Contract Management как средство ухода от ошибок и неоптимальных решений

Contract Management – это функционал, который может присутствовать и в WMS, и в ERP. При этом, разная детализация информации позволяет говорить о недублируемости функционала, что является основополагающим принципом корректной параллельной работы информационных систем.

Любое действие любого сотрудника: кладовщика, менеджера отдела продаж или отдела закупок - может повлиять не только на какой-то локальный процесс, который, скорее всего, и является целью такого действия, но и на весь процесс товародвижения в целом. К примеру, необходимость работы с конкретными партиями товаров, когда ранее это не требовалось, может сигнализировать о потребности в дополнительных местах зоны набора.

Переход от экспертной оценки на этапах приемки и отгрузки к логике, описанной в виде условий модуля Contract Management и соответствующей заключенным договорам, дает возможность избежать ошибочных решений, допускаемых персоналом, а также – во многих случаях – упростить внедрение WMS, не говоря уже о более эффективном использовании складских мощностей.

Особенно это актуально, если у товара имеются ограниченные сроки годности. Когда хранятся партии сходного товара со сроком годности без Contract Management у сотрудников имеется возможность выбрать какую-то партию по личным договоренностям с менеджерами: «а отгрузите нам что посвежее».

Приведем конкретный пример:

Оператор отдела продаж запросил партию с конкретным номером «X», которая – по его мнению – соответствует договорам с клиентом. Несмотря на наличие того же товара в зоне набора, было произведено пополнение и занято дополнительное место в зоне набора. Почему для отгрузки не подошел тот же самый товар в зоне набора, но относящийся к партии «Y»?

Может, он проанализировал отчет, полученный несколько часов назад? Или он решил, что срок годности именно партии «Х» соответствует требованиям клиента? Вряд ли получится это выяснить.

Появление на складе партий товара с очень коротким остаточным сроком хранения приводит к тому, что образуются целые группы клиентов, которые покупают эти «хвосты» за копейки. Компании вынуждены реализовать товар с существенной скидкой, потому что ее персонал до внедрения Contract Management неэффективно отслеживал сроки годности.

На одном из проектов только за счет внедрения Contract Management и фиксирования реальных условий заключенных договоров, удалось сократить объем образовавшихся «неликвидов» (просроченный товар и тот, который реализуется по заниженной цене из-за низкого остаточного срока годности) на 30%. При этом, не стоит воспринимать этот функционал как панацею. Наверняка в договорах с поставщиками и клиентами уже давно прописаны все условия, вопрос лишь в том, соблюдаются ли они персоналом на уровне оперативной логистики.

Как и любой другой модуль, так или иначе причастный к процессу принятия решений, Contract Management почти всегда получает оппозицию в виде операторов отдела продаж (обычно на тот момент они именуются «менеджеры»). Если раньше они имели возможность влиять на процесс, то на этом этапе их основной задачей становится лишь корректный ввод информации. Для того, чтобы внедрение модуля прошло успешно и принесло видимый результат, достаточно эффективным может быть ведение условий поставки при сохранении «старого» режима работы операторов отдела продаж с фиксированием в отдельном отчете принятого решения оператора и решения модуля. Анализ данных из такого отчета даст объективную оценку происходящего.

Внедряя Contract Management на уровне ведения условий исходящих поставок, вы превращаете отдел продаж в обычных операторов. В любом случае, автоматизируя склад и используя новые технологии, вы уменьшаете роль человека в логистической цепочке.

Работа персонала склада и отдела продаж при ведении условий поставок сильно меняется. Если раньше подразумевалась хорошая осведомленность сотрудника о складских остатках с высокой степенью детализации, а также возможность отгрузки клиенту конкретных партий (что нередко делается по личным просьбам представителей клиентов), то после внедрения Contract Management ситуация кардинально меняется.

Клиент гарантированно получит то, что закреплено договором, но не сможет влиять на ситуацию, как и оператор, который работает с его заказом. Это – главный аргумент в «борьбе» между Contract Management и экспертами. В жарких спорах против внедрения новых технологий чаще всего персонал утверждает, что только они как эксперты помнят совершенно уникальные требования, которые в договоре не указаны, но именно благодаря им компания и удерживает этого клиента.

Возможным результатом перехода к жестко регламентированным договорами условиям может стать изменение клиентской базы. Влияние операторов на складские процессы, о котором уже упоминалось, подчас приводит к тому, что появляется целая база клиентов, которые покупают «хвосты» (товар, срок годности которого вот-вот истечет). Отсутствие «хвостов», естественно, означает отсутствие этих заказчиков, соответственно, при использовании Contract Management может сложиться обманчивое впечатление, что результатом новой технологии будет потеря клиентов. Но к анализу результатов внедрения надо подходить не с точки зрения первого впечатления, а интегрированной оценки.