Примеры оформления некоторых переменных реквизитов

Гриф утверждения

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять

из слова УТВЕРЖДАЮ,

наименования должности лица, утверждающего документ,

его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)

даты утверждения.

Если документ утверждается не должностным лицом а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО

 

Адресат

Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с левым отступом 8 см.

 

Наименование вида документа

Реквизит название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.

Дата документа

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридичскую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется записывать дату в формате: ДД.ММ. ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ. ДД.

Место составления

Этот реквизит оформляется от границы левого поля.

Заголовок к тексту

Реквизит заголовок к тексту содержит краткое изложение основного смысла составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Печатают с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с заголовком к тексту, рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

 

Текст документа

Текст - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный.

Отметка о наличии приложения

Реквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го знака ( от границы левого поля) в виде:

Если вид документа, являющегося приложением, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются,

Подпись

Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.

 

Гриф согласования

Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.

 

Печать

Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Идентификатор электронной копии документа

В соответствии с Изменением N1 к ГОСТ Р 6.30-97, введенным в действие с 1 апреля 2000 года в левом нижнем углу каждой страницы документа оформляется реквизит Идентификатором электронной копии документа Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле странице, и содержит

наименование файла на машинном носителе,

дату

другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе проделанной работы были созданы шаблоны различных актов колледжа, определен их состав и назначение, описан процесс создания электронных форм с помощью текстового редактора Microsoft Office 2003.

В рамках данной курсовой работы были рассмотрены вопросы назначения некоторых актов. Образцы справочно-информационных документов были сформированы в альбоме форм.

Структура курсовой работы выполнена с учетом поставленной цели и определенных задач. Первая глава раскрывает вопросы назначения и использования актов документов в целом. Вторая глава описывает методы создания документов с использованием программы Microsoft Word. Альбом форм содержит образцы документов, созданных для использования в работе образовательного учреждения среднего специального образования. Таким образом, поставленные задачи полностью выполнены.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

. Конституция Российской Федерации. Основной закон. - М., 1994.

. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ

. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04 июля 1996 г. № 85 - ФЗ

. Федеральный закон «О почтовой связи» от 16 февраля 1995 г. № 129 - ФЗ

. Закон РФ «О языках народов РФ» от 25 октября 1991 г. № 1807 - 1 (с изменениями от 24 июля 1998 г.)

. Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 г. № 3520 - 1

. Постановление Совета Министров - Правительства РФ "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191.

. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. №1562.

. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

. Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Примерный перечень документов, образующихся в результате деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. - 75 с.

. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. - М.: Главархив, 1990.

. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. 1982.

. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995.

. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., Издательство стандартов, 1990.

. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Кузнецовой Т.В. - М.: ЮНИТИДАНА, 2001.

. Организация работы с документами. Учебник. Колл. авторов: В.А.Кудряев и др. - М., ИНФРА-М, 1998. - с. 386-530.

. Можаева Н.Г. Справочник по составлению и оформлению документов. М.: фирма "Юркомсервис" СП АСК, 1991.

. Можаева Н.Г. Служебная документация. Учебное пособие. - М.: Финансовая академия, 1994.

. Розенберг М.Г. Контракт международной купли-продажи. М.: Книжный мир, 2000.

. Справочник директора предприятия. ИНФРА-М. - М., 2000.

. Юридическая служба на предприятии. Юринформцентр. - М., 2000.