Матрица распределения функций управления среди руководящего состава ООО «Окно»

Условные обозначения в табл.1:

Д – директор;

КД – коммерческий директор;

ФД – финансовый директор;

ГБ – главный бухгалтер;

Ю – юрист.

Из представленной матрицы распределения функций управления в ООО «Окно» можно сделать вывод, что основная «тяжесть» управления лежат на директоре и коммерческом директоре, так как они выполняют в основном все реализующиеся в деятельности организации функции. Но, так как организация не крупная, и руководящий состав представлен малым количеством персонала, это нормальная ситуация. Кроме этого, отмечаю, что в ООО «Окно» существует должность финансового директора, который выполняет одну функцию и его деятельность копирует выполнение работы (выполнение функциональных обязанностей) главного бухгалтера и частично директора организации. Поэтому, данную ситуацию выделяем как проблемную, требующую решения.

Рассмотрим организационную структуру ООО «Окно» .

Рис. Организационная структура торговой организации ООО «Окно»

Рассмотрим выполнение функциональных обязанностей персонала ООО «Окно».

Директор ООО «Окно» осуществляет оперативное руководство деятельностью общества и наделяется всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и Уставом ООО «Окно».

Основные функции директора объекта исследования:

1. Контролирует реализацию планов предприятия, направленных на организацию сбыта продукции в установленные сроки, в количестве и ассортименте, предусмотренном планом.

2. Участвует в формировании стратегических планов развития предприятия.

3. Обеспечивает выполнение планов продаж.

4. Развивает прибыльные новые направления одновременно с расширением существующего бизнеса.

5. Налаживает взаимовыгодные отношения со стратегическими и новыми клиентами.

6. Осуществляет взаимодействие ключевыми клиентами.

7. Ставит четкие и выполнимые задачи перед непосредственными подчиненными, которые соответствуют целям предприятия.

8. Анализирует ход выполнения поставленных задач и вносит соответствующие коррективы.

9. Анализирует отчеты по продажам по каждому направлению как команды в целом, так и по каждому сотруднику.

10. Отслеживает соблюдение ценовой политики .

11. Реализует программы, направленные на продвижение продукции.

12. Бюджетирование: разрабатывает, согласует и контролирует бюджет предприятия.

13. Кадровая работа: Оперативное руководство сотрудниками предприятия, оценка эффективности работы, оценка ресурсов для выполнения необходимого объема работы, прием и увольнение сотрудников.

14. Разработка документов: Должностные инструкции, внутренние документы.

Коммерческий директор:

1. Осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, закупки и хранения продукции, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания.

2. Организует участие подчиненных ему служб и структурных подразделений в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия, а также в разработке стандартов качества хранения алкогольной продукции и транспортирования, реализация продукции.

3. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями продукции, расширению прямых и длительных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок).

4. Осуществляет контроль над реализацией продукции, материально-техническим обеспечением предприятия, финансовыми и экономическими показателями деятельности предприятия, за правильным расходованием оборотных средств и целевым использованием банковского кредита и обеспечивает своевременную выплату заработной платы рабочим и служащим.

5. Руководит разработкой мер по улучшению экономических показателей, повышению эффективности производства, укреплению финансовой дисциплины. Участвует от имени предприятия в ярмарках, торгах, на выставках, реализации.

6. Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов по сбыту продукции, финансовой деятельности и работы транспорта.

7. Координирует работу подчиненных ему служб и подразделений.

Финансовый директор:
1. Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе реализации продукции и получения максимальной прибыли.
2. Определяет источники финансирования организации.

Бухгалтерскую работу ведёт главный бухгалтер. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учета являются имущество организации, ее обязательства, коммерческие и хозяйственные операции, осуществляемые организацией в процессе деятельности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении всех операций несет руководитель организации.

Все хозяйственные и коммерческие операции, проводимые в ООО «АРЦ» оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются директором и бухгалтером.

Бухгалтерская отчетность состоит из:

а) бухгалтерского баланса;

б) отчета о прибылях и убытках;

в) приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;

д) пояснительной записки.

Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователем бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки им товарно-материальных ценностей, выполнения работ или услуг либо единовременно с ними с согласия организации или по ее поручению. На поставку товаров заключается договор. По договору поставки поставщик обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары.

Бухгалтер-кассир занимается денежными расчётами с клиентами, сотрудниками торговой организации ООО «Окно», заполняет необходимые документы и ведёт предусмотренную данной деятельностью отчётность.

Юрист занимается составлением договоров с поставщиками и потребителями, контактирует с внешними организациями.

Начальник складского комплекса занимается решением вопросов по отгрузке, хранению и отправке товара по назначению. В его подчинении работают водители и грузчики. В ООО «Окно» работают как штатные водители, так и наёмные.

Начальник торгового отдела занимается пополнением клиентской базы. В его подчинении трудятся торговые представители.

       Автор дипломной работы предлагает изменение в организационно-штатной структуре ООО «Окно» - упразднение должности финансового директора. 

       Функциональные обязанности финансового директора в равной мере и с равной ответственностью выполняет главный бухгалтер организации, поэтому данные изменения не потребуют дополнительных мероприятий по совершенствованию функциональной структуры.

Таблица