения, фактографии.

Целью данной работы является разработка электронной формы образцов актов для колледжа

Для решения цели мной были поставлены следующие задачи:

. определить понятие и назначение актов;

. описать процесс создания форм актов для колледжа

При разработке Альбома форм были использованы следующие документы и литературные источники:

. Конституция Российской Федерации. Основной закон. - М., 1994.

. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ

. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04 июля 1996 г. № 85 - ФЗ

. Федеральный закон «О почтовой связи» от 16 февраля 1995 г. № 129 - ФЗ

. Закон РФ «О языках народов РФ» от 25 октября 1991 г. № 1807 - 1 (с изменениями от 24 июля 1998 г.)

. Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 г. № 3520 - 1

. Постановление Совета Министров - Правительства РФ "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191.

. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. №1562.

. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

. Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Примерный перечень документов, образующихся в результате деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. - 75 с.

. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. - М.: Главархив, 1990.

. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. 1982.

. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995.

. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., Издательство стандартов, 1990.

. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Кузнецовой Т.В. - М.: ЮНИТИДАНА, 2001.

. Организация работы с документами. Учебник. Колл. авторов: В.А.Кудряев и др. - М., ИНФРА-М, 1998. - с. 386-530.

. Можаева Н.Г. Справочник по составлению и оформлению документов. М.: фирма "Юркомсервис" СП АСК, 1991.

. Можаева Н.Г. Служебная документация. Учебное пособие. - М.: Финансовая академия, 1994.

. Розенберг М.Г. Контракт международной купли-продажи. М.: Книжный мир, 2000.

. Справочник директора предприятия. ИНФРА-М. - М., 2000.

. Юридическая служба на предприятии. Юринформцентр. - М., 2000.

. ГОСТ 6.30-97

Для раскрытия темы курсовой работ выбрана следующая структура текста:

Введение

ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ АКТОВ. ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ АКТОВ

СОЗДАНИЕ АКТОВ ДЛЯ АЛЬБОМА ФОРМ КОЛЛЕДЖА

Заключение

Приложение

Во введении указана актуальность рассматриваемой темы, определена структура работы, дан общий анализ используемой литературы.

В первой главе рассматривается назначение и классификация актов.

Во второй главе даны этапы создания актов средствами текстового редактора Microsoft Office 2003 по ГОСТу.

акт шаблон форма office

 

ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ АКТОВ. ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ АКТОВ

ПОНЯТИЕ АКТА

Акт - это документ, составленный для установления или подтверждения различных фактов, событий, действий.

Разновидности актов определяются их назначением и содержанием, которые также определяют индивидуальную структуру текста акта (сдачи-приемки, приема-передачи, обследования, инвентаризации и т.д.).

Акты составляются только коллегиально, часто специально созданными комиссиями.

Оформляются акты на общем бланке организации или на специальном бланке с унифицированным текстом.

Реквизиты акта:

Наименование организации

Наименование вида документа

Дата (период работы комиссии)

Регистрационный номер

Место составления

Заголовок к тексту

Текст документа

Приложения (если есть)

Подписи

Гриф утверждения

Структура текста акта:

Вводная часть (содержит указание на распорядительный документ, указываются председатель и члены комиссии);

Основная часть (сроки и характер проделанной работы, установленные факты и предложения);

Перечисление составленных экземпляров и их местонахождение.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

 

Общие правила составления актов

 

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.- Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о»

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия, в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Заголовком акта является или краткое содержание актируемого события или же его название, Датой акта является дата проведения актируемого события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта включает в себя постоянную и переменную информацию

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон.
 В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-97 и изменениями от 21.01.2000 г. Госстандарта Р № 9-ст.

1. Акт оформляется на общем бланке

. Гриф утверждения

. Наименование вида документа

. Дата составления документа

. Место составления документа

. Заголовок к тексту

. Текст

. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

. Подписи членов комиссии, составившей акт

. Фамилия исполнителя и номер его телефона